So opti­mie­ren Sie Ihre Scan­work­flows für eine elek­tro­ni­sche Archivierung

15. Februar 2017
Wie müs­sen elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen gespei­chert wer­den? Was muss ich beim Scan­nen von Ori­gi­na­len beach­ten? Darf ich nach dem Scan­nen Papier-Ori­gi­nale ein­fach ver­nich­ten? Der Bei­trag ver­rät, wor­auf es bei der elek­tro­ni­schen Archi­vie­rung ankommt.

Begin­nend mit dem ers­ten Papp-Bil­der­buch gibt es auch im 21. Jahr­hun­dert kaum ein Kind, das trotz Vor­marsch von Tablet & Co. papier­los auf­wächst. Zei­tun­gen, Zeit­schrif­ten, Romane und Lehr­bü­cher – sie beglei­ten uns meist das ganze Leben lang. Immer wie­der begeg­nen wir Pro­duk­ten aus Papier.

Das zumeist posi­tive Ver­hält­nis der einst aus der Papy­rus­staude gewon­ne­nen Faser ver­geht uns nur dann, wenn wir in Papier­ber­gen zu ertrin­ken dro­hen. Das geschieht haupt­säch­lich im Büro­um­feld und hängt im Regel­fall damit zusam­men, dass es in Sachen Ablage irgendwo hakt. Ganz beson­ders dann, wenn man selb­stän­dig ist oder als Mit­ar­bei­ter eines Unter­neh­mens dazu ver­don­nert ist, Rech­nun­gen, Geschäfts­briefe und viele andere Schrift­stü­cke zu archi­vie­ren, kann die Liebe zum Papier schnell getrübt sein.

Klar ist: Ana­loge Doku­mente neh­men ab einer gewis­sen Menge reich­lich Platz weg. Natür­lich gibt es Gegen­mit­tel, die den dro­hen­den Unter­gang im Papier-Ozean ver­hin­dern. Meis­tens hilft uns heute – aus­ge­spro­chen güns­ti­ger – Spei­cher­platz auf vor Ort vor­han­de­nen oder vir­tu­el­len Fest­plat­ten dabei. Prak­tisch ist das ins­be­son­dere dann, wenn uns Doku­mente – wie etwa Rech­nun­gen oder Lie­fer­scheine – gar nicht mehr in Papier­form errei­chen, son­dern direkt digi­tal ver­sen­det wer­den. Diese kön­nen wir dann unmit­tel­bar digi­tal archi­vie­ren. Sind wir kein Klein­un­ter­neh­mer, des­sen jähr­lich anfal­lende Doku­men­ten­an­zahl mit blo­ßem Auge über­schau­bar ist, führt dann frei­lich meist kein Weg an einer smar­ten Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösung (DMS) vor­bei.

Papier muss nicht Papier bleiben

Ent­ge­gen der weit ver­brei­te­ten Mei­nung, dass Ämter und Behör­den immer noch den Papier­weg bevor­zu­gen, unter­stüt­zen uns heute die meis­ten Ver­wal­tun­gen dabei, Doku­mente digi­tal zu archi­vie­ren. Bereits seit Jah­res­an­fang 2015 sind die aktua­li­sier­ten „Grund­sätze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff” (GoBD) in Kraft getre­ten. Hier ist gere­gelt, was wir digi­tal auf­be­wah­ren dür­fen – und WIE wir es so auf­be­wah­ren, dass man man­che Papier­be­lege nach dem Ein­scan­nen sogar weg­wer­fen kann. Deut­sche Gründ­lich­keit wird selbst­re­dend vor­aus­ge­setzt: Unsere Behör­den erwar­ten einen stan­dar­di­sier­ten und gut doku­men­tier­ten Archi­vie­rungs-Pro­zess. Es gilt sicher­zu­stel­len, das die digi­ta­li­sier­ten Doku­mente nach den gesetz­li­chen Vor­ga­ben rechts­si­cher sind. Nur so haben digi­tale Doku­mente im Streit­fall die­selbe Beweis­kraft wie ein Papierbeleg.

Was muss ich beim Scan­nen von Ori­gi­na­len beachten?

Wer Doku­mente rich­tig scan­nen möchte, sollte unbe­dingt auf eine kor­rekte Posi­tio­nie­rung der Schrift­stü­cke im Scan­ner ach­ten, was sich im Regel­fall anhand von ent­spre­chen­den Mar­kie­run­gen erken­nen lässt. Wei­ter­hin sollte die Auf­la­ge­flä­che des Scan­ners immer wie­der ein­mal mit pas­sen­den Rei­ni­gungs­pro­duk­ten gesäu­bert wer­den. Ist ein Doku­ment wegen eines ver­schmutz­ten oder beschä­dig­ten Scan­ners nicht les­bar, sind Behör­den meist gna­den­los – das Schrift­stück wird nicht aner­kannt. Bei der ein­ge­setz­ten Scan-Soft­ware soll­ten sie stets dar­auf ach­ten, dass die­ses genutzte Pro­gramm hun­dert­pro­zen­tig kom­pa­ti­bel mit der ein­ge­setz­ten Hard­ware ist.

Wer Papier­do­ku­mente regel­mä­ßig in gro­ßer Anzahl digi­ta­li­sie­ren – sprich: scan­nen – muss, wird mit einem nur manu­ell nutz­ba­ren Flach­bett-Scan­ner nicht glück­lich. Um dem Traum vom papier­lo­sen Büro mög­lichst nahe zu kom­men, ist die Anschaf­fung eines hoch­wer­ti­gen und schnel­len Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tems von­nö­ten, der auch mit unge­wöhn­li­chen Doku­men­ten­for­ma­ten wie etwa Kas­sen­zet­teln keine Schwie­rig­kei­ten hat. Pro Minute soll­ten 25 bis 50 Papier­sei­ten gescannt wer­den können.

Der Weg ins digi­tale Archiv führt über eine intel­li­gente Dokumentenerfassung.

Ein leis­tungs­star­ker Doku­men­ten­scan­ner sollte über ADF- DADF- oder RADF-Funk­tio­na­li­tät ver­fü­gen, einen auto­ma­ti­schen Doku­men­ten­wechs­ler. Not­wen­dig ist das, damit der Nut­zer nicht jedes Doku­ment ein­zeln ein­scan­nen muss. Mit­tels ADF (Auto­ma­tic Docu­ment Fee­der) kön­nen Sie einen gan­zen Sta­pel Doku­mente in den Scan­ner ein­le­gen. Die­ser zieht sich dann ein­zelne Blät­ter, führt diese über den Scan­ner und legt sie in einem zwei­ten Schacht wie­der ab. Die meis­ten Geräte neh­men 30 bis 75 Blatt auf. Dabei müs­sen die Blät­ter bei Pro­fi­mo­del­len nicht etwa nach Größe geord­net sein. Gute Mul­ti­funk­ti­ons­sys­teme sind aus­ge­stat­tet mit einer Bild­zu­schneide-Funk­tion, die auto­ma­tisch ver­schie­den große Vor­la­gen erkennt und ablegt. Auch anein­an­der­hän­gende Dop­pel­blät­ter und Leer­sei­ten wer­den von Pro­fi­mo­del­len erkannt. Das gescannte Doku­ment sollte auch auto­ma­tisch gerade aus­ge­rich­tet werden.

Da gerade Behör­den­schrei­ben oft beid­sei­tig bedruckt sind, erleich­tert ein Doku­men­ten­scan­ner mit DADF oder RADF die Archi­vie­rung noch effi­zi­en­ter: Ist ein DADF (Duplex Auto­ma­tic Doku­ment Fee­der) vor­han­den, arbei­ten zwei Scan­ein­hei­ten par­al­lel. Vor­der- und Rück­seite eines Papier­do­ku­ments kön­nen gleich­zei­tig digi­ta­li­siert wer­den. Gewis­ser­ma­ßen die „Light-Ver­sion” ist der Scan­ner mit RADF, bei dem die Vor­lage nach dem Scan­nen gedreht wird und so auch die Rück­seite erfasst wer­den kann.

Mitt­ler­weile wei­chen die ein­sei­ti­gen Vor­la­gen­wechs­ler dem beid­sei­ti­gen Ein­zug. Immer mehr Doku­men­ten­scan­ner arbei­ten mit einem soge­nann­ten DADF (Duplex Auto­ma­tic Doku­ment Fee­der). Zu unter­schei­den ist die Funk­tion DADF, bei der zwei Scan­ein­hei­ten in einem Durch­lauf ent­ste­hen, und dem RADF, bei dem die Vor­lage nach dem Scan­nen gedreht wird und so auch die Rück­seite erfasst wer­den kann.

Darf ich nach dem Scan­nen Ori­gi­nale vernichten?

Theo­re­tisch ist das bei vie­len Doku­men­ten, die im Geschäfts­all­tag anfal­len, durch­aus mög­lich, ohne mit dem Gesetz in Kon­flikt zu gera­ten. Aber: Was wirk­lich in den Akten­ver­nich­ter oder ein­fach zum Alt­pa­pier­con­tai­ner darf, ist hier­zu­lande ganz genau und ganz schön streng gere­gelt. Das gilt ins­be­son­dere für alle Doku­mente, die aus Sicht des Staa­tes Steu­er­do­ku­mente sind. Der Steu­er­prü­fer ver­steht im Zwei­fels­fall kei­nen Spaß, wenn ein Rech­nungs­be­leg oder ein Kon­to­aus­zug nicht les­bar ist.

So muss vor dem Ver­nich­ten von Papier­do­ku­men­ten das Ver­fah­ren doku­men­tiert wer­den, wer/wann/was an Papier­do­ku­men­ten erfas­sen, archi­vie­ren und ver­nich­ten darf. Kon­kret muss der Steu­er­pflich­tige für die Mit­ar­bei­ter sei­nes Unter­neh­mens eine klare Orga­ni­sa­ti­ons­an­wei­sung erstel­len, die unter ande­rem fol­gen­des ent­hält: Wer darf scan­nen? Zu wel­chem Zeit­punkt wird gescannt (z. B. beim Post­ein­gang, wäh­rend oder nach Abschluss der Vor­gangs­be­ar­bei­tung)? Wel­ches Schrift­gut wird gescannt?

Wie erfolgt die Qua­li­täts­kon­trolle auf Les­bar­keit und Voll­stän­dig­keit? Wie wer­den Feh­ler pro­to­kol­liert? Sind alle Anfor­de­run­gen zur Archi­vie­rung beant­wor­tet, gibt das Finanz­amt grü­nes Licht: Nach dem Ein­scan­nen dür­fen Papier­do­ku­mente ver­nich­tet wer­den! Dies gilt frei­lich nicht, wenn sie nach außer­steu­er­li­chen oder steu­er­li­chen Vor­schrif­ten im Ori­gi­nal auf­zu­be­wah­ren sind. Wer­den Papier­do­ku­mente nach der Digi­ta­li­sie­rung vor­sichts­hal­ber nicht ent­sorgt, son­dern wei­ter auf­be­wahrt, dür­fen sie nicht ver­än­dert wer­den. Bei jeder Ver­än­de­rung muss ein neues, digi­ta­les Doku­ment erzeugt werden.

Klingt kom­pli­ziert? Zumin­dest für Kleinst­un­ter­neh­men könnte sich der Auf­wand, den die Behör­den hier for­dern, als zu hoch erwei­sen. Fal­len – etwa bei Frei­be­ruf­lern – pro Jahr ledig­lich ein, zwei Steu­er­ord­ner an, sollte der Umstieg auf die digi­tale Archi­vie­rung zumin­dest hin­ter­fragt werden.

Wie müs­sen elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen gespei­chert werden?

Digi­tal erstellte Rech­nun­gen set­zen sich immer wei­ter durch. Mög­lich wurde dies durch das Steu­er­ver­ein­fa­chungs­ge­setz aus dem Jahr 2011. Seit­dem ist etwa das Vor­han­den­sein einer qua­li­fi­zier­ten elek­tro­ni­schen Signa­tur oder die Anbin­dung an das EDI-Ver­fah­ren (Elec­tro­nic Data Inter­ch­ange) nicht mehr zwin­gend not­wen­dig. Dadurch kön­nen auch Klein­un­ter­neh­men pro­blem­los digi­tale Rech­nun­gen – etwa als PDF-Doku­ment – erstel­len. Damit elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen vom Finanz­amt aner­kannt wer­den und die Vor­steuer gel­tend gemacht wer­den kann, soll­ten jedoch einige recht­li­che Vor­aus­set­zun­gen beach­tet werden.

So muss der Rech­nungs­emp­fän­ger stets der elek­tro­ni­schen Über­mitt­lung zustim­men. Diese Zustim­mung kann expli­zit ein­ge­holt wer­den, oder sie erfolgt still­schwei­gend, indem der Kunde die elek­tro­nisch erstellte Rech­nung ein­fach bezahlt. Auch in einem elek­tro­ni­schen Doku­ment muss die Iden­ti­tät des Rech­nungs­aus­stel­lers ein­deu­tig und sicher sein. Das Rech­nungs­do­ku­ment darf also nicht belie­big ver­än­der­bar sein. Zudem muss eine elek­tro­ni­sche Rech­nung mit aktu­el­len elek­tro­ni­schen Medien gele­sen wer­den können.

Genau wie bei der Papier-Archi­vie­rung muss sicher­ge­stellt sein, dass die Rech­nung min­des­tens zehn Jahre lang ohne grö­ße­ren Auf­wand gele­sen und aus­ge­wer­tet wer­den kann. Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen müs­sen digi­tal in dem For­mat archi­viert wer­den, in dem sie ein­ge­gan­gen sind. Ein Aus­dru­cken in Papier­form (und Löschen der digi­ta­len Datei) wird nicht anerkannt.

Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen müs­sen nicht mit ihrem Ori­gi­nal-Datei­na­men gespei­chert wer­den. Eine Namens­än­de­rung ist gestat­tet, wenn dies für eine bes­sere inner­be­trieb­li­che Ablage und Archi­vie­rung erfor­der­lich ist. Klar ist: Rech­nungs­be­lege müs­sen immer ein­fach auf­find­bar archi­viert wer­den. Stän­dige, nicht nach­voll­zieh­bare Ände­run­gen am Datei­na­men-Schema wer­den nicht für Zuspruch sorgen.