Was heißt hier eigent­lich Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem? Eine Entdeckungsreise.

Moderne Mul­ti­funk­ti­ons­sys­teme oder kurz MFP bie­ten eine Fülle von Mög­lich­kei­ten, die täg­li­che Arbeit im Büro zu ver­ein­fa­chen. Viele Anwen­der wis­sen jedoch gar nicht, was das MFP auf dem Flur alles kann. Dabei hel­fen die ver­schie­de­nen Funk­tio­na­li­tä­ten die Arbeit zu ver­ein­fa­chen und auch Zeit sowie Papier zu sparen.

Bes­ser Scan­nen, Dru­cken und Kopieren

Ein Bei­spiel ist etwa der Duplex­druck. Viele Geräte ver­fü­gen bereits ab Werk über einen Duple­xer. Damit ist es mög­lich, zwei ein­sei­tige Vor­la­gen auf die Vor­der- und Rück­seite eines ein­zel­nen Blat­tes zu kopie­ren. Das glei­che gilt beim Dru­cken. Dabei ste­hen dem Nut­zer auch unter­schied­li­che Ein­stel­lun­gen zur Ver­fü­gung, wie etwa die Bin­dung erfol­gen soll. Für den dop­pel­sei­ti­gen Druck legt der Nut­zer fest, ob die Bin­dung an der Längs­seite wie ein Buch oder an der kur­zen Seite wie bei einem Kalen­der erfol­gen soll.

Möchte man meh­rere Exem­plare von mehr­sei­ti­gen Kopien anfer­ti­gen, sind die Funk­tio­nen “Grup­pie­ren” und “Ver­set­zen” hilf­reich. Dabei scannt die Maschine meh­rere Ori­gi­nale und legt voll­stän­dige Kopien­sätze ent­spre­chend der gewähl­ten Sei­ten­an­zahl. Für die ver­setzte Aus­gabe benö­tigt man aller­dings ein Gerät mit einem Finis­her, des­sen Mecha­nik die Druck­sätze um rund einen Zen­ti­me­ter nach rechts und links verschiebt.

Mit der Bro­schü­ren­funk­tion kön­nen Anwen­der Ein­zel­sei­ten kopie­ren oder dru­cken, um dar­aus eine Bro­schüre her­zu­stel­len. In eini­gen Finis­her-Model­len ist bereits eine Bro­schü­ren­ein­heit inte­griert, die aus dem Aus­druck gleich eine fer­tig gehef­tete und gefalzte Bro­schüre macht. Diese Funk­tion eig­net sich beson­ders gut für den Aus­druck von Bedie­nungs­an­lei­tun­gen, Ver­eins­zei­tun­gen oder Regel­wer­ken. Hat man den Finis­her nicht, muss man die Bro­schüre von Hand fal­ten und heften.

Wer ein Doku­ment, wie zum Bei­spiel einen Aus­weis oder sei­nen Füh­rer­schein kopie­ren will, benö­tigt davon meist die Vor­der- und die Rück­seite. Viele Geräte haben die Funk­tion “Aus­weis­ko­pie” inte­griert. Nach­dem man die Funk­tion ange­wählt hat, legt man zunächst die Vor­der­seite auf das Scan­ner­glas und drückt “Start” – das Gerät liest die Vor­der­seite ein. Anschlie­ßend dreht man den Aus­weis um und drückt noch­mals “Start” – nun liest das Gerät die Rück­seite ein und druckt anschlie­ßend Vor­der- und Rück­seite auf einem Blatt Papier aus.

Auf­trags­funk­tio­nen

Hat ein MFP oder ein Kopie­rer eine eigene Fest­platte, kann sie das Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem nut­zen, um Druck­auf­träge als Datei dau­er­haft oder tem­po­rär zu spei­chern. Damit erhält der Nut­zer neue Funktionen:

• Pri­va­ter Druck: Der pri­vate Druck ermög­licht das Frei­ge­ben eines Druck­auf­trags nach Ein­gabe einer PIN über das Bedien­feld. Die
  PIN-Num­mer stellt der Anwen­der im Dru­cker­trei­ber ein. Der private
  Druck­auf­trag gewähr­leis­tet die Ver­trau­lich­keit der Druck­da­ten, denn
  der Aus­druck erfolgt erst nach Ein­gabe der PIN am Bedien­feld der
  Maschine. Nach dem Druck löscht die Maschine auto­ma­tisch alle Daten
  wie­der von der Festplatte.
• Prü­fen und Hal­ten: Diese Funk­tion bie­tet sich an, wenn man Aus­dru­cke in einer hohen Auf­lage pro­du­zie­ren möchte. Dabei druckt die Maschine nur einen Satz des Doku­ments aus, wäh­rend die nach­fol­gen­den Sätze in der Maschine gespei­chert blei­ben. So kann der Nut­zer das Druck­ergeb­nis auf Feh­ler prü­fen, bevor die übri­gen Aus­dru­cke in der Papier­aus­gabe wan­dern. Damit ver­hin­dert der Anwen­der, dass im Feh­ler­fall hun­derte Sei­ten unge­nutzt im Papier­müll landen.
• Doku­men­ten­box: Die interne Fest­platte arbei­tet auch als vir­tu­elle Mail­box. Dazu kann jeder Nut­zer der Maschine für seine Doku­mente Spei­cher­platz auf der Fest­platte bele­gen. Ähn­lich wie beim pri­va­ten Druck kann man seine Aus­dru­cke auf der Fest­platte spei­chern und zu einem spä­te­ren Zeit­punkt an der Maschine aus­dru­cken. So geht kein Aus­druck in der Ablage durch andere Kol­le­gen ver­lo­ren. Die Doku­men­ten­box kann man auch für häu­fig benö­tigte Papiere wie Schu­lungs­un­ter­la­gen, Bestell­lis­ten, Urlaubs­an­träge und vie­les mehr nut­zen. Der Vor­teil: Für den Aus­druck häu­fig genutz­ter For­mu­lare und ande­rer Schrift­stü­cke ist nicht zwin­gend ein PC erforderlich.

Dies sind nur ein paar der wich­tigs­ten Kopier- und Druck­funk­tio­nen. Den kom­plet­ten Arti­kel mit zahl­rei­chen Screen­shots und wert­vol­len Tipps zum Scan­nen gibt es hier.