Im Jahr 1923 in Dresden als Hamaphot KG gegründet, ist die Firma Hama GmbH & Co KG heute ein international agierender Anbieter von Foto‑, Unterhaltungselektronik- sowie Computer- und Telekommunikationszubehör. Auch Weiße Ware und Schulutensilien zählen zum Produktportfolio. Das Unternehmen beschäftigt dabei weltweit rund 2.500 Mitarbeiter, von denen etwa 1.500 am Stammsitz im bayerischen Monheim tätig sind.
Über die Jahre war ein heterogener Systempark bestehend aus unterschiedlichen Modellen und Marken entstanden, der hohe Druck‑, Wartungs- und Reparaturkosten verursachte. Zudem wurde ein Teil der Flotte von der IT-Abteilung beschafft und betreut, ein anderer Teil jedoch von der Abteilung Organisation. Für die Mitarbeiter war daher nicht immer erkennbar, welcher Fachbereich bei Serviceanfragen zuständig war. Überhaupt fehlte es an der nötigen Transparenz: So mussten etwa einmal im Quartal die Zählerstände sämtlicher Systeme mit einem Wartungsvertrag ausgelesen werden. Da eine zentrale Erfassungsmöglichkeit fehlte, musste das Auslesen manuell erfolgen, was für die Administratoren einen großen Aufwand bedeutete.
Fehlende Transparenz
Des Weiteren war die Tonerbeschaffung und ‑bevorratung eine Herausforderung und schlug sich in hohen Kosten nieder. “Da es bei der alten Flotte an Transparenz mangelte, mussten wir für die vielen verschiedenen Modelle jeweils entsprechende Tonermengen vorrätig haben bzw. lagern. Überdies bestand das Risiko, dass Toner mitunter entsorgt werden musste, sobald ein System einen irreparablen Defekt hatte,” sagt Dieter Walter, Leitung Organisation bei der Hama GmbH und Co KG.
Um die Transparenz der Drucker und Multifunktionssysteme zu verbessern und die Kosten in diesem Bereich zu senken, entschloss sich das Unternehmen, gemeinsam mit einem externen Dienstleister eine Optimierungsstrategie zu erarbeiten. Um die beste Lösung für das Unternehmen zu finden, führte man in einem ersten Schritt eine Analyse der alten Output-Infrastruktur durch. Nach der eingehenden Auswertung der Inventarisierungsdaten entwickelten die externen Dienstleister einen Verbesserungsvorschlag, der dann von den Verantwortlichen des Unternehmens mit allen Abteilungen diskutiert bzw. entsprechend adaptiert wurde.
In einem zweiten Schritt erfolgte der Rollout der neuen KYOCERA-Systeme. Ineffiziente Arbeitsplatzdrucker wurden durch moderne Multifunktionssysteme ausgetauscht, sodass die Mitarbeiter nun nicht nur drucken, sondern auch auf hilfreiche Scan- und Kopierfunktionen zurückgreifen können. Die Geräteanzahl konnte im Zuge dessen reduziert werden, sodass aktuell nur noch acht Modelle bei Hama im Einsatz sind: die Schwarzweiß-Drucker FS-4200 bzw. FS-4300, die Farb-Multifunktionssysteme FS-C2626MFP und FS-C8525MFP, die leistungsfähigen TASKalfa-Maschinen TASKalfa 4550i und TASKalfa 3050i sowie die Farblaserdrucker FS-C5350DN bzw. FS-C5400.
Follow-to-Print-Lösung SequiMe sorgt für Transparenz
Um die Transparenz und Dokumentensicherheit zu erhöhen, wurde zudem die Print-&-Follow-Lösung SequiMe installiert. Die Mitarbeiter können sich dadurch an einem verfügbaren System authentifizieren, um einen Druckauftrag abzuholen oder um zu scannen bzw. zu kopieren. Dank der Print-&-Follow-Lösung SequiMe wurden die Dokumentensicherheit und die Verfügbarkeit der Druck- und Multifunktionssysteme erhöht. Allen Mitarbeitern stehen damit umfangreiche Scan‑, Druck- und Kopierworkflows zur Verfügung, die die tägliche Arbeit vereinfachen. Ferner wurde ein Flottenmanagement-Tool eingerichtet, das die zentrale Verwaltung der Systeme ermöglicht.
Die Ergebnisse der Optimierung sprechen für sich: Durch das Optimierungskonzept konnte die Effizienz der Output-Infrastruktur bei der Hama GmbH & Co. KG gesteigert werden. Durch das Festlegen von Druckregeln (z. B. Outlook-Ausdrucke werden nur in Schwarzweiß ausgegeben) konnte die Anzahl an Farbdrucken um 30 Prozent reduziert werden. Durch eine regelbasierte Drucksteuerung erfolgt ferner eine optimale Lastverteilung. Größere Druckjobs werden automatisch von den Arbeitsplatzgeräten an die effizienteren Multifunktionsdrucker weitergeleitet und der Anwender wird über den Vorgang informiert.
6,7 Tonnen CO 2 werden im Jahr kompensiert
Der Administrationsaufwand und die Tonerbevorratung wurden durch das Aufsetzen eines Flottenmanagement-Tools erheblich verschlankt. Der Status aller Systeme kann nun online eingesehen werden und Zählerstände lassen sich per Mausklick abrufen. Auch Toner- bzw. Verbrauchsmaterialbestellungen wurden auf diese Weise automatisiert. Durch den Einsatz des klimaneutralen Originaltoners von KYOCERA Document Solutions Deutschland konnte die Firma Hama GmbH & Co KG ihre Umweltbilanz verbessern: Das Unternehmen kompensiert auf diese Weise jährlich rund 6,7 Tonnen CO 2 .
„Das Konzept ist voll aufgegangen. Dabei haben uns die Experten von Bissinger kompetent beraten und den Rollout professionell durchgeführt. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit wurde durch geringere Ausfallzeiten, höhere Funktionalität und die bessere Verfügbarkeit der Systeme gesteigert“, fasst Dieter Walter zusammen.
