Ob Vertraulichkeits- oder Geheimhaltungsverträge, Mietverträge in der Immobilienverwaltung, Werkverträge bei Dienstleistern, Lizenzen im produzierenden Gewerbe oder bei Softwareherstellern: Die Einhaltung von Fristen, die Überwachung von Risiken sowie ergebnis- oder ereignisabhängige Wiedervorlagen lassen sich mit einem digitalen Workflow effektiver managen als mit Papierordnern. Für genau diese Aufgaben bietet KYOCERA den „Workflow Manager: Digitales Vertragsmanagement”.
Klare Strukturen für elektronische Vertragsakten
Vom ersten Vertragsentwurf bis zur Vertragsschließung und ‑abwicklung unterstützt und überwacht der Workflow Manager alle Prozessschritte. Im Workflow Manager für das elektronische Vertragsmanagement stehen Vorlagen und Textbausteine zur Verfügung, mit denen sich ein Vertragsentwurf mit wenigen Mausklicks aufsetzen lässt. Für jede Vertragsart können Sie sich Templates erstellen, in die nur noch der Vertragspartner einzutragen ist. Für die interne und externe Abstimmung können Sie dann alle beteiligten Personen einbinden, die an dem Entwurf oder dessen Freigabe arbeiten sollen. Jeder Bearbeiter sieht in seinem Workflow-Portal nach dem Einloggen rechtzeitig, welche Aufgaben er wahrzunehmen hat. Alle Vorgänge, ob E‑Mails, Bilder, Nebenabsprachen und Ereignisse rund um den Vertrag, landen automatisch in der elektronischen Vertragsakte. Und weil alles an definierten Speicherorten liegt, lassen sich selbst nach Jahren alle Verträge mit wenigen Mausklicks wiederfinden und weiter bearbeiten. Digitaler Workflow verringert damit den Zeitaufwand bei Vertragserstellung und ‑management signifikant.
Digitaler Workflow steigert die Effizienz im Vertragsmanagement
Für unterschiedliche Vertragsarten können Sie individuelle Prozesse definieren und festlegen, wer dabei mit Berechtigungen zu versehen und zu beteiligen ist. Auch nach Vertragsschluss geht der Workflow weiter. Alle inhaltlichen Regelungen wie Leistungs- und Zahlungstermine sowie Abrechnungen lassen sich überwachen. So entstehen keine Fristversäumnisse, weil der Workflow Manager die zuständigen Mitarbeiter rechtzeitig automatisch erinnert. Mit dem hinterlegten Prozess lässt sich die Bearbeitungszeit beispielsweise eines Geheimhaltungsvertrages auf ein Minimum reduzieren. Zunächst ruft der erste Bearbeiter im Workflow Manager das passende Template auf, ergänzt die Daten des Vertragspartners und speichert das Dokument. Danach zieht er es per Drag & Drop in den vorab definierten Freigabeprozess.
Der Geschäftsführer sieht dann in seinem Workflow-Manager-Portal die Aufgabe der Freigabe. Selbstverständlich kann er in dem Word-Dokument noch Änderungen vornehmen oder mit einem Kommentar den Vorgang ergänzen. Nach der Freigabe sieht der nächste Bearbeiter, beispielsweise die Assistentin der Geschäftsleitung, dass sie den Vertrag ausdrucken und zur Post geben muss. Nach Rückkehr des unterschriebenen Vertrags scannt sie ihn als PDF-Datei und sortiert ihn in die elektronische Vertragsakte ein. Das Dokument liegt nun rechtssicher archiviert und gegebenenfalls mit einem Ablaufdatum versehen im Workflow Manager Vertragsmanagement. Rechtzeitig vor Ablauf des Vertrags meldet das Programm, dass eventuell wieder Handlungsbedarf besteht.
Schnelle Implementierung der Basisanwendung
Der Workflow Manager ist modular aufgebaut und eignet sich daher für eine sukzessive Einführung in allen Abteilungen. Die Basisanwendung, quasi das Betriebssystem, wird mit einem systematischen und standardisierten Implementierungsprozess eingeführt. Damit etablieren Sie die grundlegenden Funktionen und die Organisation digitaler Workflows wie Indexierung, Rechtevergabe und Archivierung.
Auf dieser Grundkonfiguration setzt dann die Anwendung für das digitale Vertragsmanagement auf. Mit dieser modularen Struktur des Workflow Managers wird kleinen und mittelständischen Unternehmen der Einstieg in die Digitalisierung erleichtert. Nach der Einführung deckt der Workflow Manager die zentralen dokumentenbasierten Geschäftsvorfälle rund um das Vertragsmanagement ab, die ein agiles Unternehmen heute braucht.
Workflow Manager erleichtert die Zusammenarbeit
Der Workflow Manager wurde speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt, die ihre internen Arbeitsprozesse agiler organisieren wollen. Das digitale Vertragsmanagement basiert auf der einheitlichen Plattform des Workflow Managers und lässt sich rasch in bestehende IT-Systemlandschaften einbinden. Das Vorgehen ist hierbei von der Erstberatung bis zur Umsetzung standardisiert und beruht auf langjähriger Erfahrung. Durch dieses Vorgehen gelingt die Implementierung des KYOCERA Workflow Managers für das Vertragsmanagement mit einem überschaubaren Zeitaufwand und klar kalkulierbaren Kosten.
