In jedem drit­ten Unter­neh­men droht Wis­sens­ver­lust, wenn Mit­ar­bei­ter aus­schei­den oder über län­gere Zeit krank sind. Dies hat eine Sta­tista-Umfrage im Auf­trag von KYOCERA erge­ben. Das Doku­men­ten­ma­nage­ment (DMS) kann hel­fen, dem vorzubeugen.

Jedes Unter­neh­men braucht Mit­ar­bei­ter, die mit­den­ken und nach Mög­lich­keit echte Spe­zia­lis­ten in ihrem Bereich sind. Doch wenn Mit­ar­bei­ter krank­heits­be­dingt län­ger aus­fal­len oder das Unter­neh­men ver­las­sen, sollte deren spe­zi­fi­sches Wis­sen im Unter­neh­men und nicht nur im Kopf der Fach­kraft sein. Das gilt es zu ver­mei­den! Gerade in Zei­ten, in denen Wis­sen eine zen­trale Res­source des Unter­neh­mens ist, soll­ten alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen so doku­men­tiert sein, dass sie dem Unter­neh­men jeder­zeit zur Ver­fü­gung ste­hen. Denn Wis­sen ist die ein­zige Res­source, die sich ver­mehrt, wenn man sie teilt.

Gefahr durch Wissensverlust

Hier besteht im deut­schen Mit­tel­stand Ver­bes­se­rungs­be­darf: Nur 27 Pro­zent der Befrag­ten gaben in der Sta­tista-Unter­su­chung „Wis­sens­ma­nage­ment in deut­schen Unter­neh­men“ an, dass ihr Wis­sen so doku­men­tiert ist, dass Kol­le­gen bei ihrem Aus­tritt oder Aus­fall sofort wei­ter­ar­bei­ten könn­ten. In jedem drit­ten Unter­neh­men (38 Pro­zent) wären Infor­ma­tio­nen ver­lo­ren oder zumin­dest nur sehr zeit­auf­wen­dig zu finden.

Orga­ni­sa­tio­na­les Wis­sens­ma­nage­ment kann hel­fen, die­sem Dilemma zu ent­ge­hen. Das Ziel besteht darin, das Know-how nach­hal­tig in der Orga­ni­sa­tion zu sichern. Die Vor­aus­set­zung dafür liegt in einer Unter­neh­mens­kul­tur, die das Tei­len von Wis­sen aktiv för­dert. Denn Wis­sen ist bekannt­lich die ein­zige Res­source, die sich ver­mehrt, wenn man sie teilt. Wich­tig sind dafür trans­pa­rente Pro­zesse, die sich rei­bungs­los in den Arbeits­all­tag der Mit­ar­bei­ter inte­grie­ren las­sen. Sie sol­len Ver­fah­ren zur Wis­sens­si­che­rung und –wei­ter­gabe nicht als Mehr­auf­wand emp­fin­den, son­dern als Mehr­wert wahr­neh­men. Nur so gelingt es, dass die Bereit­schaft, Wis­sen zu tei­len, Teil der Unter­neh­mens­kul­tur wird: Wis­sens­ma­nage­ment funk­tio­niert nur, wenn die Mit­ar­bei­ter bereit­wil­lig ihr Wis­sen preis­ge­ben – ohne dass die Angst mit­schwingt, sich dadurch über­flüs­sig zu machen oder bei Feh­lern bloß gestellt zu werden.

Mit DMS dem Wis­sens­ver­lust entgegenwirken

Ein geeig­ne­ter Weg, den Wis­sens­ver­lust zu ver­mei­den, ist das Doku­men­ten­ma­nage­ment. Die­ses trägt dazu bei, dass Infor­ma­tio­nen wie Ver­trags­da­ten, Pro­jekt­sta­tus, Lie­fer­be­din­gun­gen usw. nicht mehr nur in den Köp­fen oder den Ord­nern der Mit­ar­bei­ter zu fin­den sind: Doku­mente wer­den zen­tral abge­legt und kön­nen durch intel­li­gente Such­funk­tio­nen schnell gefun­den wer­den. Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme (DMS) schaf­fen eine zen­tral Ord­ner- und Abla­ge­struk­tur, die es allen berech­tig­ten Mit­ar­bei­tern erlaubt, ohne Such­auf­wand auf alle Doku­mente zuzu­grei­fen, die sie benötigen.

Für eine erfolg­rei­che DMS-Ein­füh­rung soll­ten Sie auf fol­gende Dinge achten:

1. Bin­den Sie bei der Aus­wahl einer DMS-Lösung früh­zei­tig Ihre Mit­ar­bei­ter ein! Diese müs­sen mit der Soft­ware arbei­ten. Daher ist es wich­tig, dass der Umgang mit der Soft­ware kei­nen Mehr­auf­wand bedeu­tet, son­dern die Arbeit sinn­voll unterstützt.

2. Wenn Sie eine Lösung in Betracht zie­hen: Set­zen Sie zunächst einen Pilo­ten auf. So erfah­ren Sie, ob die Soft­ware den Anfor­de­run­gen in den ein­zel­nen Abtei­lun­gen im All­tags­ge­schäft tat­säch­lich gerecht wird. Ach­ten Sie zudem auf Aspekte wie die ein­fa­che Nut­zer­füh­rung: Nur so stel­len Sie sicher, dass Ihre Mit­ar­bei­ter die Lösung nut­zen, um Wis­sen zu teilen!

3. Begin­nen Sie die Ein­füh­rung in Teil­be­rei­chen. So ris­kie­ren Sie nicht, in zu vie­len Bau­stel­len ver­lo­ren zu gehen. Star­ten Sie zum Bei­spiel in der Per­so­nal­ab­tei­lung, dem Ver­trieb oder der Buch­hal­tung. Die hier gemach­ten Erfah­run­gen hel­fen Ihnen, dann suk­zes­sive eine Wis­sens­da­ten­bank im gan­zen Unter­neh­men zu eta­blie­ren. Ach­ten Sie zudem unbe­dingt dar­auf, dass die Lösung zukunfts­si­cher ist und sich auch zukünf­tige Anfor­de­run­gen mit ihr abde­cken lassen.

Wis­sens­aus­tausch als Teil der Unternehmenskultur

Was mit einer Wis­sens­da­ten­bank bzw. einem DMS  in der Regel nicht doku­men­tier­bar ist, sind die klei­nen Tricks im Arbeits­all­tag, die über die Jahre im unmit­tel­ba­ren Umgang mit der Mate­rie erwor­ben wur­den. Die­ses Wis­sen lässt sich in den meis­ten Fäl­len nur im per­sön­li­chen Gespräch zwi­schen der erfah­re­nen Fach­kraft und dem Nach­fol­ger wei­ter­ge­ben. Bekannt ist bei­spiels­weise die Wis­sens­sta­fette: Sor­gen Sie dafür, dass die Wis­sens­trä­ger häu­fig mit ande­ren über die Fein­hei­ten ihrer Arbeit sprechen!
Wie immer ist auch beim Thema Wis­sens­ma­nage­ment Vor­beu­gen bes­ser als Hei­len: Mini­mie­ren Sie das Risiko, dass meh­rere hoch­qua­li­fi­zierte Wis­sens- und Leis­tungs­trä­ger gleich­zei­tig ihren Hut neh­men, indem Sie eine Arbeits­um­ge­bung schaf­fen, in der die Leis­tungs­be­rei­ten belohnt wer­den. Krea­tive Ent­fal­tungs­mög­lich­kei­ten, sinn­volle Pro­zesse, die Mög­lich­keit, selbst­ver­ant­wort­lich zu arbei­ten und ein fai­res Gehalt bin­den Wis­sen in Ihrem Unter­neh­men auf lange Sicht am besten.

Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­tion steigern

Auch hier kann das DMS einen Bei­trag leis­ten: Der Frust von Mit­ar­bei­tern wegen der lang­wie­ri­gen und bis­wei­len nerv­tö­ten­den Suche nach einer wich­ti­gen Infor­ma­tion gehört schnell der Ver­gan­gen­heit an. Da ein­mal imple­men­tierte Lösun­gen für das Doku­men­ten­ma­nage­ment den Mit­ar­bei­tern jeder­zeit und über­all zur Ver­fü­gung ste­hen, ist außer­dem das Arbei­ten im Home­of­fice oder unter­wegs ohne Ein­schrän­kun­gen mög­lich. Das ist ein wei­te­rer, über­aus wich­ti­ger Aspekt: Laut einer Stu­die von Hays aus dem Jahr 2017 sind fle­xi­ble Arbeits­zei­ten und Mobile Working wesent­li­che Fak­to­ren, die zur Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit beitragen.

Somit lässt sich quasi eine posi­tive Ket­ten­re­ak­tion in Gang set­zen: Ein smar­tes Wis­sens­ma­nage­ment ver­mei­det nicht nur die müh­se­lige Suche nach wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen, son­dern sorgt unter dem Strich sogar dafür, dass Wis­sens­ver­lust – durch das Aus­schei­den eines Mit­ar­bei­ters – immer sel­te­ner stattfindet.

Wis­sens­ma­nage­ment mit DMS

Sie wol­len das Wis­sens­ma­nage­ment in Ihrem Unter­neh­men ver­bes­sern? Dann schauen Sie sich jetzt unse­ren Web­cast an. Darin ver­rät unser DMS-Experte Frank Strot­mann, wie Sie mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger eine Wis­sens­platt­form auf­bauen. Natür­lich kön­nen Sie auch direkt einen unver­bind­li­chen Bera­tungs­ter­min per Email () oder per Tele­fon unter 0800 187 1877 vereinbaren.