ArcelorMittal ist der größte Stahlproduzent der Welt. Der Konzern beliefert alle großen Märkte einschließlich Automobil, Bauwesen, Haushaltsgeräte und Verpackung mit hochwertigem Stahl. Weltweit beschäftigt ArcelorMittal ungefähr 232.000 Mitarbeiter in 60 Ländern. Im Zuge der Eurokrise sind die globale Nachfrage nach Stahl und der Stahlpreis deutlich gefallen. Daher musste ArcelorMittal seine Dokumentenprozesse und die zugehörige Kostenstruktur verbessern.
Das Problem von ArcelorMittal haben viele Unternehmen: Die existierende Druckerflotte ist heterogen gewachsen und setzt sich aus verschiedenen Modellen unterschiedlicher Hersteller zusammen. Überdies fehlte ein zentrales Überwachungs- oder Rechnungsstellungssystem. Die Kontrolle und somit zugleich die Senkung der Kosten für den Dokumenten-Output war damit praktisch unmöglich. Als besondere Herausforderung kam bei dem Stahlgiganten zudem die internationale Ausrichtung des Konzerns hinzu. So wurden die meisten Flottenverträge vor Ort mit unterschiedlichen Lieferanten in jedem Land abgeschlossen und verwaltet. Juan Miguel Gil, Printing Lead bei ArcelorMittal, suchte daher einen international agierenden Partner, mit dem man eine standort- und länderübergreifende Optimierung realisieren konnte: “Bei der Implementierung einer Lösung war es uns wichtig, dass das Konzept lokal an die Bedürfnisse in den einzelnen Ländern angepasst werden konnte”, erklärt Gil.
Flottenmanagement schafft internationale Benchmarks
Bei der anschließenden Analyse durch KYOCERA stellte sich außerdem heraus, dass 80 Prozent der Multifunktionsgeräte des Unternehmens nur mit bis zu 20 Prozent ihrer maximalen Kapazität ausgelastet waren. Das bedeutet, dass sehr viel Geld umsonst ausgegeben wurde. Auf Basis dieser Analyse entwickelten ArcelorMittal und KYOCERA ein ganzheitliches Optimierungskonzept, das zunächst die Konsolidierung des Systemparks vorsah. Durch die Umstrukturierung umfasst die aktuelle Flotte nun deutlich weniger Modelle, die gleichzeitig über eine ähnliche benutzerfreundliche Oberfläche verfügen und nur einen einzigen Treiber benötigen. Das gesamte Dokumentenmanagement-System wurde zentralisiert, um Kosten zu senken und die Effizienz zu erhöhen. Maßgeschneiderte Service-Level-Agreements wurden für jeden Standort festgelegt. Außerdem wurden globale Druckrichtlinien erarbeitet. Sie reduzieren Farbverbrauch sowie Papiermüll und tragen damit zur Kostensenkung bei.
Ferner installierte KYOCERA ein Flottenmanagement-Tool, durch das Updates, Toner- und Support-Warnungen zentral verwaltet werden können. Dieses Tool erzeugt außerdem maßgeschneiderte Service-Berichte, mit denen die Flotte überwacht werden kann. Die Reports enthalten die Informationen, die zur Verwaltung der KPIs und zur Vorbereitung der monatlichen Review-Meetings benötigt werden. Darüber hinaus stellt das Tool Verbrauchsdaten bereit, anhand derer die zentralen Rechnungen für den Stahlriesen erstellt werden. Die Rechnungen sind so detailliert, dass ArcelorMittal die Kosten intern auteilen und zuordnen kann. Eine zentrale Anlaufstelle für IT-Probleme wurde eingerichtet, um Ausfallzeiten zu minimieren und die Leistungsfähigkeit weiter zu verbessern. Durch diesen Workflow wird KYOCERA umgehend benachrichtigt, wenn es zu Störungen in der Druckerflotte kommen sollte. Alle Techniker, die vor Ort eingesetzt werden, wurden hierzu über ArcelorMittals Sicherheitsprotokolle informiert und nahmen an besonderen Schulungen teil, um die Anforderungen des Kunden zu erfüllen.
Dokumentenmanagement bringt Kostenreduktion von 30 Prozent
Durch festgelegte Druck- bzw. Farbdruckregeln in Verbindung mit einer schlankeren Druckerflotte konnten bereits Einsparungen von 30 Prozent erzielt werden. Die zentrale Bestellung von Verbrauchsmaterialien sowie Rechnungsstellung sorgen für Transparenz. Dank des KYOfleetmanagers liegen dem Stahlriesen überdies genaue Daten vor, die es möglich machen, überlastete und nicht ausgelastete Geräte zu erkennen und den Farbverbrauch im Einzelnen zu messen. So können standortübergreifende Vergleiche angestellt werden, um die Druckernutzung weiter zu optimieren. Der zentrale Helpdesk für IT-Fragen vereinfacht die Abläufe im Falle eines Problems und verbessert die Produktivität der Endanwender bei ArcelorMittal, wie Juan Miguel Gil zusammenfasst: “Die ergriffenen Maßnahmen haben die Dynamik unseres Konzerns genutzt, um schnelle Veränderungen anzustoßen: KYOCERA hat Vergleiche zwischen den Standorten angestellt und Benchmarks entwickelt, um Verbesserungen zu erzielen und ein zentrales Service Board sowie ein zentrales technisches Managementteam einzurichten.“
Video-Reportage:
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