DMS für den Mit­tel­stand: Dar­auf müs­sen Sie bei der Soft­ware-Aus­wahl achten

Wäh­rend grö­ßere Unter­neh­men seit län­ge­rem auf die Vor­teile von DMS und ECM set­zen, zieht mitt­ler­weile der Mit­tel­stand nach. Zu die­sem Ergeb­nis kommt der Bran­chen­ver­band Bit­kom in sei­ner Stu­die „ECM im Mit­tel­stand“. Wesent­li­che Trei­ber sind hier neben dem Wunsch, Geschäfts­pro­zesse zu digi­ta­li­sie­ren auch die hohen Anfor­de­run­gen an die Rechts­si­cher­heit im Umgang mit Doku­men­ten (DSGVO, GoBD, etc.) sowie die neuen For­men der Zusam­men­ar­beit in Teams.

DMS und ECM für mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men relevant

Tat­säch­lich las­sen sich mit DMS- und ECM-Lösun­gen all diese Vor­teile rea­li­sie­ren. Doku­men­ten-Work­flows wer­den nicht nur trans­pa­ren­ter. Auch das Fin­den und Bear­bei­ten von kun­den­re­le­van­ten Infor­ma­tio­nen geht dank intel­li­gen­ter Such­funk­tio­nen deut­lich schnel­ler von­stat­ten. Damit Ihr Unter­neh­men von einer gestei­ger­ten Pro­zess­ef­fi­zi­enz pro­fi­tiert, gilt es, im Vor­feld eines DMS-Pro­jekts zen­trale Feh­ler zu ver­mei­den, da diese im schlimms­ten Fall sogar zum Schei­tern füh­ren kön­nen. Die größ­ten Feh­ler las­sen sich bereits vor der Aus­wahl einer pas­sen­den Lösung vermeiden.

Wie DMS hilft Geschäfts­pro­zesse zu digitalisieren

Kleine Schritte gehen

Ein wesent­li­cher Aspekt: Ins­be­son­dere in mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men ist es oft­mals rat­sam, sich dem Thema DMS zunächst in klei­nen Schrit­ten zu nähern. Sprich: Begin­nen Sie erst ein­mal mit einem Pro­zess oder einer Abtei­lung, anstatt sämt­li­che Pro­zesse im gesam­ten Unter­neh­men zu digi­ta­li­sie­ren – von der Logis­tik über das Mar­ke­ting und den Ver­trieb bis zum Back­of­fice. Auf diese Weise ver­mei­den Sie es, sich in zu vie­len Bau­stel­len zu verlieren.

Durch die­sen fokus­sier­ten Ansatz kön­nen Sie viel bes­ser das Pro­jekt koor­di­nie­ren, Stol­per­steine iden­ti­fi­zie­ren und Mit­ar­bei­ter in die neuen, digi­ta­len Arbeits­wei­sen invol­vie­ren. Wäh­len Sie am bes­ten einen Bereich aus, in dem viel Ver­bes­se­rungs­po­ten­zial besteht. Für gewöhn­lich sind dies die Pro­zesse im Back­of­fice: Rech­nun­gen, Ver­träge, Ange­bote. Mit DMS las­sen sich bin­nen kur­zer Zeit die mit die­sen Doku­men­ten ver­bun­de­nen Work­flows schnell auto­ma­ti­sie­ren, was eine enorme Zeit­er­spar­nis für Ihre Mit­ar­bei­ter bedeutet.

Ein­fa­che Nut­zer­füh­rung gewünscht

Ach­ten Sie dabei unbe­dingt auch auf eine ein­fa­che Bedien­weise der Soft­ware. Für die meis­ten Büro­an­ge­stell­ten spielt das Thema Anwen­der­freund­lich­keit eine zen­trale Rolle im Umgang mit einer DMS-Lösung. In einer KYOCERA-Umfrage unter 1.000 Büro­an­ge­stell­ten gaben 67 Pro­zent an, Nut­zer­freund­lich­keit sei für sie der wich­tigste Aspekt bei der Aus­wahl einer Lösung.

So erleich­tert eine intui­tive Nut­zer­füh­rung die Akzep­tanz des Sys­tems: Beden­ken Sie, dass Ihre Mit­ar­bei­ter täg­lich mit dem DMS arbei­ten. Schließ­lich ändern Sie mit einer DMS-Soft­ware nicht weni­ger als die Abläufe in der Abtei­lung. Hier erleich­tert ein simp­les Bedien­kon­zept den Umgang und führt damit auch schnell zu den gewünsch­ten Resultaten.

Digi­tal ist noch nicht vernetzt

Ein wei­te­rer Aspekt, der für den Erfolg eines DMS-Pro­jekts aus­schlag­ge­bend ist, ist die Ver­net­zung. Seit Jah­ren kran­ken Betriebe daran, dass gerade im Hin­blick auf IT-Ent­schei­dun­gen zwar jede Abtei­lung für sich Ver­bes­se­run­gen erfolg­reich umge­setzt hat, aber das große Ganze aus dem Blick­feld gera­ten ist. „Je mehr Daten erho­ben wer­den, desto sinn­vol­ler ist die Ver­net­zung“, bringt es Dr. Ste­fan Rief, Lei­ter des Com­pe­tence Cen­ter Workspace Inno­va­tion am Fraun­ho­fer-Insti­tut für Arbeits­wirt­schaft und Orga­ni­sa­tion (IAO) auf den Punkt.

Ach­ten Sie daher bei der Ent­schei­dung für eine DMS-Lösung auf ihre Ska­lier­bar­keit bzw.  Ver­net­zungs­fä­hig­keit. Ins­be­son­dere wenn Sie mit einem Pro­zess und einer Abtei­lung star­ten, ist es wich­tig, dass die Lösung nicht nur hier im Moment gut funktioniert.

Unter­schied­li­che Anfor­de­run­gen an eine DMS-Lösung berücksichtigen

Andere Abtei­lun­gen haben oft­mals ganz andere Anfor­de­run­gen an ihre Doku­men­ten­pro­zesse: Wäh­rend sich die Buch­hal­tung etwa über eine revi­si­ons­si­chere Ablage freut, ist dem Mar­ke­ting mit­un­ter mehr am Thema Kol­la­bo­ra­tion gele­gen. Eine gute DMS-Soft­ware bin­det daher alle Unter­neh­mens­be­rei­che und Anfor­de­run­gen ein. Zudem stellt die Ska­lier­bar­keit der Lösung sicher, dass sich spä­tere Anfor­de­run­gen mit abde­cken lassen.

Wer Mit­ar­bei­ter befragt, der bekommt deut­lich zu hören, dass genau hier vie­ler­orts noch gro­ßer Hand­lungs­be­darf besteht. In der aktu­el­len Stu­die „Arbeits­platz der Zukunft“, die von KYOCERA unter­stützt wurde, äußer­ten sich fast 1.100 Per­so­nen zu künf­ti­gen Arbeits­platz­kon­zep­ten. Dabei wün­schen sich 39 Pro­zent eine bes­sere Kom­mu­ni­ka­tion und Zusam­men­ar­beit im Unter­neh­men. 28,7 Pro­zent benen­nen als Pro­blem, dass sich der Zugriff auf bestehen­des Wis­sen inner­halb des Betriebs ver­bes­sern sollte.

Das ver­deut­licht, dass viele Arbeit­neh­mer heute bereits erken­nen, dass sich hier etwas ändern muss. „Erst eine unter­neh­mens­weite Ver­net­zung sorgt für die Durch­gän­gig­keit von Pro­zes­sen, keine Brü­che, keine Frik­tio­nen“, lau­tet das Fazit von Fraun­ho­fer-Spe­zia­list Ste­fan Rief.

Wei­tere Infor­ma­tio­nen fin­den Sie auch in unse­rem E‑Book: „Ade ana­log: Mit DMS und ECM zum Digi­tal Office“.