Kempf Geträn­ke­groß­han­del GmbH setzt auf KYOCERA Work­flow Optimierung

Als hun­dert­pro­zen­ti­ges Toch­ter­un­ter­neh­men der EDEKA Han­dels­ge­sell­schaft Süd­west mbH belie­fert das in Offen­burg ansäs­sige Unter­neh­men sämt­li­che EDEKA-Märkte in der Region bzw. holt das hier anfal­lende Leer­gut wie­der ab. Die­ser Vor­gang ist doku­men­ten­in­ten­siv: Pro Tag gehen etwa 560 Belege mit wich­ti­gen Daten ein, die bei der Abho­lung von Leer­gut aus den ver­schie­de­nen Filia­len von knapp 220 Fah­rern erfasst werden.

Opti­mierte Belegerfassung

Über vor­ge­druckte For­mu­lare wur­den die Daten bis­lang hand­schrift­lich zusam­men­ge­tra­gen und mit einem Bar­code aus­ge­stat­tet. Zurück in der Zen­trale gaben die Fah­rer die gesam­mel­ten Belege dann per­sön­lich im Back­of­fice ab, wo Mit­ar­bei­ter sie manu­ell in das Waren­wirt­schafts­sys­tem des Geträn­ke­groß­händ­lers ein­pfleg­ten und somit der Abrech­nungs­pro­zess in Gang gebracht wer­den sollte.

Bevor dies jedoch gesche­hen konnte, muss­ten die Mit­ar­bei­ter zunächst die Daten aus den ein­ge­reich­ten For­mu­la­ren mit den maschi­nell gezähl­ten und erfass­ten Infor­ma­tio­nen aus der Zähl­an­lage des Lagers abglei­chen und indi­vi­du­ell bestä­ti­gen. Wur­den wäh­rend des Abgleichs Abwei­chun­gen ent­deckt, stand der Mit­ar­bei­ter vor der Her­aus­for­de­rung, von Hand auf Feh­ler­su­che zu gehen. Erst danach konnte der Zah­lungs­lauf ange­sto­ßen werden.

Ins­ge­samt war der bis­her gän­gige und haupt­säch­lich ana­log ablau­fende Work­flow bei der A. Kempf Geträn­ke­groß­han­del GmbH also mit sehr vie­len Umstän­den ver­bun­den. Die manu­elle Erfas­sung und Bear­bei­tung von Doku­men­ten erfor­derte nicht nur einen gro­ßen Zeit- und Per­so­nal­auf­wand, son­dern war auch fehleranfällig.

KYOCERA Work­flow­op­ti­mie­rung im Einsatz

Hier kam der KYOCERA-Part­ner jaka GmbH & Co. KG aus Frei­burg ins Spiel: Basie­rend auf einem intern von der Firma Kempf erar­bei­te­ten Lösungs­an­satz wur­den mit Hilfe der KYOCERA Work­flow­op­ti­mie­rung die vor­han­de­nen Pro­zesse ana­ly­siert, und es wurde eine spe­zi­ell auf die logis­ti­schen Anfor­de­run­gen abge­stimmte Opti­mie­rungs­stra­te­gie entwickelt.

Das ins Auge gefasste Ziel war dabei von Beginn an die best­mög­li­che Auto­ma­ti­sie­rung der ein­zel­nen Work­flows bei der Beleg­erfas­sung. Auf die­ser Grund­lage ent­warf man ein neues Beleg­for­mu­lar, das nach dem Prin­zip einer Loch­karte bei der Leer­gut­ab­ho­lung von den Fah­rern aus­zu­fül­len ist. Der Vor­teil die­ses Prin­zips ist, dass die neuen For­mu­lare in der Zen­trale ganz ein­fach ein­ge­scannt wer­den. Sie sind so kon­zi­piert, dass die dar­auf erfass­ten Daten und Infor­ma­tio­nen über die instal­lierte und benut­zer­freund­li­che Work­flow­lö­sung ohne viel Auf­wand wei­ter­ver­ar­bei­tet wer­den kön­nen: Nach dem auto­ma­tisch erfolg­ten Abgleich mit den Daten aus der Zäh­ler­an­lage wer­den über­ein­stim­mende Infor­ma­tio­nen eben­falls auto­ma­tisch in das Waren­wirt­schafts­sys­tem über­tra­gen – und der Zah­lungs­lauf wird zeit­nä­her angestoßen.

Ledig­lich bei Abwei­chun­gen muss nach wie vor ein Mit­ar­bei­ter eine manu­elle Über­prü­fung vor­neh­men. So wird Zeit ein­ge­spart, und Feh­ler wer­den ver­mie­den. Dank der KYOCERA-Work­flow­op­ti­mie­rung kann bei der Kempf GmbH ab sofort ein effi­zi­en­ter und effek­ti­ver Pro­zess gewähr­leis­tet wer­den – von Anfang bis Ende.

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