Wis­sen, wo was steht: Mit DMS den Wis­sens­trans­fer im Unter­neh­men optimieren

smart: Frank, als DMS-Bera­ter bist du viel unter­wegs und lernst dem­entspre­chend viele Unter­neh­mens­for­men und Arbeits­wei­sen ken­nen. Wel­che Bedeu­tung hat dei­ner Mei­nung nach das Wis­sens­ma­nage­ment in deut­schen Unternehmen? 

Frank Strot­mann: Die Zahl an Infor­ma­tio­nen, mit denen die Mit­ar­bei­ter in deut­schen Unter­neh­men täg­lich zu tun haben, nimmt wei­ter zu. Aus die­sem Grund gewinnt auch das Manage­ment bzw. die Ver­füg­bar­keit die­ser Infor­ma­tio­nen an Bedeu­tung. Das Wis­sens­ma­nage­ment sollte daher ein wich­ti­ger Bestand­teil der Unter­neh­mens­stra­te­gie bzw. der IT-Infra­struk­tur sein. Aller­dings gibt es hier gerade in klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­men noch Ver­bes­se­rungs­be­darf, was die Erstel­lung, Ver­tei­lung und Bewah­rung von Wis­sen betrifft. So gab laut Sta­tista-Stu­die nur ein Vier­tel der darin befrag­ten Büro­an­ge­stell­ten an, dass ihr Wis­sen so gut doku­men­tiert ist, dass Kol­le­gen es bei einem Aus­schei­den sofort nut­zen kön­nen. Es besteht also Ver­bes­se­rungs­be­darf, was den Wis­sens­trans­fer im Mit­tel­stand betrifft.

smart: In klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­men kennt doch eigent­lich jeder jeden, sodass der Wis­sens­trans­fer hier kein Pro­blem sein sollte. Wieso siehst du aber gerade bei KMU Verbesserungsbedarf? 

Strot­mann: In der Tat ist das Thema Wis­sens­ma­nage­ment im Infor­ma­ti­ons­zeit­al­ter für alle Unter­neh­men rele­vant. Jedoch haben kleine und mitt­lere Unter­neh­men oft­mals grö­ßere Pro­bleme, wenn Mit­ar­bei­ter aus­schei­den – sei es alters­be­dingt oder auf­grund eines Job­wech­sels. Hier besteht die Gefahr, dass dann das Wis­sen und die Erfah­rung, die die­ser Mit­ar­bei­ter hatte, ver­lo­ren gehen. Das kann gerade bei Schlüs­sel­mit­ar­bei­tern wie dem Ver­triebs- oder Mar­ke­ting-Ver­ant­wort­li­chen schnell geschäfts­kri­tisch wer­den. Ein wei­te­rer Aspekt ist das Thema Zeit: Unsere Befra­gung hat gezeigt, dass Mit­ar­bei­ter viel Zeit mit der Suche nach und der Ver­tei­lung von Wis­sen und Infor­ma­tio­nen ver­brin­gen. Je effi­zi­en­ter man die­ses gewon­nene Wis­sen mana­gen kann, desto erfolg­rei­cher kann das gesamte Unter­neh­men agieren.

smart: Wie sieht denn für dich ein gutes Wis­sens­ma­nage­ment aus? 

Strot­mann: Ein wesent­li­ches Ziel des Wis­sens­ma­nage­ments ist es, das in den Unter­neh­men vor­han­dene Wis­sen unab­hän­gig von den ein­zel­nen Mit­ar­bei­tern zu machen. Auf diese Weise stel­len Sie zum einen sicher, dass Infor­ma­tio­nen schnell bzw. orts- und zeit­un­ab­hän­gig zur Ver­fü­gung ste­hen und Ihre Mit­ar­bei­ter deut­lich aus­kunfts­fä­hi­ger sind. Zum ande­ren gewähr­leis­ten Sie damit, dass das Wis­sen dem Unter­neh­men auch dann noch zur Ver­fü­gung steht, wenn die ent­spre­chen­den Per­so­nen kün­di­gen, in Rente gehen oder aus ande­ren Grün­den län­gere Zeit aus­fal­len. . Mit­hilfe von DMS-Soft­ware lässt sich dies verhindern.

smart: Wie kann denn das Doku­men­ten­ma­nage­ment dazu bei­tra­gen, den Wis­sens­trans­fer zu optimieren? 

Strot­mann: Mit einem Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem stel­len Unter­neh­mens­ver­ant­wort­li­che sicher, dass die rich­ti­gen Infor­ma­tio­nen zur rich­ti­gen Zeit am rich­ti­gen Ort zur Ver­fü­gung ste­hen. So ist das meiste Wis­sen im Unter­neh­men bereits doku­men­tiert. Sprich: Es liegt in digi­ta­len oder papier­ba­sier­ten Doku­men­ten ab. Man denke hier bei­spiels­weise an E‑Mails, Word-Dateien, Ange­bote, Ver­träge, Pro­to­kolle usw. Sind diese Doku­mente oder eben Wis­sens­trä­ger aber nur lokal auf dem Rech­ner des jewei­li­gen Mit­ar­bei­ters gespei­chert, nimmt es zunächst ein­mal Zeit in Anspruch, die benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen zu fin­den. Noch kom­ple­xer wird es, wenn der Mit­ar­bei­ter außer Haus ist oder das Unter­neh­men ganz ver­lässt. Dann droht Wis­sens­ver­lust! Dies lässt sich mit einem DMS ver­mei­den: Wer­den alle Doku­mente stan­dard­mä­ßig in einem DMS abge­legt, erfolgt die Suche nach Infor­ma­tio­nen in Sekun­den­schnelle. Zudem sind Pro­zesse trans­pa­ren­ter, sodass auch die Kol­le­gen in der Lage sind, die not­wen­di­gen Unter­la­gen zu finden.

smart: Warum tun sich kleine und mitt­lere Unter­neh­men denn bei der Ein­füh­rung einer DMS-Lösung schwer? 

Strot­mann: In KMU ist die Digi­ta­li­sie­rung der Geschäfts­pro­zesse bis­her eher Neben­schau­platz bzw. ord­net sich dem Tages­ge­schäft unter. In Groß­kon­zer­nen ste­hen dahin­ge­hend grö­ßere finan­zi­elle und per­so­nelle Res­sour­cen zur Ver­fü­gung. Die Imple­men­tie­rung von digi­ta­len Arbeits­wei­sen bzw. eines elek­tro­ni­schen DMS ist aber wissens‑, zeit- und bud­ge­tin­ten­siv. Aus die­sem Grund müs­sen DMS-Lösun­gen für Mit­tel­ständ­ler fle­xi­bel sein. Sie müs­sen mit dem Unter­neh­men bzw. den sich ändern­den Anfor­de­run­gen mit­wach­sen. Um die Mit­ar­bei­ter schnell ein­zu­be­zie­hen und aktiv am Wis­sens­trans­fer teil­ha­ben zu las­sen, sollte die DMS-Lösung zudem intui­tiv bedien­bar sein. Auch die ein­fa­che Ein­bin­dung in die bestehende IT-Archi­tek­tur sowie die vor­han­de­nen Arbeits­wei­sen ist wich­tig, damit KMU die Vor­teile eines DMS nut­zen können.

smart: Aus dei­nem Pra­xis­all­tag: Gibt es denn über­haupt KMU, die mit DMS bereits den ers­ten Schritt in Rich­tung Wis­sens­ma­nage­ment gegan­gen sind? 

Strot­mann: Ja, die gibt es. Ein Bei­spiel ist die Firma West­fa­lia Wär­me­tech­nik in Röding­hau­sen. Das Unter­neh­men bie­tet Lösun­gen rund um die Ener­gie- und Anlagen­tech­nik. Die Bear­bei­tung sol­cher Pro­jekte ist wis­sens­in­ten­siv. Infor­ma­tio­nen zu in den Anla­gen der Kun­den ver­bau­ten Tei­len lagen bei West­fa­lia Wär­me­tech­nik aber zum gro­ßen Teil noch in Akten­ord­nern ab. Ent­spre­chend zeit­in­ten­siv war die Suche nach benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen. Die Geschäfts­füh­rung hat sich daher dazu ent­schie­den, eine DMS-Lösung ein­zu­füh­ren. Nach län­ge­rer Recher­che ent­schied man sich für den KYOCERA Work­flow Man­ger. Die­ser erlaubt auf­grund sei­ner fle­xi­blen und ska­lier­ba­ren Archi­tek­tur eine bedarfs­ge­rechte Instal­la­tion. Die Umstel­lung von ana­lo­gen auf digi­tale Pro­zesse erfolgte ent­spre­chend schnell. Heute dau­ert die Suche nach sol­chen Infor­ma­tio­nen nur wenige Sekun­den und auch die Abspra­che im Team ist erheb­lich ein­fa­cher geworden.

smart: Gerade der Aus­tausch zwi­schen den ein­zel­nen Mit­ar­bei­tern ist ja ein ent­schei­den­der Fak­tor für einen erfolg­rei­chen Wis­sens­trans­fer. Wie unter­stützt ein DMS-Sys­tem die Kom­mu­ni­ka­tion im Team untereinander? 

Strot­mann: Unsere Umfrage hat gezeigt, dass die meis­ten Unter­neh­men über E‑Mail mit­ein­an­der kor­re­spon­die­ren. Dies hat aber ent­schei­dende Nach­teile: Gerade wenn man nicht mehr genau weiß, wann und an wen eine wich­tige E‑Mail geschickt wurde, gestal­tet sich die Suche im Post­ein­gang schwie­rig. Mit einer ent­spre­chen­den DMS-Soft­ware las­sen sich diese E‑Mails bzw. die benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen schnell und ein­fach wie­der­fin­den. Dar­über hin­aus bie­ten DMS-Lösun­gen wie der KYOCERA Work­flow Mana­ger gleich meh­rere Mög­lich­kei­ten, im Team zu kom­mu­ni­zie­ren und Wis­sen effi­zi­ent aus­zu­tau­schen. Doku­mente las­sen sich zum Bei­spiel einem bestimm­ten Pro­jekt zuord­nen, in dem das gesamte Team Infor­ma­tio­nen zu Sta­tus, Kun­den oder Lie­fe­ran­ten fin­det. Es las­sen sich zudem Work­flows defi­nie­ren, sodass Abläufe trans­pa­ren­ter wer­den. Dies erleich­tert nicht nur die Wei­ter­gabe von Inhal­ten: Auch wenn ein Mit­ar­bei­ter krank oder im Urlaub ist bzw. das Unter­neh­men ver­lässt, bleibt das Wis­sen so verfügbar.

Wei­tere Infor­ma­tio­nen zu die­sem Thema sowie die Ergeb­nisse der KYOCERA-Stu­die „Wis­sens­ma­nage­ment im Mit­tel­stand“ kön­nen Sie hier kos­ten­frei herunterladen.