Zen­trale Anfor­de­run­gen an sichere E‑Mail-Archi­vie­rung

Grund­sätz­lich sind alle Schrift­wech­sel und Doku­mente bis zu zehn Jahre lang auf­zu­be­wah­ren, sofern sie steu­er­lich rele­vant sind. Gere­gelt sind diese Anfor­de­run­gen in den §§ 239 und 257 HGB sowie der Abga­ben­ord­nung (AO). In Ver­bin­dung mit § 238 HGB sind alle Kauf­leute dazu ver­pflich­tet, Bücher zu füh­ren und in die­sen ihre Han­dels­ge­schäfte und die Lage ihres Ver­mö­gens zu doku­men­tie­ren sowie die ent­spre­chen­den Unter­la­gen geord­net auf­zu­be­wah­ren. Dar­aus lei­ten sich auch die GoBS, die Grund­sätze ord­nungs­mä­ßi­ger, DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­teme ab. Die GoBS ste­hen für eine sichere und ord­nungs­ge­mäße Auf­be­wah­rung von kauf­män­ni­schen Doku­men­ten, für die Auf­be­wah­rungs­fris­ten von sechs bis zehn Jah­ren ein­zu­hal­ten sind. Sie gel­ten für die Spei­che­rung aller Doku­mente, egal ob sie in klas­si­scher Papier­form oder elek­tro­nisch vor­lie­gen. Der § 147 der Abga­ben­ord­nung (AO) zählt die steu­er­lich auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Unter­la­gen auf. Es gilt der Grund­satz, dass alle Bücher und Auf­zeich­nun­gen auf­zu­be­wah­ren sind, soweit diese für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind.

Per E‑Mail geführte Ver­trags­ver­hand­lun­gen haben Sta­tus als Handelsbrief

Wich­tig ist für Sie als CIO oder Lei­ter der IT-Abtei­lung, dass als Han­dels­brief die gesamte Kor­re­spon­denz gilt, die die Vor­be­rei­tung, die Durch­füh­rung oder die Rück­gän­gig­ma­chung eines Geschäf­tes zum Inhalt hat. Dar­un­ter fal­len jedoch nicht nur Briefe im klas­si­schen Sinn, die auf Papier gedruckt auf dem Post­wege ein­ge­hen. Ebenso gel­ten elek­tro­ni­sche Nach­rich­ten als han­dels­recht­li­che Kor­re­spon­denz. Dazu gehö­ren dann auch E‑Mails, Faxe, Tele­gramme. Unklar ist bis­her, ob auch per Chat, SMS oder Mes­sen­ger ver­ein­barte Abspra­chen als Geschäfts- oder Han­dels­brief zu wer­ten sind. Bes­ser ist es aber, die gesamte, auch von mobi­len End­ge­rä­ten aus geführte externe Kor­re­spon­denz rund um Ver­trags­schlie­ßun­gen für sechs Jahre revi­si­ons­si­cher zu archi­vie­ren. Neben die­ser sechs­jäh­ri­gen Auf­be­wah­rungs­frist gilt sowohl für Ein­gangs- als auch Aus­gangs-Rech­nun­gen, die per E‑Mail ver­sen­det wer­den, dass sie im Ori­gi­nal und mit Attach­ment sogar zehn Jahre zu archi­vie­ren sind. Aber: Fir­men­in­ter­ner Schrift­ver­kehr fällt nicht unter die auf­be­wah­rungs­pflich­tige Korrespondenz.

Nur Archiv­sys­tem mit WORM-Spei­cher ist revisionssicher

Unab­hän­gig von der Form der Auf­be­wah­rung, also klas­sisch oder digi­tal, müs­sen die Doku­mente wäh­rend der gesam­ten Auf­be­wah­rungs­zeit les­bar blei­ben (§ 14b Abs. 1 S. 2 UStG). Das bedeu­tet, dass sie jeder­zeit für die Steu­er­be­hör­den ohne Ver­zug ein­seh­bar sein müs­sen. Eine feh­ler­hafte oder lücken­hafte Archi­vie­rung kann zu einem Ver­stoß gegen die GoBS füh­ren. Für die Umset­zung der recht­li­chen Anfor­de­run­gen wer­den Archiv­sys­teme ein­ge­setzt, die aus Daten­ban­ken, Archi­vie­rungs­soft­ware und Spei­chern bestehen. Sie basie­ren in der Regel auf einer Refe­renz­da­ten­bank, die mit Ver­wal­tungs- und Index­kri­te­rien auf einen exter­nen Spei­cher ver­wei­sen, auf dem die Doku­mente gespei­chert sind. Die Daten­bank ermög­licht über den Index, dass Doku­mente wie­der gefun­den wer­den kön­nen. Um die GoBS zu erfül­len, dür­fen archi­vierte Daten nicht mehr ver­än­der­bar sein. Des­halb kom­men spe­zi­elle Hard­ware-Kom­po­nen­ten zum Ein­satz, die die WORM-Stan­dards erfül­len. WORM steht für „write once, read many“. Wer­den Dateien auf sol­che Sto­rage-Sys­teme gespei­chert, sind sie revi­si­ons­si­cher archiviert.

Spei­cher­stan­dard PDF/A garan­tiert Lesbarkeit

Heute bereits nutzt jeder das PDF-For­mat für den siche­ren Datei­aus­tausch. Seit 1993 zählt die­ses For­mat von Adobe zu den moderns­ten und leis­tungs­fä­higs­ten weil platt­form­über­grei­fen­den For­ma­ten. Dar­auf grün­det ver­mut­lich auch der Archiv­for­mat­stan­dard PDF/A. PDF/A ist ein mehr­tei­li­ger Stan­dard der Indus­trie­norm ISO 19005–1, den inter­na­tio­nale Bran­chen­ver­bände, Unter­neh­men und Behör­den über viele Jahre der Zusam­men­ar­beit hin­weg defi­nier­ten. Heute ist er der Stan­dard, um elek­tro­ni­sche Doku­mente so dar­zu­stel­len, dass das opti­sche und inhalt­li­che Erschei­nungs­bild über hof­fent­lich Jahr­zehnte erhal­ten bleibt. Das For­mat leis­tet dies immer und unab­hän­gig davon, wel­che Hard- und Soft­ware zur Her­stel­lung, Spei­che­rung und Repro­duk­tion ein­ge­setzt wur­den. Wich­tig ist für die Archi­vie­rung ganz unter­schied­li­cher Medi­en­ty­pen in einem Doku­ment, wie dies bei E‑Mails ja mög­lich ist, dass in PDF/A‑3 mitt­ler­weile auch Video und Audio-For­mate ein­ge­bun­den wer­den können.