Streng ver­trau­lich: Was ist ein ver­trau­li­ches Dokument?

22. September 2015

Die meis­ten Infor­ma­tio­nen im Unter­neh­men wer­den doku­men­ten­ba­siert wei­ter­ge­ge­ben. Dabei sind natür­lich häu­fig Infor­ma­tio­nen, die nur für einen bestimm­ten Per­so­nen­kreis zugäng­lich sein soll­ten. Doch was ist eigent­lich ein ver­trau­li­ches Doku­ment und wie stelle sicher, dass unbe­rech­tigte kei­nen Zugriff erhalten. 

Alp­träume im Büro gehen so: In einer pri­va­ten E‑Mail ver­traut man dem Chef seine gesund­heit­li­chen Pro­bleme an. Eine Stunde spä­ter beruft der Chef eine Team­be­spre­chung ein und unter­rich­tet die gesamte Abtei­lung über das Thema. Oder: Der roman­ti­sche Lie­bes­brief rutscht aus der Tasche und gerät in die Hände eines beson­ders lus­ti­gen Kol­le­gen. Im Null­kom­ma­nichts kennt das ganze Büro den Inhalt des Brie­fes und amü­siert sich königlich.

Ver­trau­li­che Doku­mente kön­nen gro­ßen Scha­den anrich­ten, wenn sie in die fal­schen Hände gelan­gen. Leid­tra­gende sind im pri­va­ten Bereich ein­zelne Mit­ar­bei­ter, im geschäft­li­chen Kon­text ganze Abtei­lun­gen und Unternehmen.

Aber was sind eigent­lich ver­trau­li­che Doku­mente? Zäh­len Geschäfts­briefe dazu? Ist die hin­ge­krit­zelte Notiz des Chefs auf sei­nem Schreib­tisch ver­trau­lich? Wie sieht es bei Mails zwi­schen Kol­le­gen aus? Die ein­fachste Ant­wort lau­tet: Ver­trau­lich sind alle Doku­mente, die nicht für die Öffent­lich­keit bestimmt sind. Damit ist viel gesagt, aber noch längst nicht alles.

Tage­bü­cher: Ver­trau­li­che Doku­mente mit lan­ger Tradition

Eines der pri­va­tes­ten Doku­mente über­haupt ist das Tage­buch. In sei­ner Rein­form gibt es nur eine ein­zige Per­son, die darin lesen darf, näm­lich der Ver­fas­ser selbst. Tage­buch­schrei­ben ist eine alte Dis­zi­plin, die in Europa seit dem Ende des Mit­tel­al­ters betrie­ben wird. Damals wurde Papier erschwing­lich und die Men­schen ent­wi­ckel­ten ein stär­ke­res Ich-Bewusst­sein. Sie began­nen, ihre Erleb­nisse und Gedan­ken in Tage­bü­chern zu notieren.

Auch heute noch gibt es diese Form des pri­va­ten, ver­trau­li­chen Tage­buchs, wäh­rend par­al­lel viele offene For­men ent­stan­den sind. Rei­se­jour­nale, nau­ti­sche Log­bü­cher und Lite­ra­tur­ta­ge­bü­cher fan­den ihren Weg in die Gesell­schaft. Im 21. Jahr­hun­dert stel­len Men­schen ihre Gedan­ken per Web­log ins Inter­net und prä­sen­tie­ren sich mit Fotos und Fil­men – zumin­dest poten­zi­ell – der gesam­ten Welt­öf­fent­lich­keit. Oder sie tref­fen sich zu Ver­an­stal­tun­gen, die Diary Slams genannt wer­den, und lesen zur Belus­ti­gung ande­rer Aus­züge aus ihren Jugend­ta­ge­bü­chern vor. Damit heben sie die Ver­trau­lich­keit ihrer Tage­bü­cher bewusst auf.

Diese Ent­wick­lung illus­triert ein­drück­lich, wel­chen Wan­del Pri­vat­heit und Öffent­lich­keit erfah­ren haben. Was frü­her als streng ver­trau­lich galt, muss es heute nicht mehr sein. In den sozia­len Medien erlau­ben zahl­lose Men­schen sowohl Freun­den als auch Frem­den frei­wil­lig tiefe Ein­bli­cke in ihr Pri­vat­le­ben – in ver­gan­ge­nen Zei­ten ein Ding der Unmög­lich­keit. Inzwi­schen erstarkt aber auch wie­der der gegen­läu­fige Trend, die eigene Pri­vat­sphäre in den sozia­len Netz­wer­ken bes­ser zu schützen.

Rechts­nor­men schüt­zen ver­trau­li­che Dokumente

Anders als im pri­va­ten Bereich hat die Geschäfts­welt kei­nen der­art gra­vie­ren­den Wan­del von Nähe und Distanz durch­lau­fen. Gesetze und Richt­li­nien regeln den Umgang mit ver­trau­li­chen Doku­men­ten. Geschäfts­ge­heim­nisse dür­fen weder schrift­lich noch münd­lich wei­ter­ge­ge­ben wer­den. Es gilt das Brief­ge­heim­nis für Post­sen­dun­gen jeder Art und das Fern­mel­de­ge­heim­nis für Tele­fo­nate und E‑Mails. Eine Ver­let­zung die­ser Rechts­nor­men kann straf­recht­li­che Kon­se­quen­zen haben.

Damit es nicht dazu kommt, las­sen sich einige Vor­keh­run­gen tref­fen. Die rich­tige Ver­schlüs­se­lung und digi­tale Rech­te­ver­wal­tung spie­len dabei eine große Rolle. Zusätz­lich ist es wich­tig, ver­bind­li­che Richt­li­nien zu schaf­fen, um alle Mit­ar­bei­ter – und natür­lich auch den Chef – für das Thema zu sensibilisieren.

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