Warum Sie Druck­ser­vices out­sour­cen sollten

11. August 2015
Ser­vice-Out­sour­cing ist in Betrie­ben aller Grö­ßen­ord­nun­gen heute nichts Unge­wöhn­li­ches. Ob Getränke- oder Kan­ti­nen­leis­tun­gen, Pflanzen‑, Gärt­ner- oder Win­ter­dienste, Call-Cen­ter und Faci­lity-Manage­ment: Alles, was jen­seits der Kern­kom­pe­ten­zen eines Unter­neh­mens liegt, kann im Prin­zip aus­ge­la­gert und durch externe Dienst­leis­ter erbracht wer­den. Auch Druck­ser­vices las­sen sich out­sou­recen, um somit die interne IT-Abtei­lung zu ent­las­ten. So bleibt Zeit für die wirk­lich wich­ti­gen Auf­ga­ben der IT-Experten.

Eine Belas­tung für die IT-Abtei­lun­gen stellt auch das Flot­ten­ma­nage­ment dar. Eine schlecht gema­nagte Dru­cker- und Kopie­rer­flotte kann für Unter­neh­men erstaun­lich teuer wer­den. Die sich hier ver­ste­cken­den Kos­ten sind vie­len gar nicht bewusst – dabei läuft gerade die dezen­trale Beschaf­fung von Ver­brauchs­ma­te­ria­lien auf Dauer ins Geld. Ein opti­mier­tes Flot­ten­ma­nage­ment sollte daher ein wich­ti­ger Punkt auf der Agenda sein und bei Über­le­gun­gen zum Ser­vice-Out­sour­cing unbe­dingt mit bedacht wer­den. Ein Bei­spiel für erfolg­rei­ches Out­sour­cing in die­sem Bereich ist der KYO­fleet­ma­na­ger. Die Flot­ten­ma­nage­ment-Soft­ware ermög­licht es, her­stel­ler­über­grei­fend einen zen­tra­len Über­blick über alle Druck­sys­teme inner­halb eines Unter­neh­mens zu erhal­ten. Der KYO­fleet­ma­na­ger managt mit sei­nen akti­ven Sta­tus- und Stö­rungs­in­for­ma­tio­nen die Ser­vice­ein­sätze und die Beschaf­fung von Ver­brauchs­ma­te­rial: Die so auto­ma­ti­sier­ten Pro­zesse sen­ken die Kos­ten erheb­lich, die IT wird mas­siv entlastet.

Dru­cker des SC Frei­burg ordern War­tung und Toner automatisch

Sollte ein Mit­ar­bei­ter der IT-Abtei­lung heute noch Dru­cker und Mul­ti­funk­ti­ons­ge­räte war­ten sowie Toner­kar­tu­schen bestel­len? Auf diese Frage gibt es für den SC Frei­burg nur noch eine pas­sende Ant­wort: Nein. Denn dafür gibt es den Prin­ter-Asset-Manage­ment-Ser­vice (PAM) von Kyocera. Beim Fuß­ball­bun­des­li­gis­ten bestand eine hete­ro­gene Dru­cker­land­schaft. Ver­schie­dene Geräte mit unter­schied­li­chem War­tungs- und Toner­be­darf. 2012 setzte der Kyocera-Part­ner Sys­tem­haus jaka GmbH mit Kyocera Docu­ment Solu­ti­ons ein ganz­heit­li­ches Kon­zept zur Opti­mie­rung der Doku­men­ten­pro­zesse um. Die leis­tungs­fä­hi­gen Dru­cker und Mul­ti­funk­ti­ons­ge­räte von Kyocera sind in der Lage, ihren War­tungs­be­darf selb­stän­dig zu mel­den. So wird der Toner auto­ma­tisch dann gelie­fert, wenn er zur Neige geht. Jedes ein­zelne Gerät sen­det dafür per E‑Mail sei­nen Bedarf an die PAM-Zen­trale. Auch bei ande­ren Ver­schleiß­tei­len mel­den die Kyocera-Geräte, wenn sie einen Boxen­stopp brau­chen. Dann ver­ein­bart ein Tech­ni­ker einen Ter­min, bevor die Fach­ab­tei­lun­gen im SC über­haupt mer­ken, dass sie ein Pro­blem bekom­men. Und weil die Dru­cker auch mit­tei­len, wel­ches Ersatz­teil sie benö­ti­gen, hat der Tech­ni­ker es natür­lich auf dem Wagen. Mit die­sen kos­ten­güns­ti­gen Ser­vices hat der Sport­club die Sicher­heit, dass seine Dru­cker­land­schaft zu 100 Pro­zent aus­fall­si­cher funk­tio­niert. „PAM hat uns in der IT-Abtei­lung die Arbeit durch die Lie­fe­rung der Patro­nen zum End­ge­rät wesent­lich erleich­tert“, resü­miert IT-Sys­tem­ad­mi­nis­tra­tor Frank Schätzle.

Rund 20 Pro­zent der Help-Desk-Anfra­gen bezie­hen sich auf den Druck

Noch wei­ter geht der Print-Ser­ver-Ope­ra­tion-Ser­vice (PSO), den Kyocera auf der CeBIT 2015 prä­sen­tierte. PSO beinhal­tet den kom­plet­ten Ser­vice, Betrieb und War­tung rund um Office- und SAP-Druck sowie die jewei­li­gen Druck­ser­ver. Die Mit­ar­bei­ter aus dem First Level Sup­port spü­ren als Erste die Ent­las­tung. Denn rund 20 Pro­zent aller Help-Desk-Anfra­gen bezie­hen sich auf den Druck, auf Druck­ser­ver, Dru­cker­trei­ber und Dru­cker­hard­ware. Mit PSO könnte der Frei­bur­ger Sport­club künf­tig sogar sämt­li­che Pro­bleme und Fra­gen an Kyocera aus­la­gern. Und das zu trans­pa­ren­ten und maß­ge­schnei­der­ten Ser­vice­pau­scha­len. Die Mit­ar­bei­ter in den Fach­ab­tei­lun­gen hät­ten dann einen Ansprech­part­ner bei Kyocera in Deutsch­land. Diese lösen zeit­nah alle täg­li­chen Her­aus­for­de­run­gen. Per Remote wür­den sie sich auf die Druck­ser­ver auf­schal­ten, Kon­fi­gu­ra­tio­nen über­prü­fen und erneu­ern, Dru­cker­trei­ber aktua­li­sie­ren und Stö­run­gen behe­ben. Die freund­li­chen Sup­port-Mit­ar­bei­ter wür­den gedul­dig alle Fra­gen beant­wor­ten und zeit­nah für Lösun­gen sor­gen. So hät­ten Frank Schätzle und seine IT-Mit­ar­bei­ter mit PSO den Rücken frei, damit sie sich um die wirk­lich span­nen­den The­men in ihrer IT-Abtei­lung küm­mern können.

Fazit

Der KYO­fleet­ma­na­ger, Prin­ter Asset Manage­ment (PAM) und Print Ser­ver Ope­ra­tion (PSO) sind maß­ge­schnei­derte Ser­vice­lö­sun­gen, die die IT-Abtei­lun­gen nach­hal­tig ent­las­ten und zu Kos­ten­sen­kun­gen in die­sem Bereich bei­tra­gen. Das Out­sour­cing rund um Druck­pro­zesse muss also nicht gescheut wer­den; viel­mehr sollte es ohne Zögern ange­gan­gen wer­den, um es den IT-Abtei­lun­gen zu ermög­li­chen, sich auf ihre eigent­li­chen Kern­kom­pe­ten­zen zu konzentrieren.