Die Dis­kus­sion um das papier­lose Büro ist so neu nicht, aller­dings wird sie gerade durch den Ein­zug digi­ta­ler Tech­no­lo­gien in unse­ren All­tag heut­zu­tage ver­stärkt ange­facht. Dabei fällt auf, dass trotz Smart­phone, Tablet, Note­book und Co. gänz­lich papier­lose Büro­ge­bäude immer noch Man­gel­ware sind. Warum fällt es uns so schwer, uns von Papier zu tren­nen? Wir haben bei der Connox GmbH nach­ge­fragt: Das mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men aus Han­no­ver arbei­tet weit­ge­hend papier­los. Wie man dabei vor­ge­gan­gen ist und was Connox bei der Umset­zung gelernt hat, ver­rät Geschäfts­füh­rer Thilo Haas.

Die Idee zur Grün­dung der Connox GmbH kam Kris­tian Lenz und Thilo Haas, nach­dem sie sich bei einem Abi­tref­fen wie­der­ge­trof­fen hat­ten. Dies war im Jahr 2005. Elf Jahre spä­ter beschäf­tigt der Han­no­ve­ra­ner Online­händ­ler für Desi­gner­mö­bel über 90 Mit­ar­bei­ter. Diese arbei­ten wei­test­ge­hend papier­los, wie Thilo Haas erklärt: „Vor sechs Jah­ren haben wir eine Initia­tive gegrün­det, um den Papier­ver­brauch auf ein Mini­mum zu beschrän­ken. Das hatte vor allem zwei Gründe: Zum einen haben wir einen sehr öko­lo­gi­schen und umwelt­freund­li­chen Anspruch, zum ande­ren gab es auch ein­deu­tige wirt­schaft­li­che Motive.”

Bei der Redu­zie­rung des Papier­ver­brauchs hat die Connox vor allem drei Punkte beherzigt:

Tipp 1: Analyse

Die Umstel­lung der Pro­zesse erfor­dert Zeit und beginnt bereits im Vor­feld. So spielte bei der Connox GmbH die Ana­lyse der bestehen­den papier­ba­sier­ten Doku­men­ten­pro­zesse eine wich­tige Rolle: „Man muss zuerst kri­tisch prü­fen, in wel­chen Situa­tio­nen man eigent­lich druckt und was davon ver­meid­bar wäre. Dabei kann über­ra­schen, wie viele ein­zelne Arbeits­schritte bei­spiels­weise an einer ein­ge­hen­den Rech­nung hän­gen. Diese Erkennt­nisse sind not­wen­dig, um zu ver­ste­hen, an wel­chen Stel­len man Papier spa­ren kann”, sagt Haas.

Tipp 2: Tech­ni­sche Anpassungen

Anschlie­ßend kön­nen tech­ni­sche Anpas­sun­gen begin­nen, erläu­tert der Connox-Geschäfts­füh­rer und ver­rät damit Tipp 2: „Den Mit­ar­bei­tern muss man die tech­ni­schen Mög­lich­kei­ten dazu eröff­nen, ihren Papier­ver­brauch zu mini­mie­ren. Dazu müs­sen eigene Pro­zesse, die immer papier­ba­siert ablie­fen, digi­ta­li­siert wer­den – ohne dass die Arbeits­ab­läufe kom­pli­zier­ter wer­den.” Connox hat unter ande­rem auf ein digi­ta­les Rech­nungs­sys­tem umge­stellt, der Stan­dard­dru­cker für alle Mit­ar­bei­ter ist ein PDF-Dru­cker und ein­ge­hende Faxe wer­den auto­ma­tisch elek­tro­nisch gespei­chert und weiterverarbeitet.

Tipp 3: Bewusst­sein schärfen

Die größte Hürde sei laut Haas aber der dritte Tipp: „Der wich­tigste Schritt ist wohl psy­cho­lo­gi­scher Natur, das Bewusst­sein der Mit­ar­bei­ter muss geschärft wer­den. Sie müs­sen kri­tisch dar­über nach­den­ken, ob sie ein Doku­ment nun wirk­lich aus­dru­cken müs­sen oder nicht. Es muss im Kopf der Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen ‚klick’ machen.” Connox hat zur Bewusst­seins­schär­fung einige ebenso ein­fa­che wie effek­tive Mit­tel: Im gesam­ten Büro­ge­bäude gibt es bei­spiels­weise nur zwei Dru­cker und zwei Papier­körbe. Wer Papier dru­cken oder weg­wer­fen möchte, muss also einige Meter zurücklegen.

Das Prin­zip der lee­ren Tische

Außer­dem hat der Online­händ­ler das „Prin­zip der lee­ren Tische“ ein­ge­führt. Haas schil­dert, was sich dahin­ter ver­birgt: „Wer abends sei­nen Schreib­tisch ver­lässt, darf nichts mehr auf sel­bi­gem lie­gen haben. Daher wur­den bei­spiels­weise auch die all­seits bekann­ten Ablage-Fächer im gan­zen Unter­neh­men ver­bannt.“ Mit die­sen Metho­den soll das Bewusst­sein für Papier­ver­brauch geschärft wer­den, auch neuen Mit­ar­bei­tern wird diese Phi­lo­so­phie umge­hend erläu­tert. Haas glaubt nicht, dass hier­bei das Alter eine Rolle spielt: „Wir haben zwar ein eher jun­ges Team, das ist aber nicht der Grund dafür, dass wir den Sprung zum papier­lo­sen Arbei­ten geschafft haben. Die Ein­stel­lung zum Papier­ver­brauch ist unab­hän­gig vom Alter.“

Völ­lig papier­lo­ses Arbei­ten ist noch nicht möglich

Auch wenn Connox die Reduk­tion des Papier­ver­brauchs inzwi­schen gut ver­in­ner­licht hat, ist ein Büro völ­lig ohne Papier aktu­ell noch nicht denk­bar. Haas sieht dafür aber vor allem externe Gründe: „Die Kun­den wol­len wei­ter­hin einen Lie­fer- oder Retou­ren­schein im Paket haben, außer­dem kön­nen wir nicht mit all unse­ren Part­ner­un­ter­neh­men papier­los koope­rie­ren, weil sie dar­auf noch nicht ein­ge­stellt sind.” Neben die­sen Fak­to­ren spielt auch die Rechts­si­tua­tion in Deutsch­land eine Rolle. So müs­sen zum Bei­spiel viele Ver­träge oder Mah­nun­gen in Papier­form vor­lie­gen, damit sie gül­tig sind.

Beim Thema Archi­vie­ren set­zen Unter­neh­men auf Papier

Die Rele­vanz von Papier bestä­tigt auch die Stu­die „Digi­ta­les Arbei­ten” vom Fraun­ho­fer-Insti­tut für Arbeits­wirt­schaft und Orga­ni­sa­tion. Dem­nach arbei­tet die große Mehr­heit der Befrag­ten (70 Pro­zent) digi­tal. Jedoch: Trotz digi­ta­lem Aus­tausch hat knapp ein Vier­tel der Teil­neh­mer noch ein sehr hohes Druck­auf­kom­men, Papier steht hier noch klar im Mit­tel­punkt der Arbeits­welt. Kleine und mit­tel­große Unter­neh­men nut­zen vor allem bei der Archi­vie­rung von Doku­men­ten Aus­dru­cke. Nur jeder fünfte Teil­neh­mer legt seine Doku­mente aus­schließ­lich digi­tal ab. Nichts­des­to­trotz ist sich Haas sicher, dass eine papier­lose Arbeits­welt mög­lich ist: „Ich halte es nur für eine Frage der Zeit. Wir stel­len schon heute fest, dass wir eigent­lich alles digi­tal lösen kön­nen, wenn wir wollen.”

Wei­tere Infor­ma­tio­nen, wor­auf bei der Umstel­lung von Work­flows zu ach­ten ist und wie Sie Ihre Mit­ar­bei­ter mit auf die Reise neh­men, lesen Sie auch in unse­rem E‑Book „Der Wille zum Wan­del: Wie IT-Pro­jekte mit Change-Manage­ment gelingen”.