Diese fünf Fragen helfen Ihnen dabei, ein Drucksystem zu finden, das Ihre Abläufe optimiert und sich schnell bezahlt macht.
Die Funktionalität moderner Drucksysteme reicht weit über das Drucken hinaus bis in den Bereich der Dokumentenmanagement-Lösungen. Dank neuerer technischer Entwicklungen können Drucksysteme heute scannen, faxen, sich mit dem WLAN verbinden, Dokumente automatisch lochen oder heften und sogar steuern, wer druckt und wieviel.
All die Zusatzfunktionen und ‑optionen können die Anschaffung des besten Drucksystems für Ihr Unternehmen allerdings auch komplizierter machen. Da ein professionelles Drucksystem im Durchschnitt sieben Jahre im Einsatz ist, sollten Sie sich für die richtige Entscheidung ein wenig Zeit nehmen, um das Gerät zu finden, das Ihnen fast ein Jahrzehnt lang mit Top-Qualität zuverlässige Dienste leisten soll.
Erfüllt Ihr Laserdrucker die Druckanforderungen Ihres Unternehmens?
Viele Unternehmen haben für das Drucken keine definierte Strategie (Art der Aufträge, Kontingente, Nutzung von Farbdruck usw.). Aufgrund dieser Nachlässigkeit werden Investitionsentscheidungen zu einer noch größeren Herausforderung. Jedes Unternehmen ist anders und was für ein anderes Unternehmen das perfekte Drucksystem ist, kann sich für Ihren Betrieb als Fehlkauf herausstellen. Deshalb empfehlen wir Ihnen vor dem Kauf eines neuen Geräts unbedingt, eine gründliche Analyse Ihrer aktuellen Druckumgebung durchzuführen. Diese sollte die aktuellen Druckanforderungen sowie mögliche Defizite und mittelfristige Strategien umfassen. Zur Orientierung hier eine Liste mit einigen wichtigen Punkten, die sie vor der Anschaffung in Erfahrung bringen sollten:
- Wie viele Seiten drucken Sie im Monat?
- Wie oft drucken Sie in Farbe/Schwarzweiß?
- Welche Art von Dokumenten wird hauptsächlich gedruckt? Reine Schwarzweiß-Textdokumente oder Inhalte in lebendigen Farben für ein breites Publikum?
- Welches Papierformat nutzen Sie hauptsächlich?
- Wie viele Mitarbeiter nutzen derzeit die einzelnen Geräte?
- Wie hoch ist Ihr Druckbudget pro Jahr?
- Wird Cloud Printing genutzt?
Laserdrucker oder Multifunktionsgerät?
Mit dem sprunghaften Anstieg von Mitarbeitenden im Homeoffice ist auch der Bedarf an Homeofficedruckern in die Höhe geschnellt. Einige Mitarbeiter müssen zu Hause auch Dokumente digitalisieren, scannen und kopieren, hierzu bedarf es dann eines Multifunktionsgerätes (MFPs) oder Multifunktionsdruckers. Für kleinere Arbeitsgruppen im Büro oder wenn der Platz ein Kriterium ist, sind diese kompakten Geräte eine beliebte Wahl.
Mehrere kleine A4-Geräte mögen auf kurze Sicht zwar als die preiswertere Variante erscheinen, für viele Unternehmen könnte sich ein größeres A3-MFP-System langfristig jedoch als günstigere Wahl erweisen, besonders dort, wo viel gedruckt wird. Die TASKalfa A3 MFPs von Kyocera zum Beispiel sind auch in den anspruchsvollsten Druckumgebungen extrem beliebt und werden in diesen disruptiven Zeiten aufgrund ihrer Flexibilität und Zuverlässigkeit besonders geschätzt.
Welche zusätzlichen Druckfunktionen kommen bei einem Laserdrucker noch in Betracht?
Wenn Sie festgestellt haben, ob Ihr Unternehmen mit einem Multifunktionsgerät oder einem Einzelplatzdrucker besser bedient wäre, gibt es noch viele weitere optionale Funktionen, die die Effizienz Ihrer Arbeitsplätze erheblich steigern könnten. Beliebte Optionen sind u. a.:
- Duplex-Scan oder doppelseitiger Druck
- Touchscreen-Funktionen
- Loch- und Heftfunktionen
- Zugriff per Passwort oder ID-Karte für mehr Sicherheit
- WLAN-Anbindung für agileres Arbeiten
- Fax
Wenn Sie die Liste der in Frage kommenden Systeme eingrenzen, lohnt es sich, verschiedene Modelle zu vergleichen, um festzustellen, welche Funktionen bereits enthalten sind. Das KYOCERA-Multifunktionsgerät ECOSYS M6235cidn bietet beispielsweise bereits eine doppelseitige Druck‑, Kopier- und Scanfunktion, eine intuitive Berührungsanzeige sowie Schnellscanoptionen und umfasst auch die HyPAS-Lösungsplattform, über die Unternehmen zusätzliche Anwendungen installieren können.
Selbst wenn Geräte mit Zusatzmerkmalen einen höheren Preis mit sich bringen – die Zeitersparnis und das Plus an Komfort, Produktivität und Sicherheit wiegen den anfänglichen Aufpreis auf lange Sicht wieder auf.
Welche Anforderungen haben Sie an die Drucksicherheit?
Hacker sind ständig auf der Suche nach Schwachstellen, daher müssen Unternehmen bei der Cybersicherheit proaktiv tätig werden – Laserdrucker und MFP machen da keine Ausnahme. Damit Ihre Kunden- oder Mitarbeiterdaten nicht in die falschen Hände geraten, müssen Sie vor dem Kauf unbedingt ermitteln, wie sicher das gewählte Drucksystem ist. Wenn es in Ihrem Unternehmen häufigen Umgang mit sensiblen Informationen gibt, sollten Sie nach einem Modell Ausschau halten, das Sicherheitsmerkmale wie Datenverschlüsselung, Firewall-Funktionen und Passwörter für die Anmeldung aufweist.
Kaufen oder leasen?
Sie haben sich schließlich für ein System entschieden. Dann haben Sie jetzt zwei Möglichkeiten: kaufen oder leasen. Für Ihr Unternehmen liegt der größte Unterschied zwischen diesen beiden Optionen im Gesamtpreis. Das Leasen kann die bessere Option sein, wenn Ihr Betrieb vergleichsweise klein ist oder Sie ein teures Gerät anschaffen, weil Sie den Preis über einen vereinbarten Zeitraum hinweg in monatlichen Raten bezahlen. Wenn der Vertrag ausläuft, können Sie sich in der Regel entscheiden, ob Sie das Gerät zum Restwert kaufen oder den Vertrag mit einem neuen Gerät verlängern. Dabei müssen Sie jedoch beachten, dass die monatlichen Raten auch Zinsen enthalten und Sie gegenüber dem Direktkauf langfristig mehr bezahlen.
Der richtige Laserdrucker für Ihren Bedarf
Und nicht zuletzt sind beim Kauf eines Drucksystems auch Ihre Anforderungen und Ihr Budget ausschlaggebend. In Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen gibt es keine allgemein gültige Drucklösung auf dem Markt: Der beste Drucker ist der, der zu Ihrem Unternehmen und Ihren individuellen Anforderungen passt. Wenn Sie Unterstützung bei der Auswahl des richtigen Drucksystems benötigen: Unser bundesweites Netz an zertifizierten Vertragspartnern ist Ihnen gerne behilflich: Hier geht’s zur Kyocera Händlersuche.
