Mat­thias Kraus ist Rese­arch Ana­lyst beim inter­na­tio­na­len Markt­for­schungs- und Bera­tungs­un­ter­neh­men IDC. Im Gespräch mit smart. KYOCERA busi­ness blog erläu­tert der Experte, wie sich die Rolle der Unter­neh­mens-IT in den kom­men­den Jah­ren ver­än­dert, wel­chen Her­aus­for­de­run­gen sich Ver­ant­wort­li­che in die­sem Bereich stel­len müs­sen und wel­che Rolle das Doku­men­ten­ma­nage­ment dabei spielt.

Herr Kraus, laut einer von IDC durch­ge­führ­ten Stu­die arbei­ten bereits heute durch­schnitt­lich 54 Pro­zent der Beleg­schaft in den deut­schen Unter­neh­men zumin­dest hin und wie­der mobil. Spie­len Dru­cker und Kopie­rer in einer sol­chen mobi­len Arbeits­welt über­haupt noch eine Rolle?

Mat­thias Kraus: Auch in einer mobi­len Arbeits­welt kön­nen oder wol­len User nicht alle Infor­ma­tio­nen aus­schließ­lich digi­tal ver­ar­bei­ten. Ein Bei­spiel ist ein Ver­triebs­mit­ar­bei­ter, der beim Kun­den vor Ort ist und einen Ver­trag oder eine Bestel­lung aus­druckt – etwa aus gesetz­li­chen Grün­den oder weil der Kunde ein unter­schrie­be­nes Exem­plar in Papier­form aus­ge­hän­digt haben möchte. Ins­be­son­dere bei Füh­rungs­kräf­ten, Bera­tern, Ver­triebs- oder Ser­vice­mit­ar­bei­tern, die oft unter­wegs sind, besteht immer wie­der Bedarf, Doku­mente aus­zu­dru­cken. Es spielt dabei keine Rolle, ob sich der Mit­ar­bei­ter in der Nie­der­las­sung der eige­nen Firma, beim Kun­den, am Flug­ha­fen oder Bahn­hof, im Hotel oder – nicht zu ver­ges­sen – im Home Office auf­hält. Mobi­les Dru­cken, also die Mög­lich­keit, Doku­mente von jedem mobi­len End­ge­rät an jedem zur Ver­fü­gung ste­hen­den Druck­sys­tem auf Papier brin­gen zu kön­nen, wird des­halb auch in der IDC-Befra­gung „Print Manage­ment & Docu­ment Solu­ti­ons 2012“ von deut­schen Unter­neh­men als wich­ti­ger Trend gewertet.

smart: Ohne gedruckte Doku­mente geht es also auch in Zukunft nicht?

Kraus: Auch in der neuen, mobi­len Arbeits­welt wird es wei­ter­hin Doku­mente geben, die User aus­dru­cken oder Unter­neh­men als gedruckte Vari­ante zur Ver­fü­gung stel­len. Die Hap­tik etwa spielt bei beson­ders hoch­wer­ti­gen Doku­men­ten immer noch eine ent­schei­dende Rolle. Aller­dings wird es mehr um die Pro­zesse als um die dahin­ter­ste­hende Hard­ware gehen. So wird die Bear­bei­tung und Wei­ter­lei­tung von Doku­men­ten, d.h. die Opti­mie­rung und Straf­fung von Doku­men­ten­ma­nage­ment­pro­zes­sen sowie die Inte­gra­tion in bestehende Netz­werke und Arbeits­um­ge­bun­gen, eine zuneh­mend wich­tige Rolle spielen.

smart: Inwie­fern ver­än­dern die moder­nen und glo­ba­len Arbeits­welt­sze­na­rien die Rolle der IT?

Kraus: Die Her­aus­for­de­run­gen im Zusam­men­hang mit einer glo­ba­len und mobi­len Arbeits­welt ver­än­dern auch die Rolle der IT in den kom­men­den Jah­ren ent­schei­dend. So ste­hen 51 Pro­zent der im Rah­men unse­rer Unter­su­chung befrag­ten Unter­neh­men vor der Auf­gabe, deut­lich fle­xi­bler als in der Ver­gan­gen­heit auf neue Anfor­de­run­gen, wie etwa kon­junk­tu­relle Schwan­kun­gen oder orga­ni­sa­to­ri­sche Ver­än­de­run­gen, zu reagie­ren. Dezen­trale Arbeits­grup­pen und glo­bale Pro­jekt­teams sowie die wach­sende Zahl an Free­lan­cern for­dern des­halb eine hohe Agi­li­tät und Dienst­leis­tungs­men­ta­li­tät in den IT-Abtei­lun­gen. Es geht darum, mög­lichst schnell auf neue Nach­fra­gen der Fach­be­rei­che reagie­ren zu kön­nen. Durch The­men wie Social Media, Cloud Com­pu­ting und mobile End­ge­räte spricht IDC heute von der drit­ten IT-Platt­form. Diese Trends bie­ten dem Kun­den unge­ahnte Frei­hei­ten und stel­len die Unter­neh­men vor neue Wett­be­werbs­mög­lich­kei­ten. Um von die­sen Chan­cen pro­fi­tie­ren zu kön­nen, muss der CIO noch stär­ker als bis­her in die Unter­neh­mens­ent­schei­dun­gen und Stra­te­gien ein­ge­bun­den sein, damit die IT die Fach­be­rei­che bes­ser unter­stüt­zen kann.

smart: Wie hoch schät­zen Sie das Opti­mie­rungs­po­ten­zial ein, das über ein effi­zi­en­tes Doku­men­ten­ma­nage­ment erreicht wer­den kann?

Kraus: Allein mit Print Manage­ment kön­nen Druck­kos­ten um bis zu 40 Pro­zent gesenkt wer­den – und das bei ver­bes­ser­ter Qua­li­tät und gleich­zei­ti­ger Stei­ge­rung der Ver­füg­bar­keit. Im Bereich Docu­ment Solu­ti­ons ver­steckt sich ein noch grö­ße­res Ein­spar­po­ten­zial, denn die Anschaf­fungs­kos­ten und der Betrieb stel­len nur einen gerin­gen Teil der Gesamt­kos­ten dar. Ent­schei­dend ist, dass die Unter­neh­men auch die ver­steck­ten Kos­ten und die Aus­wir­kun­gen auf Effi­zi­enz, Geschäfts­pro­zesse und Unter­neh­mens­er­folg in die Betrach­tung ein­be­zie­hen. Der Ein­satz von Docu­ment Solu­ti­ons ver­setzt die IT-Abtei­lun­gen in die Lage, die ein­zel­nen Fach­be­rei­che und deren betrieb­li­che Abläufe bes­ser zu unter­stüt­zen, denn auto­ma­ti­sierte Pro­zesse ermög­li­chen schnel­lere Durch­lauf­zei­ten und zuver­läs­si­gere Geschäfts­pro­zesse. Dies führt dann zum eigent­li­chen Nut­zen, näm­lich einer höhe­ren Pro­duk­ti­vi­tät der Fach­ab­tei­lun­gen und zu mehr Kun­den­zu­frie­den­heit. Eine Viel­zahl von betrieb­li­chen Pro­zes­sen bie­tet dabei Poten­zial für Ver­bes­se­run­gen. Letzt­lich hängt die Aus­wahl geeig­ne­ter Pro­zesse aber von der indi­vi­du­el­len Unter­neh­mens­si­tua­tion, den Zie­len und dem vor­han­de­nen Bud­get ab.

Wie sieht im Bereich Docu­ment Solu­ti­ons das Inves­ti­ti­ons­ver­hal­ten in den nächs­ten 24 Mona­ten aus?

Kraus: Die befrag­ten Fir­men und Orga­ni­sa­tio­nen wol­len das Gesamt­po­ten­zial von Docu­ment Solu­ti­ons aus­schöp­fen – so plant ein Groß­teil vor allem Maß­nah­men zur Auto­ma­ti­sie­rung von doku­men­ten­in­ten­si­ven Geschäfts­pro­zes­sen. Hierzu zäh­len Enter­prise Con­tent Manage­ment (ECM)-Systeme, Soft­ware und Ser­vices zur Digi­ta­li­sie­rung und auto­ma­ti­schen Ver­tei­lung und Enter­prise In-/Out­put- Sys­teme zur auto­ma­ti­schen Erstel­lung von Doku­men­ten aus Firmenanwendungen

Ihre aktu­elle Befra­gung zeigt, dass Doku­men­ten­ma­nage­ment bei den IT-Abtei­lun­gen ins­be­son­dere im Mit­tel­stand zuneh­mend an Bedeu­tung gewinnt. Was sind hier aus Ihrer Sicht die Gründe?

Kraus: Mit­tel­stän­di­sche Betriebe und Fami­li­en­un­ter­neh­men ste­hen zahl­rei­chen neuen Her­aus­for­de­run­gen gegen­über: Die zuneh­mende Inter­na­tio­na­li­sie­rung, immer schnel­lere Pro­dukt- und Inno­va­ti­ons­zy­klen, extreme kon­junk­tu­relle Schwan­kun­gen – um nur einige der wich­tigs­ten zu nen­nen. Mit­tel­stän­di­sche Betriebe suchen des­halb nach neuen Lösun­gen, um ihre Geschäfts­pro­zesse zu opti­mie­ren und diese beson­ders effi­zi­ent und schlank zu gestal­ten. In Bezug auf das Thema Doku­men­ten­ma­nage­ment haben sie offen­bar erkannt, dass hier ein hohes Ein­spar­po­ten­zial liegt.

smart: Herr Kraus, vie­len Dank für das Gespräch.