Manfred Klöppel
15. März 2023

Der Umstieg auf ein digi­ta­les Archiv bie­tet Unter­neh­men zahl­rei­che Vor­teile: Wie wir Sie dabei unter­stüt­zen, Ihre Akten­ord­ner in durch­such­bare, digi­tale Infor­ma­tio­nen zu ver­wan­deln, ver­ra­ten wir in die­sem Blog-Beitrag.

Akten, Rech­nun­gen, Pro­jekt­un­ter­la­gen, Kor­re­spon­den­zen: In vie­len Unter­neh­men schlum­mert nach wie vor noch viel Wis­sen zwi­schen zwei Akten­de­ckeln. Das Pro­blem: Diese Infor­ma­tio­nen sind in einem ana­lo­gen Archiv nur sehr schwer oder womög­lich gar nicht mehr zugäng­lich. Kein Wun­der, dass Büro­an­ge­stellte täg­lich bis zu zwei Stun­den mit der Suche und Ver­wal­tung von Doku­men­ten verbringen.

Was ist ein digi­ta­les Archiv?

Diese Zeit lässt sich leicht ein­spa­ren. Das Glei­che gilt für den Platz, den ein ana­lo­ges Archiv ein­nimmt: Die Lösung liegt – wie so oft – in der Digi­ta­li­sie­rung. Digi­tale Archive sind meist web­ba­siert, kön­nen aber auch auf loka­len Daten­trä­gern rea­li­siert werden.

Ziel ist es, digi­tale Daten, die nicht mehr unmit­tel­bar benö­tigt wer­den, aber wei­ter­hin von Bedeu­tung sind, abzu­le­gen. Hier­für eig­nen sich ins­be­son­dere digi­tale Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme. Hier wer­den die Unter­la­gen inklu­sive Meta­da­ten gespei­chert und kön­nen von berech­tig­ten Mit­ar­bei­ten­den schnell und unkom­pli­ziert durch­sucht werden.

Akten-Digi­ta­li­sie­rung als wich­ti­ger Schritt

Ist die Ent­schei­dung für ein digi­ta­les Archiv gefal­len, stellt sich die Frage: Was pas­siert mit dem alten Akten­be­stand? Wie las­sen sich Akten digi­ta­li­sie­ren und in ein geeig­ne­tes Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem überführen?

Hier unter­stützt Kyocera mit der Dienst­leis­tung Kyocera Scan Ser­vices – Akten­ar­chi­vie­rung. Wie das genau funk­tio­niert, ver­rät Experte Chris­to­pher Scha­berl in die­sem Video.

Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.

Mehr Informationen

Vor­teile von Kyocera Scan Ser­vices – Aktenarchivierung

Mit Kyocera Scan Ser­vices kön­nen Unter­neh­men ihre Akten­ord­ner mit Doku­men­ten bis zum A3-For­mat digi­ta­li­sie­ren. Die Exper­ten kon­trol­lie­ren die Ori­gi­nale und berei­ten sie ent­spre­chend auf. Anschlie­ßend erfolgt der Scan. So kön­nen Unter­neh­men bei der Auf­be­wah­rung von Infor­ma­tio­nen deut­lich an Platz und Bud­get spa­ren – und Fle­xi­bi­li­tät gewinnen.

Sie möch­ten mehr über die Mög­lich­kei­ten des digi­ta­len Archivs erfah­ren? Dann ver­ein­ba­ren Sie gleich ein unver­bind­li­ches Bera­tungs­ge­spräch.

E‑Rechnung – bis­her Kür, ab 2025 Pflicht für Unternehmen

E‑Rechnung – bis­her Kür, ab 2025 Pflicht für Unternehmen

Bist du schon auf die E-Rechnung vorbereitet? Im März 2024 wurden die neuen Regelungen zur elektronischen Rechnung im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossen, die am 1. Januar 2025 für alle Unternehmen wirksam werden. Das neue E-Rechnungsgesetz übersetzt die...

Unsere ECO­SYS-Sys­teme machen den Unterschied

Unsere ECO­SYS-Sys­teme machen den Unterschied

Effizienter, sicherer und nachhaltiger denn je!Die jüngste ECOSYS -Modellreihe von Kyocera besteht aus fünf A4-Schwarz/Weiß-Systemen, drei Multifunktionssystemen und zwei Druckern. Die Systeme basieren auf der ECOSYS-Technologie und sind noch effizienter, nachhaltiger...

Kyocera-Sys­teme und Ori­gi­nal­to­ner – per­fek­tes Duo

Kyocera-Sys­teme und Ori­gi­nal­to­ner – per­fek­tes Duo

Vielleicht ist es dir auch schon aufgefallen: Auf dem Markt gibt es zahlreiche angeblich kompatible Ersatzoptionen für Kyocera Originaltoner auf dem Markt, die zwar günstig, aber minderwertig sind. Die qualitativ schlechte Billigware weist, auf den ersten Blick und...

Newsletter Anmeldung

Bleiben Sie immer auf dem Laufenden mit unserem Newsletter!

Kategorien