So kön­nen Ihre Mit­ar­bei­ter naht­los zusammenarbeiten

Die hybride Arbeits­welt hat eine Menge Chan­cen für zufrie­de­nere, pro­duk­ti­vere Mit­ar­bei­ter eröff­net – vor­aus­ge­setzt, sie ver­fü­gen über die ent­spre­chen­den Arbeits­mit­tel und Tools.

Wie, wann und wo wir arbei­ten, ändert sich gerade gra­vie­rend. Eine Umfrage des bri­ti­schen Bera­tungs­un­ter­neh­mens Advan­ced Work­place Asso­cia­tes hat her­aus­ge­fun­den, dass die durch­schnitt­li­che Anwe­sen­heit im klas­si­schen Büro bei nur 29 % liegt. Das ent­spricht 1,25 Tagen pro Woche, fast drei­mal weni­ger als vor der Pandemie.

Trotz die­ser enor­men Ver­än­de­rung und der Wei­ter­ent­wick­lung der Arbeit, ist in man­chen Unter­neh­men hin­ge­gen nichts pas­siert. Einige Füh­rungs­kräfte gin­gen davon aus, dass alles, was Mit­ar­bei­ter für die Arbeit im Home­of­fice benö­ti­gen, ein Lap­top ist. Jetzt mer­ken sie schmerz­lich, dass das nicht ganz stimmt.

The Eco­no­mist weist expli­zit auf den Zusam­men­hang zwi­schen ange­mes­se­ner Tech­no­lo­gie und Leis­tung hin. Für den Bericht Res­ha­ping Pro­duc­ti­vity wur­den 360 füh­rende Unter­neh­mer­per­sön­lich­kei­ten aus unter­schied­li­chen Bran­chen, ein­schließ­lich Ban­ken und Tech­no­lo­gie, befragt. Diese kamen zu dem Schluss, dass einer der Haupt­gründe für das Schei­tern ihrer Teams in hybri­den Arbeits­um­ge­bun­gen feh­lende Tools waren.

Die ver­än­der­ten Gege­ben­hei­ten bie­ten aber auch eine ein­zig­ar­tige Gele­gen­heit – eine Chance, Arbeits­grup­pen mit inno­va­ti­ven, lang­fris­ti­gen Lösun­gen aus­zu­stat­ten, mit denen die Mit­ar­bei­ter über­all kom­for­ta­bel sowie nach­hal­tig arbei­ten kön­nen. Heute soll­ten Arbeit­neh­mer in der Lage sein, eine Auf­gabe im Home­of­fice zu begin­nen und im Büro naht­los fer­tig­zu­stel­len. Dazu sind aller­dings Inves­ti­tio­nen erforderlich.

Wel­che Eigen­schaf­ten sollte die neue Soft­ware haben?

Bran­chen und Unter­neh­men unter­schei­den sich mit­un­ter, den­noch muss die neue Tech­no­lo­gie einige gemein­same Eigen­schaf­ten haben.

Intui­tive Lösun­gen: Das hybride Arbei­ten hat viele Vor­teile. Den­noch kann es mit­un­ter her­aus­for­dernd sein, Mit­ar­bei­ter per Video-Call in der Nut­zung neuer Tools zu schu­len. Des­halb müs­sen die Tools ein­fach und intui­tiv zu bedie­nen sein. Wenn Füh­rungs­kräfte in Lösun­gen inves­tie­ren, mit denen die Mit­ar­bei­ter sich schwer­tun, lei­den deren Leis­tung und Moral. Und die Inves­ti­tion ent­puppt sich schnell als kost­spie­li­ger Fehltritt.

Sicher­heit: Die Zunahme an Remote-Arbeits­or­ten, ‑Netz­wer­ken und ‑Gerä­ten hat die Bedro­hun­gen für die Cyber­si­cher­heit stark anstei­gen las­sen. Wenn sie sich mit unsi­che­ren Netz­wer­ken ver­bin­den, kön­nen Benut­zer ver­trau­li­che Kun­den­da­ten gefähr­den. Dar­aus erge­ben sich Sicher­heits­lü­cken, die Hacker aus­nut­zen kön­nen und das Risiko von Daten­dieb­stäh­len steigt expo­nen­ti­ell. IBM mel­dete, dass der durch Daten­dieb­stähle im Jahr 2022 ver­ur­sachte Scha­den im Schnitt bei 4,3 Mio. EUR lag, im Ver­gleich zu 2021 ein Anstieg um 2,6 %. Unter­neh­men ris­kie­ren durch sol­che Daten­dieb­stähle zudem einen mas­si­ven Image­scha­den. Des­halb muss die Sicher­heit im Zen­trum aller Stra­te­gien für hybride und Remote-Arbeits­plätze stehen.

Fle­xi­bi­li­tät: Hybride Arbeits­mo­delle brau­chen Fle­xi­bi­li­tät, die Mög­lich­keit über­all die glei­chen Pro­duk­ti­vi­täts- und Qua­li­täts­stan­dards ein­hal­ten zu kön­nen, egal ob im Büro oder remote. Die Tech­no­lo­gie muss sich also der Mobi­li­tät anpas­sen, damit Mit­ar­bei­ter auch unter­wegs arbei­ten kön­nen. Fle­xi­ble Tools, die den Mit­ar­bei­tern dies ermög­li­chen, sind daher elementar.

Unter­stüt­zung durch Dokumentenmanagement-Systeme

Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme (DMS) sind ein ganz­heit­li­cher Ansatz, um struk­tu­rierte und unstruk­tu­rierte Daten auf einer siche­ren, zen­tra­len Platt­form stan­dar­di­siert zu ver­wal­ten, die Effi­zi­enz des Unter­neh­mens zu stei­gern, Kos­ten zu sen­ken und den Mit­ar­bei­tern eine sichere Basis zu schaf­fen, auf der sie erfolg­reich zusam­men­ar­bei­ten können.

Kyocera Cloud Infor­ma­tion Mana­ger (KCIM) ist ein Bei­spiel für eine sol­ches DMS Sys­tem, das sich der Pro­blem­be­rei­che annimmt und gleich­zei­tig die Grund­lage für neues Geschäfts­wachs­tum bil­det. Die Platt­form bie­tet eine umfas­sende Doku­men­ten­kon­trolle: Benut­zer kom­men mit ihren aus­ste­hen­den Auf­ga­ben schnell zurecht, u. a. dank der Such­leiste im Google-Stil, über die sie in Sekun­den­schnelle auf eine rie­sige Menge Doku­mente zugrei­fen kön­nen. Für opti­male Sicher­heit kön­nen Dateien über ein Pass­wort oder mit ande­ren Ver­schlüs­se­lungs­me­tho­den geschützt wer­den. In puncto Pro­duk­ti­vi­tät geht der KCIM aber noch einen Schritt wei­ter. Benut­zer kön­nen ihre Doku­mente digi­ta­li­sie­ren und in struk­tu­rier­ten Ord­nern spei­chern, die sich so anpas­sen las­sen, dass das ganze Team sie leicht findet.

Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme sind ein wich­ti­ger Bestand­teil des Erfolgs von hybri­den Arbeits­mo­del­len. Ihre Fle­xi­bi­li­tät, Kos­ten­ef­fi­zi­enz, Sicher­heit und Pro­duk­ti­vi­tät gewähr­leis­ten, dass Teams von Anfang an durch­star­ten kön­nen. Diese Stan­dard­lö­sung kann zudem an die jewei­li­gen Arbeits­stile und Pro­zesse ange­passt wer­den, für alle, die jeder­zeit und von jedem Ort effi­zi­ent arbei­ten möchten.