Sichere Druck­pro­zesse bei der Spar­kasse Hildesheim

10. März 2016
Die Spar­kasse Hil­des­heim opti­mierte ihre Druck- und Kopier­pro­zesse mit Sys­te­men und Lösun­gen von KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons sowie Ser­vices der Office 360 GmbH. Dadurch wur­den nicht nur die Kos­ten gesenkt, son­dern auch die Doku­men­ten­si­cher­heit wurde erhöht.

Mit 36 Geschäfts­stel­len, 18 SB-Geschäfts­stel­len und über 1.000 Mit­ar­bei­tern ist die Spar­kasse Hil­des­heim die fünft­größte Spar­kasse in Nie­der­sach­sen. Rund 1.000 Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter sind hier beschäf­tigt, um Kun­den den best­mög­li­chen Ser­vice zu bie­ten. Einer von ihnen ist Mar­tin Völ­kel: Als Lei­ter Orga­ni­sa­tion und IT ist es seine Auf­gabe, eine effi­zi­ente Infra­struk­tur bereit­zu­stel­len. Hier sah er vor allem beim Thema Dru­cken, Scan­nen und Kopie­ren Opti­mie­rungs­po­ten­zial: So hatte die Spar­kasse Hil­des­heim 15 ver­schie­dene Sys­teme unterschiedli­cher Her­stel­ler im Ein­satz. Dem­entspre­chend unüber­sicht­lich und hoch waren die Kos­ten in die­sem Bereich.

Kos­ten und Sicher­heit im Fokus

Man ent­schloss sich daher, die inter­nen Druck- und Kopier­pro­zesse zu moder­ni­sie­ren. Ein wesent­li­cher Punkt dabei: Die Doku­men­ten­pro­zesse soll­ten an den Sicher­heits­stan­dards der Finanz Infor­ma­tik (FI) aus­ge­rich­tet wer­den. Bei der FI han­delt es sich um den IT-Dienst­leis­ter der Spar­kas­sen-Finanz­gruppe. Über 400 Spar­kas­sen, Bau­spar­kas­sen, Lan­des­ban­ken sowie wei­tere Unter­neh­men der Finanz­bran­che gehö­ren zu ihren Kun­den. Die FI unter­stützt dabei nicht nur die Arbeit der Spar­kas­sen mit ver­schie­de­nen IT-Ser­vices, son­dern emp­fiehlt bzw. vali­diert auch ent­spre­chende IT-Lösungen.

Um die Vor­ga­ben der FI zu erfül­len, musste die Spar­kasse Hil­des­heim daher die alte Dru­cker­flotte gegen moderne Sys­teme aus­tau­schen. Zeit­gleich soll­ten durch die Moder­ni­sie­rung die Druck- und Kopier­pro­zesse opti­miert wer­den, um die Kos­ten für das Print- und Doku­men­ten­ma­nage­ment zu senken.

Die Moder­ni­sie­rung

Um ein Moder­ni­sie­rungs­kon­zept zu erar­bei­ten und umzu­set­zen, wandte sich Mar­tin Völ­kel an die Han­no­ve­ra­ner Office 360 GmbH. Hier fiel die Ent­schei­dung, die alte Flotte gegen moderne und von der FI vali­dierte Druck- und Mul­ti­funk­ti­ons­sys­teme von KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons aus­zu­tau­schen. Um die Kos­ten­kon­trolle und die Sicher­heit zu ver­bes­sern, wurde ein Print-&-Follow-Konzept aufgesetzt.

Hierzu instal­lierte man die Lösung KYO­con­trol: Statt dass der Druck­auf­trag nach Absen­den am Rech­ner direkt auf ein fest­ge­leg­tes Sys­tem aus­ge­ge­ben wird, spei­chert die Soft­ware die­sen zunächst auf einen siche­ren Ser­ver. Um die Aus­gabe zu star­ten, muss sich der Spar­kas­sen-Mit­ar­bei­ter dann an einem ver­füg­ba­ren Sys­tem authen­ti­fi­zie­ren. Der Vor­teil: Fehl­dru­cke oder im Aus­ga­be­fach ver­ges­sene Aus­dru­cke, die von unbe­rech­tig­ten Per­so­nen ein­ge­se­hen wer­den kön­nen, gehö­ren der Ver­gan­gen­heit an. Nach dem­sel­ben Prin­zip funk­tio­niert auch das Scan­nen: Die Mit­ar­bei­ter kön­nen somit direkt in ihr E‑Mail-Post­fach scan­nen, was das Arbei­ten natür­lich sehr erleichtert.

Durch die Kos­ten­stel­len­funk­tion von KYO­con­trol wurde auch die Trans­pa­renz der Druck- und Kopier­pro­zesse ver­bes­sert, was vor allem die interne Admi­nis­tra­tion ent­las­tete. Hierzu trägt auch das Ser­vice­kon­zept des KYOCERA-Part­ners Office 360 bei: So infor­miert das Flot­ten­ma­nage­ment-Tool KYO­fleet­ma­na­ger vor­aus­schau­end über Stö­run­gen oder nied­rige Toner­stände. Das Office-360-Team kann so pro­ak­tiv und schnell reagie­ren und lie­fert bei­spiels­weise Ver­brauchs­ma­te­ria­lien direkt in die Geschäfts­stelle, wo sie benö­tigt werden.

Mehr Funk­tio­nen, 15 Pro­zent weni­ger Kosten

Dank des umfas­sen­den Kon­zepts von KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons und Office 360 für unsere Dru­cker- und Kopie­rer­flotte konn­ten wir unsere Doku­men­ten­pro­zesse wesent­lich opti­mie­ren: Nicht nur, dass unsere Mit­ar­bei­ter und Mit­ar­bei­te­rin­nen durch die Ein­füh­rung von Multifunktions­systemen nun mehr Funk­tio­nen beim Dru­cken und Scan­nen zur Ver­fü­gung haben”, fasst Mar­tin Völ­kel das Ergeb­nis der Moder­ni­sie­rung zusam­men. „Durch das Ser­vice­kon­zept von Office 360 konn­ten wir dar­über hin­aus unse­ren inter­nen admi­nis­tra­ti­ven Auf­wand erheb­lich redu­zie­ren. Mit KYO­con­trol und dem KYO­fleet­ma­na­ger haben wir zudem Lösun­gen im Ein­satz, die uns hel­fen, die anspruchs­vol­len Sicher­heits­stan­dards der FI ein­zu­hal­ten.” Durch die Ver­ein­heit­li­chung der Flotte wer­den dem­nach nicht nur die Vor­ga­ben der FI erfüllt – auch die Kos­ten konn­ten um ca. 15 Pro­zent gesenkt werden.