Christian Pudzich
5. Juli 2016
Je mehr Ver­träge ein Unter­neh­men abschlie­ßen muss, desto wich­ti­ger ist ein zen­tra­les Vertragsmanagement. 

Ob Ver­trau­lich­keits- oder Geheim­hal­tungs­ver­träge, Miet­ver­träge in der Immo­bi­li­en­ver­wal­tung, Werk­ver­träge bei Dienst­leis­tern, Lizen­zen im pro­du­zie­ren­den Gewerbe oder bei Soft­ware­her­stel­lern: Die Ein­hal­tung von Fris­ten, die Über­wa­chung von Risi­ken sowie ergeb­nis- oder ereig­nis­ab­hän­gige Wie­der­vor­la­gen las­sen sich mit einem digi­ta­len Work­flow effek­ti­ver mana­gen als mit Papier­ord­nern. Für genau diese Auf­ga­ben bie­tet KYOCERA den „Work­flow Mana­ger: Digi­ta­les Vertragsmanagement”.

Klare Struk­tu­ren für elek­tro­ni­sche Vertragsakten

Vom ers­ten Ver­trags­ent­wurf bis zur Ver­trags­schlie­ßung und ‑abwick­lung unter­stützt und über­wacht der Work­flow Mana­ger alle Pro­zess­schritte. Im Work­flow Mana­ger für das elek­tro­ni­sche Ver­trags­ma­nage­ment ste­hen Vor­la­gen und Text­bau­steine zur Ver­fü­gung, mit denen sich ein Ver­trags­ent­wurf mit weni­gen Maus­klicks auf­set­zen lässt. Für jede Ver­trags­art kön­nen Sie sich Tem­pla­tes erstel­len, in die nur noch der Ver­trags­part­ner ein­zu­tra­gen ist. Für die interne und externe Abstim­mung kön­nen Sie dann alle betei­lig­ten Per­so­nen ein­bin­den, die an dem Ent­wurf oder des­sen Frei­gabe arbei­ten sol­len. Jeder Bear­bei­ter sieht in sei­nem Work­flow-Por­tal nach dem Ein­log­gen recht­zei­tig, wel­che Auf­ga­ben er wahr­zu­neh­men hat. Alle Vor­gänge, ob E‑Mails, Bil­der, Neben­ab­spra­chen und Ereig­nisse rund um den Ver­trag, lan­den auto­ma­tisch in der elek­tro­ni­schen Ver­trags­akte. Und weil alles an defi­nier­ten Spei­cher­or­ten liegt, las­sen sich selbst nach Jah­ren alle Ver­träge mit weni­gen Maus­klicks wie­der­fin­den und wei­ter bear­bei­ten. Digi­ta­ler Work­flow ver­rin­gert damit den Zeit­auf­wand bei Ver­trags­er­stel­lung und ‑manage­ment signifikant.

Digi­ta­ler Work­flow stei­gert die Effi­zi­enz im Vertragsmanagement

Für unter­schied­li­che Ver­trags­ar­ten kön­nen Sie indi­vi­du­elle Pro­zesse defi­nie­ren und fest­le­gen, wer dabei mit Berech­ti­gun­gen zu ver­se­hen und zu betei­li­gen ist. Auch nach Ver­trags­schluss geht der Work­flow wei­ter. Alle inhalt­li­chen Rege­lun­gen wie Leis­tungs- und Zah­lungs­ter­mine sowie Abrech­nun­gen las­sen sich über­wa­chen. So ent­ste­hen keine Frist­ver­säum­nisse, weil der Work­flow Mana­ger die zustän­di­gen Mit­ar­bei­ter recht­zei­tig auto­ma­tisch erin­nert. Mit dem hin­ter­leg­ten Pro­zess lässt sich die Bear­bei­tungs­zeit bei­spiels­weise eines Geheim­hal­tungs­ver­tra­ges auf ein Mini­mum redu­zie­ren. Zunächst ruft der erste Bear­bei­ter im Work­flow Mana­ger das pas­sende Tem­p­late auf, ergänzt die Daten des Ver­trags­part­ners und spei­chert das Doku­ment. Danach zieht er es per Drag & Drop in den vorab defi­nier­ten Freigabeprozess.

Der Geschäfts­füh­rer sieht dann in sei­nem Work­flow-Mana­ger-Por­tal die Auf­gabe der Frei­gabe. Selbst­ver­ständ­lich kann er in dem Word-Doku­ment noch Ände­run­gen vor­neh­men oder mit einem Kom­men­tar den Vor­gang ergän­zen. Nach der Frei­gabe sieht der nächste Bear­bei­ter, bei­spiels­weise die Assis­ten­tin der Geschäfts­lei­tung, dass sie den Ver­trag aus­dru­cken und zur Post geben muss. Nach Rück­kehr des unter­schrie­be­nen Ver­trags scannt sie ihn als PDF-Datei und sor­tiert ihn in die elek­tro­ni­sche Ver­trags­akte ein. Das Doku­ment liegt nun rechts­si­cher archi­viert und gege­be­nen­falls mit einem Ablauf­da­tum ver­se­hen im Work­flow Mana­ger Ver­trags­ma­nage­ment. Recht­zei­tig vor Ablauf des Ver­trags mel­det das Pro­gramm, dass even­tu­ell wie­der Hand­lungs­be­darf besteht.

Schnelle Imple­men­tie­rung der Basisanwendung

Der Work­flow Mana­ger ist modu­lar auf­ge­baut und eig­net sich daher für eine suk­zes­sive Ein­füh­rung in allen Abtei­lun­gen. Die Basis­an­wen­dung, quasi das Betriebs­sys­tem, wird mit einem sys­te­ma­ti­schen und stan­dar­di­sier­ten Imple­men­tie­rungs­pro­zess ein­ge­führt. Damit eta­blie­ren Sie die grund­le­gen­den Funk­tio­nen und die Orga­ni­sa­tion digi­ta­ler Work­flows wie Inde­xie­rung, Rech­te­ver­gabe und Archivierung.

Auf die­ser Grund­kon­fi­gu­ra­tion setzt dann die Anwen­dung für das digi­tale Ver­trags­ma­nage­ment auf. Mit die­ser modu­la­ren Struk­tur des Work­flow Mana­gers wird klei­nen und mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men der Ein­stieg in die Digi­ta­li­sie­rung erleich­tert. Nach der Ein­füh­rung deckt der Work­flow Mana­ger die zen­tra­len doku­men­ten­ba­sier­ten Geschäfts­vor­fälle rund um das Ver­trags­ma­nage­ment ab, die ein agi­les Unter­neh­men heute braucht.

Work­flow Mana­ger erleich­tert die Zusammenarbeit

Der Work­flow Mana­ger wurde spe­zi­ell für mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men ent­wi­ckelt, die ihre inter­nen Arbeits­pro­zesse agi­ler orga­ni­sie­ren wol­len. Das digi­tale Ver­trags­ma­nage­ment basiert auf der ein­heit­li­chen Platt­form des Work­flow Mana­gers und lässt sich rasch in bestehende IT-Sys­tem­land­schaf­ten ein­bin­den. Das Vor­ge­hen ist hier­bei von der Erst­be­ra­tung bis zur Umset­zung stan­dar­di­siert und beruht auf lang­jäh­ri­ger Erfah­rung. Durch die­ses Vor­ge­hen gelingt die Imple­men­tie­rung des KYOCERA Work­flow Mana­gers für das Ver­trags­ma­nage­ment mit einem über­schau­ba­ren Zeit­auf­wand und klar kal­ku­lier­ba­ren Kosten.

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