DMS-Projekte geraten in der Umsetzungsphase häufig ins Stocken. Der Grund: Oft werden sie nicht ganzheitlich aufgesetzt. Das kann bei der Implementierung weitreichende Folgen haben. Was Unternehmen bei der Digitalisierung beachten müssen, erklärt Marco Herzberg, Business Consultant DMS/ECM bei Kyocera, in seinem Gastbeitrag.
Von der internetbasierten Angebotserstellung in Echtzeit über eine schnelle Abwicklung von Bestellungen bis hin zu jederzeit verfügbaren Informationen über den aktuellen Bearbeitungsstand einer Bestellung oder eines Dokuments: Gründe, warum sich mittelständische Unternehmen mit der Digitalisierung auseinandersetzen, gibt es viele. Dennoch läuft die Digitalisierung von Geschäftsprozessen nicht immer reibungslos ab: Viel zu oft bleiben beispielsweise Medienbrüche im Backoffice bestehen.
Vor allem im Einkauf, aber auch in den Unternehmensbereichen HR, Marketing (Marketing Automation), Vertrieb (CRM) oder Rechnungswesen arbeitet jeder mit seiner eigenen Software. Die Folge: Oftmals fehlen abteilungsübergreifende Schnittstellen, um eine lückenlose Digitalisierung mit einem Dokumentenmanagementsystem darzustellen. So entstehen durch unstrukturierte Prozesse über die Jahre zahlreiche Medienbrüche, die intern einen hohen und damit teuren Verwaltungsaufwand erfordern.
Prozessketten komplett digitalisieren
Das muss aber nicht so bleiben. Unsere Erfahrungen zeigen, dass eine abteilungsübergreifende Vernetzung mit zentraler Datenhaltung aller Geschäftsvorgänge häufig an Widerständen der Mitarbeiter scheitert. Denn eine Änderung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen fordert von jedem Beteiligten ein Umdenken und eine Verhaltensänderung. Diese ist häufig nicht sehr leicht herbeizuführen, denn es gibt wohl kaum jemanden, der gerne das bekannte System aufgibt, um eine neue Software o. Ä. zu nutzen, die auch noch von anderer Stelle mit einem Verweis auf eine verbesserte Effizienz eingeführt wurde. Die Kommunikation bzw. die Einbeziehung der Fachabteilungen ist daher bei der Realisierung von DMS-Projekten entscheidend. Nur: Wer kann die Kommunikation intern übernehmen? Die IT-Abteilung? Das Rechnungswesen oder gar das Controlling?
Vier-Phasen-Modell startet mit Gruppendiskussion
Kyocera hat hierfür mit der Prozesskostenanalyse ein Verfahren entwickelt, das Unternehmen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen oder bei der Einführung eines
DMS begleitet. Am Anfang steht dazu zunächst eine von Kyocera moderierte Gruppendiskussion, in die alle Abteilungsebenen einbezogen werden. Unter unserer Moderation analysieren die Mitarbeiter, wo sie, ihre Abteilungen und ihr Unternehmen stehen und welche Optimierungs- sowie Einsparpotenziale sie durch ein DMS erschließen könnten.
Unsere Consultants stellen dafür die richtigen Fragen auf der Grundlage eines strukturierten Fragenkatalogs. So wird jedes Thema rund um das Dokumentenhandling systematisch angesprochen. Im Verlauf der Sitzung erzeugen wir ein gemeinsames Problembewusstsein aller Abteilungen. Danach werten wir die Ergebnisse aus und erstellen eine GAP- (Lücken) sowie eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken). Am Ende der ersten Phase steht eine Potenzialanalyse, was mit der Einführung eines DMS erzielt werden kann. In der Regel zeigt sich in der Gruppe der Abteilungsleiter dann auch ein großes Commitment, diese Potenziale zu realisieren. Und so steigt auch die Bereitschaft in den Abteilungen, an der anschließenden Prozessanalyse aktiv mitzuwirken.
Ermittlung aller Kosten für jeden Arbeitsschritt
Bei der Prozessanalyse setzen wir ein Webtool ein. In diesem hinterlegen die Kunden zunächst das interne Wording ihrer Prozesse. Denn nur wenn unsere Consultants wissen, wie die Prozesse und einzelnen Prozessschritte intern bezeichnet werden, können sie bei den Beteiligten die richtigen Fragen stellen. Herzstück des Webtools ist eine Datenbank, in der branchenspezifische Kennziffern für typische Prozesse bereits hinterlegt sind. So gerüstet führen die Kyocera-Consultants mit jedem Mitarbeiter, angefangen bei der Poststelle über die Sachbearbeiter bis hinauf zur Abteilungsleiterebene, strukturierte Interviews.
Dabei ermitteln sie für jeden Prozessschritt den Zeitaufwand auf Basis der Selbsteinschätzung der Mitarbeiter und pflegen diesen in das Tool ein. Anhand der Kennziffern ermittelt das Tool dann automatisch die Kosten dieser Bearbeitungsstation. Am Ende summiert sich ein Prozess wie beispielsweise die Behandlung einer Lieferantenrechnung bis zur Überweisung und Verbuchung der Ausgabe zu einem exakten Betrag in Euro und Cent sowie dem Zeitaufwand, den der Vorgang bis zum Abschluss erfordert hat.
Lieferantenskonto ausschöpfen
Häufig erleben wir, dass unsere Kunden aufgrund zu langer Bearbeitungszeiten viel Geld verlieren. Vor allem die Prozesse bei Lieferantenrechnungen können manchmal nicht innerhalb von 14 Tagen abgeschlossen werden. Und dann entfallen drei bis fünf Prozent, die die Buchhaltung als Skonto hätte in Abzug bringen können. Obwohl diese Potenziale nicht in unsere Prozesskostenberechnungen einfließen, ist allein dieser Nebeneffekt schon sein Geld wert. Bei einem großen Mittelständler erfuhren wir hinter vorgehaltener Hand, dass die Skontoeinsparungen nach der Prozessoptimierung mit DMS im sechsstelligen Eurobereich lagen.
Nach der Prozessanalyse wissen unsere Kunden, was sie die einzelnen Geschäftsvorgänge im aktuellen Organisationszustand kosten. Die Kyocera-Consultants entwickeln auf dieser Basis ein Zukunftsszenario, welche Hard- und Softwareprodukte nötig sind, um ein lückenloses DMS auf die vorhandene IT-Infrastruktur aufzusetzen. Anders als bei vielen Konzernlösungen fügt sich eine Kyocera-Lösung immer in den Bestand ein. Das spart Kosten und fördert die Akzeptanz der Mitarbeiter bei der Einführung. Dies gelingt uns, weil wir über annähernd 300 Schnittstellenmodule verfügen, die wir für unsere Kunden zum Einsatz bringen. Diese Schnittstellen verbinden eine zentrale Datenhaltung mit allen Verarbeitungssystemen wie ERP oder Software-Einzellösungen in HR‑, Marketing‑, Vertriebs- und Rechnungswesen sowie Management. Mit diesem Zukunftsszenario können wir dann mithilfe unseres Webtools exakt berechnen, was die Prozesse in unserer neuen DMS-Lösung kosten.
Umsetzung, Mitarbeiterschulung und Evaluation nach Einführung
Selbstverständlich begleiten wir in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen die Einführung des neuen DMS. Wenn neue Frontend-Lösungen einzuführen sind, schulen unsere Consultants die Mitarbeiter und trainieren die neuen Prozessabläufe. Nach der erfolgreichen Einführung überwachen und prüfen wir das System daraufhin, ob die berechneten Einsparungen auch eingetroffen sind. Dabei justieren wir das System und geben bei Bedarf auch Nachschulungen für die Mitarbeiter. Erst wenn alle zufrieden sind, ist unser Job erledigt.
