Die hybride Arbeitswelt hat eine Menge Chancen für zufriedenere, produktivere Mitarbeiter eröffnet – vorausgesetzt, sie verfügen über die entsprechenden Arbeitsmittel und Tools.
Wie, wann und wo wir arbeiten, ändert sich gerade gravierend. Eine Umfrage des britischen Beratungsunternehmens Advanced Workplace Associates hat herausgefunden, dass die durchschnittliche Anwesenheit im klassischen Büro bei nur 29 % liegt. Das entspricht 1,25 Tagen pro Woche, fast dreimal weniger als vor der Pandemie.
Trotz dieser enormen Veränderung und der Weiterentwicklung der Arbeit, ist in manchen Unternehmen hingegen nichts passiert. Einige Führungskräfte gingen davon aus, dass alles, was Mitarbeiter für die Arbeit im Homeoffice benötigen, ein Laptop ist. Jetzt merken sie schmerzlich, dass das nicht ganz stimmt.
The Economist weist explizit auf den Zusammenhang zwischen angemessener Technologie und Leistung hin. Für den Bericht Reshaping Productivity wurden 360 führende Unternehmerpersönlichkeiten aus unterschiedlichen Branchen, einschließlich Banken und Technologie, befragt. Diese kamen zu dem Schluss, dass einer der Hauptgründe für das Scheitern ihrer Teams in hybriden Arbeitsumgebungen fehlende Tools waren.
Die veränderten Gegebenheiten bieten aber auch eine einzigartige Gelegenheit – eine Chance, Arbeitsgruppen mit innovativen, langfristigen Lösungen auszustatten, mit denen die Mitarbeiter überall komfortabel sowie nachhaltig arbeiten können. Heute sollten Arbeitnehmer in der Lage sein, eine Aufgabe im Homeoffice zu beginnen und im Büro nahtlos fertigzustellen. Dazu sind allerdings Investitionen erforderlich.
Welche Eigenschaften sollte die neue Software haben?
Branchen und Unternehmen unterscheiden sich mitunter, dennoch muss die neue Technologie einige gemeinsame Eigenschaften haben.
Intuitive Lösungen: Das hybride Arbeiten hat viele Vorteile. Dennoch kann es mitunter herausfordernd sein, Mitarbeiter per Video-Call in der Nutzung neuer Tools zu schulen. Deshalb müssen die Tools einfach und intuitiv zu bedienen sein. Wenn Führungskräfte in Lösungen investieren, mit denen die Mitarbeiter sich schwertun, leiden deren Leistung und Moral. Und die Investition entpuppt sich schnell als kostspieliger Fehltritt.
Sicherheit: Die Zunahme an Remote-Arbeitsorten, ‑Netzwerken und ‑Geräten hat die Bedrohungen für die Cybersicherheit stark ansteigen lassen. Wenn sie sich mit unsicheren Netzwerken verbinden, können Benutzer vertrauliche Kundendaten gefährden. Daraus ergeben sich Sicherheitslücken, die Hacker ausnutzen können und das Risiko von Datendiebstählen steigt exponentiell. IBM meldete, dass der durch Datendiebstähle im Jahr 2022 verursachte Schaden im Schnitt bei 4,3 Mio. EUR lag, im Vergleich zu 2021 ein Anstieg um 2,6 %. Unternehmen riskieren durch solche Datendiebstähle zudem einen massiven Imageschaden. Deshalb muss die Sicherheit im Zentrum aller Strategien für hybride und Remote-Arbeitsplätze stehen.
Flexibilität: Hybride Arbeitsmodelle brauchen Flexibilität, die Möglichkeit überall die gleichen Produktivitäts- und Qualitätsstandards einhalten zu können, egal ob im Büro oder remote. Die Technologie muss sich also der Mobilität anpassen, damit Mitarbeiter auch unterwegs arbeiten können. Flexible Tools, die den Mitarbeitern dies ermöglichen, sind daher elementar.
Unterstützung durch Dokumentenmanagement-Systeme
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind ein ganzheitlicher Ansatz, um strukturierte und unstrukturierte Daten auf einer sicheren, zentralen Plattform standardisiert zu verwalten, die Effizienz des Unternehmens zu steigern, Kosten zu senken und den Mitarbeitern eine sichere Basis zu schaffen, auf der sie erfolgreich zusammenarbeiten können.
Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) ist ein Beispiel für eine solches DMS System, das sich der Problembereiche annimmt und gleichzeitig die Grundlage für neues Geschäftswachstum bildet. Die Plattform bietet eine umfassende Dokumentenkontrolle: Benutzer kommen mit ihren ausstehenden Aufgaben schnell zurecht, u. a. dank der Suchleiste im Google-Stil, über die sie in Sekundenschnelle auf eine riesige Menge Dokumente zugreifen können. Für optimale Sicherheit können Dateien über ein Passwort oder mit anderen Verschlüsselungsmethoden geschützt werden. In puncto Produktivität geht der KCIM aber noch einen Schritt weiter. Benutzer können ihre Dokumente digitalisieren und in strukturierten Ordnern speichern, die sich so anpassen lassen, dass das ganze Team sie leicht findet.
Dokumentenmanagement-Systeme sind ein wichtiger Bestandteil des Erfolgs von hybriden Arbeitsmodellen. Ihre Flexibilität, Kosteneffizienz, Sicherheit und Produktivität gewährleisten, dass Teams von Anfang an durchstarten können. Diese Standardlösung kann zudem an die jeweiligen Arbeitsstile und Prozesse angepasst werden, für alle, die jederzeit und von jedem Ort effizient arbeiten möchten.
