Man sieht uns lie­ber von hin­ten” – Aus dem All­tag eines Wirtschaftsprüfers

13. September 2016

Wenn die jähr­li­che Wirt­schafts­prü­fung ansteht, geht es in den Buch­hal­tun­gen deut­scher Mit­tel­ständ­ler häu­fig hek­tisch zu. Alle not­wen­di­gen Doku­mente wer­den vor­be­rei­tet und sor­tiert, damit wäh­rend der Prü­fung auch alles glatt­läuft. Die unter­neh­mens­in­ter­nen Finanz­ex­per­ten ver­spü­ren also ver­stärkte Ner­vo­si­tät, wenn die Prü­fer kom­men. Aber wie steht es eigent­lich um die Gefühls­lage beim Wirt­schafts­prü­fer selbst?

Tho­mas Ruh­mann arbei­tet seit knapp 20 Jah­ren als Wirt­schafts­prü­fer, die längste Zeit davon in der Kanz­lei „Ruh­mann – Peters – Alt­meyer”, die er gemein­sam mit sei­nen Part­nern führt. Die Kanz­lei berät mit rund 45 Mit­ar­bei­tern den deut­schen Mit­tel­stand in sämt­li­chen Bera­tungs­fra­gen, wobei Ruh­mann sich unter ande­rem auf die Wirt­schafts­prü­fung spe­zia­li­siert hat. „Der Job bleibt immer span­nend, es gibt kei­nen klas­si­schen Arbeits­all­tag. Ich weiß eigent­lich mor­gens nie genau, wie es abends aus­sieht. Die Anfor­de­run­gen mei­ner Man­dan­ten kann ich schließ­lich nicht immer vor­her­se­hen”, sagt Ruhmann.

Der „Bestä­ti­gungs­ver­merk”

Der Ablauf einer Jah­res­ab­schluss­prü­fung hin­ge­gen ist in den meis­ten Fäl­len sehr ähn­lich. Die Wirt­schafts­prü­fer erhal­ten vom Unter­neh­men Ein­sicht in Rech­nungs­we­sen und Schrift­ver­kehr. Anschlie­ßend ermit­teln sie, ob die Rech­nungs­le­gung for­mell und mate­ri­ell den gesetz­li­chen Vor­ga­ben ent­spricht und der Jah­res­ab­schluss bestä­tigt wer­den kann. Die wich­ti­gen Erkennt­nisse hal­ten Wirt­schafts­prü­fer dann in ihrem Bericht fest. Wäh­rend die­ser Bericht in der Regel nur den Ver­ant­wort­li­chen des Unter­neh­mens zusteht, ent­hält der „Bestä­ti­gungs­ver­merk” das Prü­fungs­er­geb­nis in Kurz­form. Die­ser Ver­merk wird von Orga­ni­sa­tio­nen gemein­sam mit der Bilanz und der Gewinn- und Ver­lust­rech­nung veröffentlicht.

Eine läs­tige Pflicht

Diese jähr­li­chen Pflicht­prü­fun­gen wer­den teil­weise im Büro­ge­bäude des Kun­den durch­ge­führt, weil so die Ein­sicht in einige Doku­mente leich­ter fällt. Ruh­mann ist sich sicher, dass die meis­ten sei­ner Man­dan­ten auf die Prü­fung ver­zich­ten wür­den, wenn sie nicht vom Gesetz­ge­ber vor­ge­schrie­ben wäre: „Man sieht uns lie­ber von hin­ten als von vorne. Nie­mand freut sich auf die Wirt­schafts­prü­fer und die meis­ten sind froh, wenn wir wie­der gehen”, erklärt Ruh­mann. Er weiß, dass er nicht zwin­gend über­all mit offe­nen Armen emp­fan­gen wird – Berufs­ri­siko eben: „Aber in der Regel han­delt es sich dabei nicht um Abnei­gung, son­dern eher um Zurückhaltung.”

Der innere Sher­lock Holmes

Es gäbe aller­dings auch Aus­nah­me­fälle, sagt Ruh­mann: „Wir wur­den auch schon von Man­dan­ten raus­ge­wor­fen und Strei­tig­kei­ten sind nicht immer zu ver­mei­den. Dabei geht es aber nicht um zwi­schen­mensch­li­che Aspekte, son­dern um Sach­ver­halte.” So zum Bei­spiel, wenn Man­dan­ten ihre Ergeb­nisse schö­nen möch­ten, indem Auf­träge aus dem März in den Dezem­ber gezo­gen wer­den. „Wir sind ein Organ der Rechts­pflege und müs­sen dem­entspre­chend han­deln. Wenn aber das schon berech­nete Ergeb­nis vom Man­dan­ten beein­träch­tigt wird, kann die Stim­mung schon mal kip­pen”, so der Wirt­schafts­prü­fer. Prin­zi­pi­ell ändere sich quasi jeder Jah­res­ab­schluss in eini­gen Details, sobald Ruh­mann und seine Kol­le­gen alles unter­sucht haben. Einige von ihnen sind dabei aber ehr­gei­zi­ger als andere: „Bei Job­ein­stei­gern akti­viert der Beruf so etwas wie den Detek­tiv­sinn, sie möch­ten unbe­dingt ‚etwas finden’.”

Tech­ni­scher Fort­schritt erleich­tert die Arbeit

Tho­mas Ruh­mann von der Düs­sel­dor­der Kanz­lei RPA ist seit 22 Jah­ren Wirt­schafts- und Steuerprüfer.

Ruh­mann selbst pflegt zu einem Groß­teil sei­ner Man­dan­ten ein eher freund­schaft­li­ches Ver­hält­nis, auch wenn er sie nicht mehr so häu­fig sieht wie noch vor eini­gen Jah­ren: „Durch den tech­ni­schen Fort­schritt wird immer mehr über E‑Mails kom­mu­ni­ziert. Ein Groß­teil der Wirt­schafts­prü­fung lässt sich mitt­ler­weile aus der Distanz erle­di­gen, weil die Man­dan­ten alle not­wen­di­gen Doku­mente elek­tro­nisch über­mit­teln.” Dadurch hat sich auch Ruh­manns All­tag ver­än­dert: „Frü­her war ich zwei Drit­tel mei­ner Zeit beim Man­dan­ten und ein Drit­tel im Büro. Heute ist es genau umge­kehrt”, sagt Ruh­mann, der darin viele Vor­teile sieht: „Durch die Digi­ta­li­sie­rung wer­den unsere Arbeits­ab­läufe deut­lich ver­ein­facht, wir spa­ren uns viel Zeit.” Glei­ches gilt auch für Unter­neh­men. Sie kön­nen mit Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­te­men (DMS) und ver­schie­de­nen digi­ta­len Work­flow-Lösun­gen ihr eige­nes Rech­nungs­we­sen deut­lich siche­rer und effi­zi­en­ter gestal­ten und sich somit auch selbst von Stress befreien.

Eine mensch­li­che Entscheidung

Die Digi­ta­li­sie­rung führt aber auch dazu, dass Ruh­mann täg­lich zahl­rei­che E‑Mails von sei­nen Man­dan­ten erhält – und alle erwar­ten eine zeit­nahe Ant­wort. „Teil­weise wer­den in E‑Mails auch kom­plexe recht­li­che Fra­gen gestellt, die ich nicht so ein­fach und schnell beant­wor­ten kann. Das muss man den Man­dan­ten dann dem­entspre­chend ver­mit­teln.” Daher geht Ruh­mann auch nicht davon aus, dass der Job des Wirt­schafts­prü­fers völ­lig digi­ta­li­siert wer­den kann – auch wenn es bereits diverse Prüf­pro­gramme und Soft­ware gibt. „Bei den ent­schei­den­den Bilan­zie­rungs­fra­gen geht es immer um eine bewusste und kom­plexe Ent­schei­dung im Sinne des Geset­zes, für die wir Ver­ant­wor­tung tra­gen müs­sen. Das kann man kei­nem Com­pu­ter über­las­sen”, sagt Ruh­mann. Daher wer­den sich seine Man­dan­ten auch in den nächs­ten Jah­ren noch freuen kön­nen, wenn sie ihn wie­der von vorne und hin­ten sehen.

Wie Sie den All­tag Ihrer Buch­hal­tung sowie den des Wirt­schafts­prü­fers ver­ein­fa­chen kön­nen, erfah­ren Sie in unse­rem Web­cast zum KYOCERA Work­flow Mana­ger. Mit der Soft­ware ist die Bear­bei­tung sowie das Suchen und Fin­den rele­van­ter Doku­mente pro­blem­los möglich.