Der Umstieg auf ein digitales Archiv bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile: Wie wir Sie dabei unterstützen, Ihre Aktenordner in durchsuchbare, digitale Informationen zu verwandeln, verraten wir in diesem Blog-Beitrag.
Akten, Rechnungen, Projektunterlagen, Korrespondenzen: In vielen Unternehmen schlummert nach wie vor noch viel Wissen zwischen zwei Aktendeckeln. Das Problem: Diese Informationen sind in einem analogen Archiv nur sehr schwer oder womöglich gar nicht mehr zugänglich. Kein Wunder, dass Büroangestellte täglich bis zu zwei Stunden mit der Suche und Verwaltung von Dokumenten verbringen.
Was ist ein digitales Archiv?
Diese Zeit lässt sich leicht einsparen. Das Gleiche gilt für den Platz, den ein analoges Archiv einnimmt: Die Lösung liegt – wie so oft – in der Digitalisierung. Digitale Archive sind meist webbasiert, können aber auch auf lokalen Datenträgern realisiert werden.
Ziel ist es, digitale Daten, die nicht mehr unmittelbar benötigt werden, aber weiterhin von Bedeutung sind, abzulegen. Hierfür eignen sich insbesondere digitale Dokumentenmanagement-Systeme. Hier werden die Unterlagen inklusive Metadaten gespeichert und können von berechtigten Mitarbeitenden schnell und unkompliziert durchsucht werden.
Akten-Digitalisierung als wichtiger Schritt
Ist die Entscheidung für ein digitales Archiv gefallen, stellt sich die Frage: Was passiert mit dem alten Aktenbestand? Wie lassen sich Akten digitalisieren und in ein geeignetes Dokumentenmanagement-System überführen?
Hier unterstützt Kyocera mit der Dienstleistung Kyocera Scan Services – Aktenarchivierung. Wie das genau funktioniert, verrät Experte Christopher Schaberl in diesem Video.
Vorteile von Kyocera Scan Services – Aktenarchivierung
Mit Kyocera Scan Services können Unternehmen ihre Aktenordner mit Dokumenten bis zum A3-Format digitalisieren. Die Experten kontrollieren die Originale und bereiten sie entsprechend auf. Anschließend erfolgt der Scan. So können Unternehmen bei der Aufbewahrung von Informationen deutlich an Platz und Budget sparen – und Flexibilität gewinnen.
Sie möchten mehr über die Möglichkeiten des digitalen Archivs erfahren? Dann vereinbaren Sie gleich ein unverbindliches Beratungsgespräch.