Pro­jekt­re­por­tage: St. Bern­ward Kran­ken­haus setzt auf netz­werk­ba­sier­tes Gerätemanagement

Die Her­aus­for­de­run­gen, mit denen das St. Bern­ward Kran­ken­haus in Hil­des­heim zu kämp­fen hatte, dürf­ten vie­len Kran­ken­häu­sern und Unter­neh­men bekannt sein: Die bestehende Dru­cker- und Kopie­rer­flotte war hete­ro­gen gewach­sen, sprich es gab ver­schie­dene Modelle von unter­schied­li­chen Her­stel­lern. Ent­spre­chend groß war der admi­nis­tra­tive Auf­wand, um die Sys­teme zu war­ten bzw. den Sup­port sicher­zu­stel­len. Da es über­dies an einem zen­tra­len Erfas­sungs­tool man­gelte, war der Papier- und Toner­ver­brauch nicht ein­deu­tig nach­zu­voll­zie­hen. Dies resul­tierte wie­derum in zu hohen Druck­kos­ten sowie hohen Lager­kos­ten und ‑kapa­zi­tä­ten für die Tonerbevorratung.

EDV-Lei­ter Andreas Wei­din­ger wandte sich daher an die Exper­ten des KYOCERA-Part­ners bueroboss.de/schrader. „Neben der Gerä­te­ty­pen­kon­so­li­die­rung und dem Betrieb in einer kom­ple­xen hybri­den IT-Sys­tem­um­ge­bung mit star­ker Vir­tua­li­sie­rungs­ten­denz stand in unse­rem Haus beson­ders die Pro­zess­ver­schlan­kung rund um den Druck- und Kopier­be­trieb im Fokus“, fasst Wei­din­ger das Anfor­de­rungs­pro­fil an eine neue Sys­tem­in­fra­struk­tur zusam­men. Gemein­sam mit bueroboss.de/schrader ent­wi­ckelte man daher ein Opti­mie­rungs­kon­zept, das die Ver­ein­heit­li­chung und Kon­so­li­die­rung der Flotte zum Ziel hatte.

Um einen Über­blick über die anfal­len­den Druck­kos­ten auf­zu­stel­len, ent­schied man sich für eine Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösung von KYOCERA: Die Soft­ware bie­tet Zugriff auf sämt­li­che rele­van­ten Infor­ma­tio­nen über den Ein­satz der Dru­cker, Kopie­rer und Mul­ti­funk­ti­ons­ge­räte: Neben dem Aus­le­sen der Zäh­ler­stände, einer Ana­lyse der Gerä­te­aus­las­tung sowie der Über­wa­chung des Gerä­te­sta­tus mel­det sie ber­dies Stö­run­gen und nied­ri­gen Toner­stand per E‑Mail. Auch eine Abrech­nungs­funk­tion sowie Kon­ten­ver­wal­tung ist inkludiert.

Druck­kos­ten um 20 Pro­zent gesenkt

Um die Kos­ten für die Toner­be­vor­ra­tung zu sen­ken, setzte man ein indi­vi­du­ell zuge­schnit­te­nes Ser­vice­kon­zept im St. Bern­ward Kran­ken­haus um. Durch kon­se­quen­tes, netz­werk­ba­sier­tes Manage­ment ist es gelun­gen, die Ver­brauchs­ma­te­rial-Logis­tik über den Ser­vice­part­ner zu auto­ma­ti­sie­ren und das Sup­port­auf­kom­men erheb­lich zu mini­mie­ren. Gebun­dene Kos­ten und Flä­chen durch dezen­trale Ver­brauchs­ma­te­rial-Lager wur­den voll­stän­dig abge­baut“, fasst EDV-Lei­ter Wei­din­ger zusammen.

Ins­ge­samt konn­ten die Druck­kos­ten im St. Bern­ward Kran­ken­haus um 20 Pro­zent gesenkt wer­den. Durch das Ser­vice­kon­zept inklu­sive Toner­ver­sor­gung bis an den Stell­platz der Sys­teme wurde zudem die EDV-Abtei­lung um bis zu acht Arbeits­stun­den pro Woche ent­las­tet. Ent­spre­chend zufrie­den zeigt sich Andreas Wei­din­ger mit dem Ergeb­nis der Kon­so­li­die­rung: „Durch zen­tra­li­sierte Auf­zeich­nung von Zäh­ler­stän­den und Gerä­te­sta­tus  ist die Druck­si­tua­tion jetzt tages­ak­tu­ell, trans­pa­rent und steu­er­bar gewor­den. Die Abwick­lung und der Ser­vice des Part­ners stimm­ten von Anfang an und haben opti­mal zum Pro­jekt­er­folg beigetragen.“