Grund dafür ist die wachsende Informationsflut: Der Datenbestand in den Unternehmen hat sich allein in den vergangenen fünf Jahren verzehnfacht. Eine Trendwende ist nicht in Sicht. Einer Studie des Marktforschungsinstituts IDC zufolge soll der weltweite Datenbestand bis 2020 auf schätzungsweise 44 Zettabyte anwachsen – eine Zahl mit 21 Nullen. In diesen unvorstellbaren Datenmengen gleicht die Recherche nach der richtigen Information schnell der sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Heuhaufen.
DMS als Spürhund für Dokumente
Abhilfe schaffen hier Dokumentenmanagement-Systeme, abgekürzt: DMS. Mit ihnen stehen sämtliche Dokumente in elektronischer Form jederzeit und unternehmensweit zur Verfügung. Allerdings greift laut IDC nur jedes vierte Unternehmen auf eine entsprechende Wissensdatenbank zurück. Warum ist dies so? Schließlich überwiegen doch die Vorteile: So lässt sich ein digitales Dokument sehr viel schneller weiterverarbeiten und weiterleiten, was eine enorme Zeitersparnis mit sich bringt. Zudem werden Geschäftsabläufe zuverlässiger. Damit wird nicht nur die Motivation der Mitarbeiter, sondern auch die Zufriedenheit von Kunden, Partner und Zulieferern gesteigert.
Die Gründe warum DMS noch nicht flächendeckend in den Unternehmen eingeführt sind, sind vielschichtig. Ein Grund ist das Thema Sicherheit. Schließlich soll nicht jeder Mitarbeiter auf alle Dokumente zugreifen oder gar bearbeiten dürfen! Doch solche Bedenken sind unbegründet. Eine ausgeklügelte Rechtevergabe regelt genau, wer Zugriff auf welches Dokument erhält. So bekommt der Mitarbeiter aus dem Marketing die Personalakte seines Kollegen gar nicht erst angezeigt – auch wenn er explizit danach sucht. Der Speiseplan der Kantine ist jedoch für jedermann sichtbar, er lässt sich aber nicht ändern. Das bleibt dem Koch vorbehalten.
Einführung von DMS ist Managementthema
Eine weitere Herausforderung beim Aufsetzen eines DMS ist hingegen deutlich schwieriger zu lösen: So ist die Optimierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen ein langwieriger Prozess, bei dem es nicht nur technische Hürden zu überwinden gilt, sondern vor allem Organisatorische. So ist zur erfolgreichen Einführung eines DMS die enge Kooperation von IT mit den anderen Unternehmensbereichen unumgänglich. Doch genau diese enge Zusammenarbeit stellt laut IDC die größte Barriere da: Die Fachbereiche trauen der IT-Abteilung oftmals die Prozessoptimierung nicht immer zu.
Wie man diese Hindernisse umgehen kann, zeigt der Rhein-Kreis Neuss. Hier haben IT-Leiter Horst Weiner und sein Team ein umfassendes DMS aufgesetzt. Für ihn kommt es dabei auf das Mindset an: „Die IT muss sich um die Arbeitsabläufe, also die Prozesse in den einzelnen Organisationseinheiten hineinversetzten. Neben den IT-Kenntnissen müssen die IT-Manager die Analyse, Optimierung und Gestaltung von Arbeitsabläufen beherrschen und als Beratungsleistung anbieten. Sind die Analysen und die Optimierungsvorschläge gut, ist der Boden für eine fruchtbare Zusammenarbeit bereitet.“
Kommunikation entscheidet
Darüber hinaus ist auch die Zusammenarbeit mit externen Beratern empfehlenswert. Dieser kann als unabhängiger Vermittler zwischen IT und Fachbereichen fungieren und – dies ist noch entscheidender – die Vorteile eines DMS aufschlüsseln. Anhand von Best-Practice-Beispielen sowie konkreten Soll-Analysen kann ein Berater bereits vor der Umsetzung aufzeigen, welche Potenziale im jeweiligen Unternehmen realisiert werden können. Beim Rhein-Kreis Neuss war dies beispielsweise eine Kostenreduktion von 70.000 Euro – pro Jahr!
Das überzeugte auch die Kreisverwaltung, für die das DMS-Projekt Leuchtturm-Charakter hat, wie Horst Weiner freudig berichtet: „Wir werden von vielen Seiten angesprochen, wie wir bei der Realisierung des Projekts vorgegangen sind. Dadurch entwickeln sich interessante und neue Ideen, weil immer wieder neue Fragen gestellt werden, die bei uns noch nicht aufgetreten sind. Es ist ein interessanter Prozess des Gebens und Nehmens von Ideen und Erfahrungen. Dadurch werden wir angespornt, weiterzumachen.“
