Der mittelständische IT-Dienstleister CDS Service GmbH mit Sitz in Lage (Ostwestfalen) und Niederlassung in Böblingen arbeitet kontinuierlich daran, interne Arbeitsabläufe mithilfe von digitalen Technologien zu optimieren. Das Unternehmen ist auf die Durchführung von Teststellungen bei Unternehmenskunden spezialisiert. Mit rund 100 Mitarbeitern liefert CDS IT-Equipment an Unternehmen, die vor der Kaufentscheidung evaluieren möchten, welche Lösung am besten zu den jeweiligen Anforderungen passt. Bei der Auslieferung der Ware sowie bei der Bereitstellung ergänzender Servicedienstleistungen sind Effizienz und Geschwindigkeit entscheidend.
Um weitere Verbesserungsmöglichkeiten in den geschäftskritischen Prozessen aufzuspüren, setzte das Unternehmen unter anderem auf die KYOCERA Workflow Optimierung. Dabei handelt es sich um einen vierstufigen Analyse- und Beratungsansatz, mit dem sich Dokumentenprozesse dediziert aufschlüsseln lassen. Die gewonnen Erkenntnisse helfen dann eine individuelle Digitalisierungsstrategie zu entwickeln.
Bedarfsgerechtes Optimierungskonzept
Dazu wird zunächst in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Kunden definiert, welche Geschäftsprozesse besonders wichtig für sie sind und optimiert werden sollen. Bei der CDS Service GmbH waren dies unter anderem die Rechnungsbearbeitung sowie die Tourenplanung. Diese Prozesse bieten hohes Potential, mithilfe digitaler Technologien effizienter, ressourcenschonender und somit kostengünstiger zu operieren. Falsche Maßnahmen hätten hier schnell dazu führen können, dass interne Abläufe massiv gestört werden. Im Extremfall hätte der falsche Dreh an zentralen Stellschrauben zu einer extremen Erhöhung der zeitlichen und monetären Aufwände geführt.
Waren diese Prozesse einmal definiert, wurden in einem nächsten Schritt die Wege nachgezeichnet, den bestimmte Dokumente durch das Unternehmen nehmen. Dabei ermittelte man auch, welche Abteilungen bzw. Mitarbeiter bei CDS in deren Bearbeitung eingebunden sind und welcher Arbeitsaufwand und welche Kosten in den einzelnen Prozessschritten entstehen.
Paul Koch: „Verbesserungen deutlich spürbar”
Auf Basis der somit gewonnen Daten erhielt CDS-Geschäftsführer Paul Koch einen konkreten Vorschlag, wie sich die Prozesse digital abbilden und somit deutlich effizienter gestalten lassen. Im Controlling führten Gespräche mit großen Lieferanten dazu, dass die Anzahl der Papierrechnungen – an manchen Tagen bis zu 50 Dokumente – gen Null reduziert werden konnte. Vereinzelte Papierrechnungen von kleinen Geschäftspartnern werden heute sofort mit dem Eintreffen digitalisiert und dann entsprechend weiterbearbeitet. Die Einführung der Softwarelösung für die Rechnungsstellung erfolgte zweigleisig. Für einen Übergangszeitraum von etwa zwei Monaten wurde mit digitalen Dokumenten und papiergebunden gearbeitet. Danach hatten sich die neuen Abläufe eingespielt.
Im Bereich der Logistik ging es primär darum, die Tourenplanung flexibler zu machen, sodass sich erst kurzfristig ergebende Änderungen noch einplanen lassen. Auch hier erfolgte die Umstellung auf eine digitale Lösung Schritt für Schritt innerhalb von zwei bis drei Monaten. „Mit KYOCERA Document Solutions haben wir unsere Dokumentenprozesse erheblich optimieren können. Die Mitarbeiteraufwände in den betrachteten Workflows sind um bis zu 30 Prozent gesunken”, erläutert Geschäftsführer Paul Koch.
KYOCERA Workflow Optimierung deckt Optimierungspotenziale auf
Die mit der Workflowoptimierung erreichten Verbesserungen und ihr hoher Nutzwert waren sofort deutlich erkennbar. Ein Beispiel: „Mit Hilfe neuer Software ist jetzt ganz klar geregelt, wem eine Rechnung vorgelegt werden muss. Sie landet immer dort, wo die Ausgabe genehmigt wurde. Damit ist auch klar, welche Kostenstelle belastet wird. Es kann sogar eine automatische Zahlung ausgelöst werden”, erläutert CDS-Service-Geschäftsführer Paul Koch die Fortschritte im Controlling. Das spart nicht nur Nerven, sondern Zeit und Geld!
Inzwischen setzt CDS Service seit über drei Jahren auf die von den KYOCERA-Experten ausgearbeitete Dokumentenstrategie: Die Verbesserungen sind dabei tagtäglich zu spüren. Die Papierberge konnten deutlich reduziert werden. Nicht zuletzt erfolgt auch die gesetzlich geforderte Archivierung nicht nur rechtssicher, sondern auch digital. Das spart viel Platz und Papier. Überdies hat sich die Suche von archivierten Dokumenten massiv vereinfacht und beschleunigt.
Das Fazit von Geschäftsführer Paul Koch fällt rundum positiv aus: „Die mit Hilfe von KYOCERA erreichte Workflowoptimierung für papiergestützte Vorgänge trägt bei uns dazu bei, dass Abläufe automatisiert werden und Vorgänge nachvollziehbar – und damit kontrollierbar – werden. Mit Hilfe neuer Software konnten wir Bearbeitungszeiten verkürzen, unser Teamwork verbessern, zahlreiche Vorgänge transparenter und damit auch leichter kontrollierbar machen.”
