Wie viel Doku­men­ten­ma­nage­ment (DMS) braucht Ihr Unternehmen?

Doku­men­ten­ma­nage­ment- (DMS) bzw. Enter­prise-Con­tent-Manage­ment-Sys­teme (ECM) kön­nen hier eine Schlüs­sel­rolle spie­len, um doku­men­ten­ba­sierte Unter­neh­mens­ab­läufe agi­ler zu machen. Aller­dings brin­gen diese ihre Poten­ziale nur dann zum Tra­gen, wenn die ana­lo­gen Arbeits­ab­läufe auf sie ange­passt wer­den und nicht umge­kehrt. Wie sieht daher die beste Stra­te­gie aus? In wel­chen Bereich muss ein Unter­neh­men drin­gend inves­tie­ren, wo ist man bereits gut auf­ge­stellt? Kurzum: Wie viel DMS benö­tigt mein Unter­neh­men über­haupt? Um diese Fra­gen zu beant­wor­ten, hat KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons einen neuen Bera­tungs­an­satz geschaf­fen: die KYOCERA Potenzialanalyse.

KYOCERA Poten­zi­al­ana­lyse ermit­telt Ist- und beschreibt Soll-Zustand

Die KYOCERA Poten­zi­al­ana­lyse beglei­tet Sie und Ihr Unter­neh­men dabei, den Grad Ihres Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ments zu erfas­sen und sys­te­ma­tisch eine Stra­te­gie für die Ein­füh­rung eines DMS bezie­hungs­weise ECM zu ent­wi­ckeln. Ein DMS/ECM ent­fal­tet sein vol­les Poten­zial erst dann, wenn es abtei­lungs­über­grei­fend geplant, kon­zi­piert und imple­men­tiert wird. Des­halb erfasst KYOCERA zunächst den Ist-Zustand der infor­ma­ti­ons­ba­sier­ten Arbeitsabläufe.

Dies geschieht im Rah­men eines mode­rier­ten Work­shops, in dem Ver­tre­ter aus ver­schie­de­nen Abtei­lun­gen über den Rei­fe­grad Ihrer Doku­men­ten­pro­zesse und des Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ments dis­ku­tie­ren und diese einem Level von 1 bis 5 zuord­nen müs­sen. Gleich­zei­tig wird erör­tert, wel­ches Level der jewei­lige Pro­zess errei­chen soll. Auf diese Weise wird ein Soll-Ist-Ver­gleich erstellt, wie die ein­zel­nen Pro­zesse von Ihren Mit­ar­bei­tern gese­hen wer­den bzw. wie die Ide­al­vor­stel­lung aussieht.

Doku­men­ten­ma­nage­ment auf dem Prüfstand

Detail­lierte Ergeb­nis­prä­sen­ta­tion und Umsetzungsbegleitung

Anhand der hier erho­be­nen Daten iden­ti­fi­zie­ren die KYOCERA-Bera­ter im Anschluss an den Work­shop Stär­ken und Schwä­chen und fas­sen diese in einer detail­lier­ten Ergeb­nis­prä­sen­ta­tion zusam­men. Diese stellt auch einen dedi­zier­ten Kon­zept­vor­schlag vor: Dabei wird grund­sätz­lich ergeb­nis­of­fen und her­stel­ler­neu­tral vor­ge­gan­gen. Es wer­den keine Pro­dukte emp­foh­len, son­dern Lösungs­wege, die Sie und Ihr Unter­neh­men weiterbringen.

Wenn Sie genau wis­sen wol­len, wie die KYOCERA Poten­zi­al­ana­lyse Sie unter­stützt, fin­den Sie wei­tere Infor­ma­tio­nen in unse­rem E‑Book „Wie viel DMS benö­ti­gen Sie? Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment auf dem Prüfstand”.