No I in Team: Wie Sie die Zusam­men­ar­beit im Team verbessern

Die Zusam­men­ar­beit im Team gewinnt im Büro­all­tag an Bedeu­tung. Bereits jetzt arbei­tet ein Drit­tel der im Rah­men der KYOCERA-Stu­die „Wis­sens­ma­nage­ment im Mit­tel­stand“ befrag­ten Ange­stell­ten in Deutsch­land und Öster­reich über­wie­gend mit Kol­le­gen zusam­men. 37 Pro­zent der Befrag­ten gehen davon aus, dass die Zusam­men­ar­beit mit ande­ren und somit der Aus­tausch mit Kol­le­gen in den kom­men­den Jah­ren wei­ter zuneh­men wird. Wie lässt sich daher sicher­stel­len, dass die Kom­mu­ni­ka­tion unter­ein­an­der auch gelingt? Wir spra­chen dazu mit dem Arbeits­wis­sen­schaft­ler Cars­ten Schmidt vom Fraun­ho­fer IAO. Dort forscht er zu den The­men Arbeits­welt der Zukunft, Digi­tal Work­place sowie Kollaboration.

smart: Herr Schmidt, laut der KYOCERA-Stu­die arbei­tet bereits ein Drit­tel der Ange­stell­ten über­wie­gend mit ande­ren zusam­men. Wel­chen Stel­len­wert wer­den The­men wie Zusam­men­ar­beit bzw. Kol­la­bo­ra­tion künf­tig haben?

Schmidt: Der Stel­len­wert wird zuneh­men. Gerade im Bereich der Wis­sens­ar­beit ist es bereits an der Tages­ord­nung, dass bestimmte Fra­ge­stel­lun­gen und Pro­bleme nur noch im Team bear­bei­tet und gelöst wer­den kön­nen. Viele Auf­ga­ben und Pro­jekte sind heute ein­fach zu kom­plex, um von einem Mit­ar­bei­ter alleine aus­ge­ar­bei­tet wer­den zu kön­nen. Diese Ver­än­de­rung in unse­rem Arbeits­all­tag bringt mit sich, dass es kluge Schnitt­stel­len geben muss, die einen ein­fa­chen Aus­tausch zwi­schen ein­zel­nen Mit­ar­bei­tern erst ermög­li­chen. Dort, wo immer häu­fi­ger in Teams gear­bei­tet wird, ist außer­dem ein Kul­tur­wan­del not­wen­dig: Es funk­tio­niert nicht mehr, „Herr­schafts­wis­sen“ anzu­häu­fen und auf diese Weise die eigene Abtei­lung oder Posi­tion abzu­si­chern. Viel­fach muss daran gear­bei­tet wer­den, sol­che Silos aufzubrechen.

smart: Ist hier in der Arbeits­welt ein Gene­ra­ti­ons­wan­del zu beobachten?

Schmidt: Defi­ni­tiv fin­det hier gerade ein Chan­ge­pro­zess statt. Abstim­mung wird immer wich­ti­ger. Bei vie­len Pro­jek­ten sit­zen die rele­van­ten Ent­schei­der vom ers­ten Tag an gemein­sam am Tisch, weil es anders gar nicht funk­tio­niert. Bei die­sem Ver­än­de­rungs­pro­zess würde ich jedoch nicht grund­sätz­lich von einem klas­si­schen Gene­ra­ti­ons­wan­del spre­chen. Es gibt Mit­ar­bei­ter, die Mitte 50 oder auch Mitte 60 sind und einen sol­chen Pro­zess abso­lut auf­ge­schlos­sen unter­stüt­zen, wäh­rend Sie 25-Jäh­rige antref­fen, die sehr kon­ser­va­tiv sind und sich damit schwertun.

smart: Col­la­bo­ra­tion und Team­ar­beit sind also nicht nur etwas für die jun­gen Angestellten?

Schmidt: Abso­lut nicht. Der Wunsch nach Koope­ra­tion ist unse­rer Erfah­rung nach kaum alters­ab­hän­gig, ob ein Ver­än­de­rungs­pro­zess mit­ge­tra­gen wird oder nicht. Das gilt auch für die Nut­zung neuer, tech­ni­scher Lösun­gen, die ein­ge­führt wer­den. Nicht jeder Mit­ar­bei­ter aus der Gene­ra­tion der „Digi­tal Nati­ves“ ver­wen­det begeis­tert digi­tale Lösun­gen oder enga­giert sich im Bereich der sozia­len Medien. Das ist wirk­lich eine sehr indi­vi­du­elle Sache. Vor­ge­setzte, die fest­stel­len, dass wert­volle Fach­kräfte wenig team­fä­hig sind, soll­ten ver­su­chen, den Nut­zen neuer, digi­ta­ler Tools zur Zusam­men­ar­beit zu ver­deut­li­chen. Wenn das nicht zum Erfolg führt, kann ein Mit­ar­bei­ter auch in Auf­ga­ben­be­rei­che wech­seln, wo Team­ar­beit keine ganz so zen­trale Rolle spielt.

smart: Wor­auf kommt es neben einem geeig­ne­ten Tool an, wenn es darum geht, die Zusam­men­ar­beit zu verbessern?

Schmidt: Wenn neue, digi­tale Tools ein­ge­führt wer­den, sollte das nicht von oben herab gesche­hen. Unsere Erfah­rung zeigt, dass es abso­lut sinn­voll ist, bei der Neu- oder Umge­stal­tung von Digi­tal Work­places die Mit­ar­bei­ter von Anfang an ein­zu­bin­den. Es ist im Regel­fall nicht die IT-Abtei­lung, die genau dar­über Bescheid weiß, wie ein Mit­ar­bei­ter arbei­tet und wel­che Anfor­de­run­gen er hat. Er selbst ist der Experte für das, was er jeden Tag macht! Hier sind in der Ver­gan­gen­heit häu­fig Feh­ler gemacht wor­den: Mit­ar­bei­tern wur­den teure, neue Sys­teme unge­fragt vor­ge­setzt. Das hatte dann oft zur Folge, dass eine kost­spie­lige Hard- oder Soft­ware nur rudi­men­tär oder falsch genutzt wurde. Wer die Mit­ar­bei­ter von Anfang in die Ent­schei­dungs­fin­dung ein­be­zieht, sollte auch auf­zei­gen, wie ein künf­ti­ger Work­flow aus­se­hen soll. Wie kön­nen Abläufe heute abge­kürzt oder auto­ma­ti­siert wer­den? Oft sind Mit­ar­bei­ter gar nicht dar­über infor­miert, wel­che neuen Lösun­gen es gibt – hier muss also infor­miert wer­den. Ist die neue Lösung da, sind Trai­nings und Schu­lun­gen ganz essen­ti­ell. Nicht zuletzt möch­ten Mit­ar­bei­ter auch wis­sen, ob neue Tech­nik zu einer Arbeits­platz­ra­tio­na­li­sie­rung führt oder ob sich Auf­ga­ben ein­fach ver­än­dern. Viel­fach ist es ja so, dass neue Tech­ni­ken für ein pro­duk­ti­ve­res Arbei­ten sor­gen, jedoch keine Stel­len über­flüs­sig machen. Ich sehe jeden­falls durch die Digi­ta­li­sie­rung keine Ent­las­sungs­wel­len auf uns zurollen.

smart: Wie schaffe ich es auch in agi­len Arbeits­wel­ten, die Zusam­men­ar­beit und den Zusam­men­halt des Teams zu fördern?

Schmidt: Agi­li­tät hat auch etwas mit Chaos zu tun. Das sollte aber nicht dazu füh­ren, dass man von außen Regeln auf­stellt. Man sollte zulas­sen, dass sich ein Team seine Regeln weit­ge­hend selbst gibt. Geför­dert wird der Zusam­men­halt im Team außer­dem, indem man eine Feed­back­kul­tur ein­zie­hen lässt. Es muss regel­mä­ßig dar­über gespro­chen wer­den, was zuletzt beson­ders gut, aber auch, was falsch gelau­fen ist. Man muss dabei zulas­sen, dass Feed­back vom Pro­jekt­lei­ter ebenso wie vom Prak­ti­kan­ten kom­men kann und bei­des wert­voll ist. Team­mit­glie­der soll­ten Ent­schei­dun­gen eigen­stän­dig tref­fen und mög­lichst frei und offen kom­mu­ni­zie­ren. Lei­tende Mit­ar­bei­ter müs­sen dabei beden­ken, dass diese Anfor­de­run­gen nicht jedem Mit­ar­bei­ter glei­cher­ma­ßen lie­gen, und dies bei der Rol­len­fin­dung berück­sich­ti­gen. Für viele Mit­ar­bei­ter ist es sehr hilf­reich, gute Vor­ga­ben zu bekommen.

smart: Wel­che Rolle kann die IT dabei spie­len, Col­la­bo­ra­tion zu fördern?

Schmidt: IT-Tech­nik muss ver­mehrt dazu bei­tra­gen, Men­schen bes­ser zu ver­net­zen. Das muss auch dann funk­tio­nie­ren, wenn Men­schen orts- und zeit­ver­setzt zusam­men­ar­bei­ten, was ja immer häu­fi­ger der Fall ist. Gute Tools zur Zusam­men­ar­beit müs­sen Silos auf­bre­chen und dafür sor­gen, dass für ein Team rele­van­tes Wis­sen jedem Mit­ar­bei­ter jeder­zeit glei­cher­ma­ßen zur Ver­fü­gung steht. Ziel ist es, dass die Tech­nik zu mehr Trans­pa­renz führt, zur Ent­schei­dungs­fin­dung bei­trägt und diese aktiv unterstützt.

smart: Vie­len Dank für das Gespräch.

Wel­che Rolle spielt das Wis­sens­ma­nage­ment in klei­nen und  mitt­le­ren Unter­neh­men? Wie hel­fen DMS-Lösun­gen, die Zusam­men­ar­beit im Unter­neh­men zu ver­bes­sern? Die Ant­wort gibt es in unse­rem E‑Book “Wis­sens­ma­nage­ment im Mit­tel­stand”, das Sie kos­ten­frei her­un­ter­la­den können.