Smart Workspace: Das zeich­net Arbeits­plätze mit Wohl­fühl­ga­ran­tie aus

Fle­xi­bler, mobi­ler, nach­hal­ti­ger: Diese drei Fak­to­ren bestim­men immer mehr die Art und Weise, wie wir leben und arbei­ten. In ihrem Gast­bei­trag gehen Ste­fan Rief und Mitja Jure­cic vom Fraun­ho­fer-Insti­tut für Arbeits­wirt­schaft und Orga­ni­sa­tion (IAO) der Frage nach, was sich bei der Gestal­tung von einem Smart Workspace zu beach­ten gilt. 

Hat man in den ver­gan­ge­nen Mona­ten die Dis­kus­sion in den Medien und Unter­neh­men ver­folgt, wird offen­bar, dass wir uns bereits mit­ten im Wan­del unse­rer Arbeits­welt befin­den und an allen Ecken und Enden eine Ver­än­de­rung statt­fin­det. Maga­zine fül­len sich mehr und mehr mit Bil­dern neu­ar­ti­ger, bun­ter Büro­ar­beits­wel­ten. Kaum eine Woche ver­geht, in der wir keine neuen Nach­rich­ten aus Poli­tik und Wirt­schaft zur Rege­lung der stän­di­gen Erreich­bar­keit von Mit­ar­bei­tern erhal­ten. In den betrieb­li­chen Gre­mien wird hef­tig über moderne Ver­ein­ba­run­gen zu Home-Office, mobi­ler Arbeit und fle­xi­bler Arbeits­platz­nut­zung dis­ku­tiert und gerungen.

Keine Frage: Die Dis­kus­sion um die neue Arbeits­welt im und um das Büro hat die breite Masse der Unter­neh­men und Mit­ar­bei­ter erreicht. Zahl­rei­che Unter­neh­men ent­wi­ckeln bereits Arbeits­um­ge­bun­gen mit und für ihre Mit­ar­bei­ter und ver­bin­den damit Ziele wie z. B. die Stei­ge­rung von Attrak­ti­vi­tät, Moti­va­tion und Leistung.

Mit­ar­bei­ter for­dern Flexibilisierung

Blickt man ein wenig zurück, so kann man fest­stel­len, dass die Ver­än­de­rung unse­rer Arbeits­welt und Arbeits­weise in der ver­gan­ge­nen Dekade über­wie­gend unter­neh­mens­ge­trie­ben war. Glo­ba­li­sie­rung und ver­teilte Wert­schöp­fung, Inno­va­tions- und Wett­be­werbs­druck sowie wei­tere Fak­to­ren spie­geln sich in fle­xi­ble­ren Arbeits- und Orga­ni­sa­ti­ons­for­men wider. Diese ver­än­der­ten Anfor­de­run­gen − getrie­ben und zugleich ermög­licht durch die Digi­ta­li­sie­rung und Tech­no­lo­gi­sie­rung – sind bis heute und auch zukünf­tig gül­tig. Aller­dings lässt sich eine neue, wei­tere Kom­po­nente fest­stel­len, die unse­rer Über­zeu­gung nach zur wei­te­ren Fle­xi­bi­li­sie­rung und Mobi­li­sie­rung unse­rer zukünf­ti­gen Arbeits­welt bei­tra­gen wird: Der Anteil und das Bedürf­nis der Mit­ar­bei­ter in unse­ren Beleg­schaf­ten nach einer auto­no­me­ren, selbst­be­stimm­te­ren Gestal­tung ihrer Arbeits- und Leis­tungs­er­brin­gung wer­den deut­lich ansteigen.

Dis­kre­panz zwi­schen gewünsch­ter und gebo­te­ner Flexibilität

Häu­fig wird der soge­nann­ten Gene­ra­tion Y, also der umwor­be­nen jün­ge­ren Gene­ra­tion an Berufs­star­tern und jun­gen Arbeit­neh­mern, das Bedürf­nis nach einer fle­xi­blen, selbst­be­stimm­ten Arbeits­weise zuge­schrie­ben. Das bestä­ti­gen auch zahl­rei­che Unter­su­chun­gen zu die­ser Alters­gruppe. Betrach­tet man zudem eine inter­na­tio­nal durch­ge­führte Stu­die, die von John­son Con­trols durch­ge­führt wurde, wird offen­bar, dass es sich bei dem Wunsch nach fle­xi­blen Arbeits­for­men nicht nur um ein „Jugend­phä­no­men“ han­delt – im Gegenteil.

Glaubt man den Ergeb­nis­sen, pen­delt der Anteil der Per­so­nen, die fle­xi­ble Arbeits­for­men bevor­zu­gen, über alle Alters­klas­sen ab 25 Jahre hin­weg um einen Wert von 70 Pro­zent. Gleich­zei­tig wurde in der Stu­die eine deut­li­che Dis­kre­panz zwi­schen der gewünsch­ten und der durch die Unter­neh­men gebo­te­nen Fle­xi­bi­li­tät fest­ge­stellt. In einer fle­xi­ble­ren, indi­vi­dua­li­sier­ten Arbeits­ge­stal­tung schei­nen also noch einige Begeis­te­rungs­merk­male für ein Unter­neh­men aus Sicht der Mit­ar­bei­ter im Ver­bor­ge­nen zu liegen.

Beruf im Ein­klang mit dem Lebensstil

Betrach­tet man die Ent­wick­lung der Fle­xi­bi­li­sie­rung von Büro- und Wis­sens­ar­beit, so lässt sich fest­stel­len, dass diese in der ver­gan­ge­nen Dekade vor­wie­gend von den Unter­neh­men vor­an­ge­trie­ben wurde. Für die Zukunft erwar­ten wir eine starke, von den Mit­ar­bei­tern vor­an­ge­trie­bene Fle­xi­bi­li­sie­rungs­welle. Aus­lö­ser ist das Bedürf­nis, die Kar­riere und das Berufs­le­ben opti­mal mit dem indi­vi­du­el­len Lebens­stil in Ein­klang zu bringen.

Infolge die­ser Ent­wick­lung wer­den wir zukünf­tig sehr indi­vi­du­elle und dyna­misch ver­än­der­li­che Modelle in der Gestal­tung von Arbeit erle­ben. Aller­dings muss man sich auch zu Recht die Frage stel­len, ob eine sol­che räum­lich und zeit­lich fle­xi­ble Arbeits­weise tat­säch­lich die gewünsch­ten Effekte auf Wohl­be­fin­den, Moti­va­tion und natür­lich auch Leis­tung hat oder diese ggf. auch kon­tra­pro­duk­tiv wir­ken könnte. Im Kon­text der Gestal­tung von Arbeits- und Büro­um­ge­bun­gen drängt sich natür­lich die Frage auf, wel­che Rolle das Büro in einer solch hyper­fle­xi­blen Arbeits­welt noch spielt. Lohnt es sich über­haupt noch sich mit der Kon­zep­tion und Gestal­tung von Büro­ar­beits­um­ge­bun­gen aus­ein­an­der­zu­set­zen, wenn die Mit­ar­bei­ter doch weni­ger Zeit im Büro ver­brin­gen werden?

Zufrie­den­heit mit Büro­at­mo­sphäre entscheidet

Ver­schie­dene Unter­su­chun­gen haben gezeigt, dass die posi­tive Wir­kung der Büro­um­ge­bung auf so essen­zi­elle Erfolgs­fak­to­ren wie Moti­va­tion, Wohl­be­fin­den und Leis­tung von Mit­ar­bei­tern in einer immer stär­ker mobil und fle­xi­bel wer­den­den Arbeits­welt nicht an Ein­fluss ver­liert. Im Gegen­teil lässt sich fest­stel­len, dass die Zufrie­den­heit mit der Büro­um­ge­bung auf wesent­li­che Erfolgs­fak­to­ren höhere Ein­fluss­stär­ken auf­weist als eine fle­xi­ble Arbeits­weise an sich. Das bedeu­tet aber auch, dass Büro­ge­stal­tung in einer fle­xi­bi­li­sier­ten Welt noch viel bewuss­ter, pro­fes­sio­nel­ler und vor allem ziel­grup­pen­ori­en­tier­ter ange­gan­gen wer­den muss als in der Vergangenheit.

Unsere For­schungs­er­geb­nisse zei­gen, dass die Kon­zep­tion und Gestal­tung einer opti­ma­len Büro­ar­beits­um­ge­bung auch oder gerade in einer fle­xi­bi­li­sier­ten, stark selbst­be­stimm­ten Arbeits­weise einen wesent­li­chen Bei­trag zum Arbeits­er­folg und Wohl­erge­hen von Orga­ni­sa­tion und Indi­vi­duum dar­stellt. Wir müs­sen zukünf­tig die Arbeits­um­ge­bung als den Mix aus unter­schied­li­chen Orten der Leis­tungs­er­brin­gung ver­ste­hen ler­nen, der die Büro­um­ge­bung im Unter­neh­men, das Büro zu Hause, beim Kun­den, unter­wegs und an sons­ti­gen Orten umfasst. Dem­entspre­chend gilt es, die Büro­um­ge­bung im Unter­neh­men in einer Weise zu kon­zi­pie­ren und wei­ter­zu­ent­wi­ckeln, dass unter­schied­li­che Arbeits­ty­po­lo­gien und deren Anfor­de­run­gen best­mög­lich unterstützt.

digi­TALK: Der KYOCERA Exper­ten­talk zum Thema “Smart Workspaces”

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Smart Workspaces auf dem Vormarsch

Nur wenn die Büro­um­ge­bung für Mit­ar­bei­ter und Mit­ar­bei­te­rin­nen im Mix der unter­schied­li­chen Arbeits­orte attrak­tiv, d. h. nicht nur gestal­te­risch, son­dern auch erleb­bar moti­va­tions- und pro­duk­ti­vi­täts­stei­gernd aus­ge­bil­det sein wird, wird diese genutzt und kann ihre posi­tive Wir­kung ent­fal­ten. Zudem gilt es bei der Kon­zep­tion von Arbeits- und Büro­um­ge­bun­gen zu anti­zi­pie­ren, wel­che Ent­wick­lun­gen die Zukunft bringt – im Hin­blick auf neue Arbeits­orte wie die Ent­wick­lung und Nut­zung von Cowor­king-Spaces, neuer Tech­no­lo­gien wie z. B. Sprach­in­ter­ak­tion im Büro oder das Ange­bot von Arbeits­plät­zen mit groß­for­ma­ti­gen digi­ta­len Arbeits­flä­chen in zwei Ebenen.

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