Kyocera Scan-Ser­vices: Raus aus der Hybrid­falle – revi­si­ons­si­cher in die Cloud!

Darum schei­tern Unter­neh­men an der Umset­zung des digi­ta­len Büros

Laut einer Bit­kom-Stu­die haben bis­lang nur 15 Pro­zent der Unter­neh­men in Deutsch­land auf ein papier­lo­ses Büro umge­stellt. Die Mehr­heit arbei­tet wei­ter­hin hybrid. Die Ursa­chen sind häu­fig feh­lende Res­sour­cen, recht­li­che Unsi­cher­hei­ten oder eine als zu kom­plex emp­fun­dene Umsetzung.

(Quelle: CIO.de)

Der Gesetz­ge­ber ver­langt, dass steu­er­re­le­vante, geschäfts­re­le­vante und per­so­nen­be­zo­gene Unter­la­gen revi­si­ons­si­cher archi­viert wer­den. Das gilt unab­hän­gig davon, ob sie in Papier­form oder digi­tal vor­lie­gen. Unter­neh­men soll­ten des­halb früh­zei­tig auf einen ver­läss­li­chen Part­ner set­zen, der ihnen die Digi­ta­li­sie­rung ihrer Akten abnimmt und sicher­stellt, dass ihr Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem rechts­si­cher, effi­zi­ent und lang­fris­tig nutz­bar ist.

Revi­si­ons­si­chere Archi­vie­rung – Anfor­de­run­gen ver­ständ­lich erklärt 

Ob in Papier­form oder digi­tal: Wich­tige Unter­la­gen dür­fen nach der Archi­vie­rung weder ver­än­dert noch gelöscht wer­den, ohne dass dies doku­men­tiert wird. Die Digi­ta­li­sie­rung von Doku­men­ten muss des­halb immer so erfol­gen, dass Mani­pu­la­tio­nen aus­ge­schlos­sen und alle Zugriffe nach­voll­zieh­bar sind. Zudem müs­sen Unter­neh­men die Ein­hal­tung gesetz­li­cher Auf­be­wah­rungs- und Lösch­fris­ten nach­wei­sen können.

In der Richt­li­nie „TR-RESISCAN“ defi­niert das Bun­des­amt für Sicher­heit in der Infor­ma­ti­ons­tech­nik (BSI), wie eine rechts­kon­forme Digi­ta­li­sie­rung von Papier­do­ku­men­ten und die anschlie­ßende Ver­nich­tung der Ori­gi­nale zu erfol­gen hat – ein­schließ­lich elek­tro­ni­schem Trans­fer­ver­merk, doku­men­tier­ter Qua­li­täts­si­che­rung und zer­ti­fi­zier­ter Scan­ver­fah­ren. Für Unter­neh­men erfor­dert das weit mehr als eine ein­fa­che Datei­ab­lage für gescannte Unter­la­gen. Ein revi­si­ons­si­che­res Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem umfasst ein durch­dach­tes Rech­te­ma­nage­ment, nach­voll­zieh­bare Ver­sio­nie­rung, Audit­Logs und mani­pu­la­ti­ons­ge­schützte Speichertechnologien.

Hybri­des Doku­men­ten­ma­nage­ment: inef­fi­zi­ent und riskant

Auf den ers­ten Blick wirkt ein hybri­des Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment, also die par­al­lele Nut­zung von ana­lo­gem Akten­ar­chiv und digi­ta­lem Doku­men­ten­ma­nage­ment, fle­xi­bel. In der Pra­xis ent­ste­hen dar­aus jedoch erheb­li­che Nach­teile: den erhöh­ten Auf­wand durch die Pflege dop­pel­ter Struk­tu­ren, lang­wie­ri­ges Suchen nach Infor­ma­tio­nen und kom­pli­zierte Abläufe zur Ein­hal­tung gesetz­li­cher Vorschriften.

Die Fol­gen sind mess­bar:  In einer 2025 von Atlas­sian ver­öf­fent­lich­ten Stu­die berich­ten Füh­rungs­kräfte und Teams, dass sie rund 25 Pro­zent ihrer Arbeits­zeit mit der Suche nach Doku­men­ten ver­brin­gen. 56 Pro­zent der Befrag­ten müs­sen andere um Hilfe bit­ten, wenn sie spe­zi­fi­sche Infor­ma­tio­nen benö­ti­gen. (Quelle: atlassian.com) 

Häu­fig sind unklare Abla­ge­orte, zu kom­plexe Work­flows oder Medi­en­brü­che die Ursa­che. Phy­si­sche Archive sind außer­dem anfäl­lig für Schä­den durch Brände, Was­ser­ein­brü­che oder andere Naturereignisse.

Die Folge: Die Effi­zi­enz im Arbeits­all­tag sinkt.

Kyocera Scan-Ser­vices: rechts­kon­forme und effi­zi­ente Digitalisierung

Wie lässt sich das digi­tale Büro nun aber ohne inter­nes Know-how und ohne wert­volle Zeit der Mit­ar­bei­ten­den umset­zen? Genau hier set­zen die Scan-Ser­vices von Kyocera an: Wir bie­ten Unter­neh­men eine voll­stän­dige Lösung für die Doku­men­ten­di­gi­ta­li­sie­rung – vom siche­ren Scan-Pro­zess bis zur revi­si­ons­si­che­ren Archivierung.

Nach dem Erhalt der Akten in unse­rem Scan-Cen­ter und einer sorg­fäl­ti­gen Ein­gangs­kon­trolle berei­ten wir die Unter­la­gen scan­ge­recht für die Digi­ta­li­sie­rung vor, indem wir sie unter ande­rem ent­hef­ten, sor­tie­ren und bar­co­die­ren. Anschlie­ßend scan­nen wir die Doku­mente und stel­len einen Trans­fer­ver­merk gemäß Vor­ga­ben des BSI für TR-RESISCAN-bereit. Die digi­ta­li­sier­ten Akten wer­den mit­hilfe von OCR-Tech­no­lo­gie inde­xiert, sodass sie gezielt über Schlag­worte, Meta­da­ten und die Voll­text­su­che gefun­den wer­den kön­nen. Die Infor­ma­tio­nen stel­len wir direkt im Kyocera Cloud Infor­ma­tion Mana­ger oder auf Wunsch über einen siche­ren SFTP-Zugang bereit.

Der Kyocera Cloud Infor­ma­tion Mana­ger ist Teil unse­rer ganz­heit­li­chen Digi­ta­li­sie­rungs­lö­sun­gen, mit denen Unter­neh­men ihre Doku­men­ten­pro­zesse zen­tral, sicher und revi­si­ons­kon­form steu­ern kön­nen. Er erfüllt alle Anfor­de­run­gen für eine DSGVO- und GoBD-kon­forme Lang­zeit­ar­chi­vie­rung: Zugriffs­kon­trolle, Pro­to­kol­lie­rung aller Akti­vi­tä­ten sowie auto­ma­ti­sche Auf­be­wah­rungs- und Lösch­kon­zepte sor­gen für maxi­male Rechtssicherheit. 

Ein­stieg leicht gemacht: Teste den Digi­ta­li­sie­rungs­ser­vice von Kyocera

Mit den Kyocera Scan-Ser­vices kannst du deine Akten unkom­pli­ziert digi­ta­li­sie­ren las­sen. Teste unser Pro­be­pa­ket: Wir digi­ta­li­sie­ren für dich drei Akten­ord­ner – inklu­sive Ver­sand, pro­fes­sio­nel­ler Scan-Dienst­leis­tung und revi­si­ons­si­che­rer Bereit­stel­lung für einen gerin­gen Betrag. Wenn du dich spä­ter dazu ent­schei­dest, auch den Rest dei­nes Akten­ar­chivs mit den Kyocera Scan-Ser­vices zu digi­ta­li­sie­ren, wer­den die Kos­ten des Pro­be­pa­kets angerechnet.