Sicher vs. Digi­tal: Wie steht es um die Doku­men­ten­si­cher­heit im digi­ta­len Zeitalter?

23. August 2016

Ähn­lich wie eine Musik­da­tei ist auch jedes digi­tale Doku­ment im Unter­neh­men unend­lich oft ver­lust­frei repro­du­zier­bar. Das macht unsere täg­li­che Arbeit oft fle­xi­bler. Doch ohne klare Regeln ist dadurch Miss­brauch Tür und Tor geöffnet.

Das Kür­zel cc („car­bon copy”) im Hea­der einer E‑Mail geht auf eine Zeit zurück, als beim Schrei­ben mit einem har­ten Kugel­schrei­ber oder der Schreib­ma­schine Kopien dadurch erstellt wur­den, dass meh­rere Papier­sei­ten mit jeweils einem Koh­le­pa­pier („car­bon”: engl. für „Kohle”) dazwi­schen „durch­ge­drückt” wur­den. Wer selbst ein­mal aus­pro­biert hat, auf diese Weise Ver­viel­fäl­ti­gun­gen zu erstel­len, der weiß, dass die­ser Methode phy­si­ka­li­sche Gren­zen gesetzt sind. Spä­tes­tens auf dem vier­ten Durch­schlag ist kaum noch etwas zu erkennen.

E‑Mails und Mes­sen­ger-Nach­rich­ten haben diese Gren­zen abge­baut, was im Berufs­all­tag nicht in jedem Fall för­der­lich ist. Denn: Gerade in Unter­neh­men mit gro­ßen Teams oder mit stren­gen Hier­ar­chien herrscht oft die Auf­fas­sung vor, dass nie­mand unin­for­miert blei­ben oder gar über­gan­gen wer­den sollte. Die Folge sind häu­fig Nach­rich­ten mit unzäh­li­gen Emp­fän­gern in „car­bon copy”. Das ist in Ord­nung, wenn es um die Geburts­tags­spende für einen Kol­le­gen oder um die Ver­brei­tung eines wich­ti­gen Mes­se­ter­mins geht.

Risiko per Mausklick

Aller­dings han­tie­ren viele von uns immer wie­der auch mit sen­si­blen Doku­men­ten: Ver­träge, Ent­wick­lungs­skiz­zen, Auf­träge, Per­so­nal­ak­ten – bis­wei­len bri­sante Datei-Anhänge, die kei­nes­wegs einem brei­ten Ver­tei­ler zugäng­lich gemacht wer­den soll­ten. Wie leicht kann es jedoch pas­sie­ren, dass für die Geburts­tags­mail ver­se­hent­lich ein fal­scher Anhang ange­klickt wird, wodurch plötz­lich auch die Emp­fangs­dame über den neuen Pro­to­typ Bescheid weiß? Durch Beach­tung eini­ger Regeln las­sen sich ernste Ver­wick­lun­gen gut ver­mei­den. Für die­je­ni­gen, die zudem auf tech­ni­sche Lösun­gen set­zen, bie­tet sich die Ein­füh­rung eines Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tems an.

Bewusst­sein schaffen

Im Zeit­al­ter der Digi­ta­li­sie­rung genie­ßen wir zwar frag­los viele Vor­teile dadurch, dass Doku­mente schnell auf­find­bar und extrem ein­fach digi­tal zu bear­bei­ten und zu ver­tei­len sind. Wich­tig ist ange­sichts die­ser Plus­punkte aber, dass bei allen Mit­ar­bei­tern ein aus­ge­präg­tes Bewusst­sein für sen­si­ble Daten besteht und klare Richt­li­nien ein­ge­hal­ten wer­den. Über­all dort, wo es um das „Fir­men­ka­pi­tal” Daten geht, sind Schu­lun­gen und Auf­klä­rungs­ar­beit ein unab­ding­ba­res Pflicht­pro­gramm. Alle Mit­ar­bei­ter eines Unter­neh­mens soll­ten zumin­dest in Grund­zü­gen wis­sen, dass es ein Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz gibt, an das sich jedes Unter­neh­men hal­ten muss. Die gesetz­li­chen Daten­schutz­vor­ga­ben schüt­zen sowohl die sen­si­blen unter­neh­mens­in­ter­nen Geschäfts­vor­gänge als auch die per­sön­li­chen Daten von Mit­ar­bei­tern, Kun­den und ande­ren Beteiligten.

Ein­füh­rung Dokumentenmanagement

Neben auf­ge­klär­ten Mit­ar­bei­tern sowie einer siche­ren Erfas­sung kann auch ein Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem (DMS) dazu bei­tra­gen, dass der Super-GAU mit einer gehei­men Ent­wick­lungs­skizze in der Geburts­tags­mail kei­nes­falls pas­siert. Der Vor­teil einer sol­chen Lösung ist es näm­lich nicht nur, alle digi­ta­len Unter­la­gen platz­spa­rend, sicher und geset­zes­kon­form nach den neuen Auf­be­wah­rungs­richt­li­nien auf­zu­be­wah­ren. Bei allen Daten im elek­tro­ni­schen Archiv kann auch klar fest­ge­legt wer­den, wel­cher User auf ein Doku­ment zugrei­fen bzw. es tei­len oder bear­bei­ten kann.

Eine DMS-Lösung schafft ein digi­ta­les Zen­tral­ar­chiv, das es erlaubt, benö­tigte Doku­mente anlass- oder inhalts­be­zo­gen auf­zu­ru­fen. Das kann die Zahl der digi­ta­len „car­bon copies” so deut­lich redu­zie­ren, wie es einst im Zeit­al­ter des Koh­le­pa­piers an der Tages­ord­nung war.

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