Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment mit nach­hal­ti­ger Zukunft

Im Rah­men ihrer Anstren­gun­gen, im Unter­neh­men Druck­ab­fälle zu redu­zie­ren, machen diese Kyocera-Lösun­gen Infor­ma­tio­nen zu einem Wett­be­werbs­vor­teil, der Effi­zi­enz, Sicher­heit und Fle­xi­bi­li­tät einen Schub verleiht.

„Jedes Unter­neh­men muss sich stän­dig neu erfin­den“, erklärt Oscar San­chez, Pre­si­dent und Chief Exe­cu­tive von Kyocera Docu­ment Solu­ti­ons Ame­rica. Immer mehr Unter­neh­men stre­ben ein papier­lo­ses Arbeits­um­feld an; Kyocera reagiert dar­auf mit einer Ver­la­ge­rung „vom gedruck­ten zum digi­ta­len Dokument“.

Auch wenn wir uns unse­ren Namen durch Dru­cker und Mul­ti­funk­ti­ons­sys­teme  gemacht haben, treibt Kyocera jetzt die Wei­ter­ent­wick­lung des Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ments an und macht Doku­mente nach­hal­ti­ger. Ganz wird sich das Dru­cken nicht ver­mei­den las­sen, aber selbst San­chez räumt ein, dass das nach­hal­tigste Doku­ment, das ist, das gar nicht erst gedruckt wird.

Er steht bei der Frage, wie Unter­neh­men Infor­ma­tio­nen künf­tig pro­du­zie­ren, tei­len und nut­zen, an vor­ders­ter Front, getreu dem Ver­spre­chen von Kyocera „Wis­sen effek­tiv ein­zu­set­zen“. Das zen­trale Ele­ment dabei ist die Digi­ta­li­sie­rung. Hier ermög­licht Kyocera nicht nur das Dru­cken, son­dern auch das Scan­nen von Doku­men­ten mit­hilfe von Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­men. Unter­neh­men kön­nen diese Doku­mente in den Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen (DMS) von Kyocera  zusam­men­brin­gen und die ent­hal­te­nen Infor­ma­tio­nen sowie die Daten zu ihrer Ver­wen­dung ana­ly­sie­ren, um anhand der gewon­ne­nen Erkennt­nisse bes­sere Ent­schei­dun­gen zu treffen.

„Die Digi­ta­li­sie­rung trägt dazu bei, dass Sie effi­zi­en­ter sind und schnel­ler auf sich ver­än­dernde Markt­ent­wick­lun­gen reagie­ren kön­nen“, sagt San­chez. Damit das gelingt, müs­sen die Infor­ma­tio­nen nicht nur direkt zugäng­lich, son­dern auch struk­tu­riert sein.

Nach­hal­ti­ges Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment mit­tels Cloud-Druck

In Kom­bi­na­tion mit sei­ner Cloud-Druck-Tech­no­lo­gie unter­stüt­zen die Dru­cker und DMS-Lösun­gen von Kyocera Orga­ni­sa­tio­nen auch im Sinne einer bes­se­ren Unter­neh­mens­füh­rung (Gover­nance). Beim Thema Nach­hal­tig­keit nimmt Gover­nance häu­fig den drit­ten Platz hin­ter Umwelt und Gesell­schaft ein und der Cloud-Druck eröff­net Unter­neh­men eine gute Gele­gen­heit, das anzu­ge­hen. Die Lösun­gen bie­ten die Mög­lich­keit zu steu­ern, wer was druckt, Abfall zu mini­mie­ren, indem sie ver­se­hent­li­ches Dru­cken ver­hin­dern, und Ver­trau­lich­keit zu wah­ren, indem sie Druck­auf­träge erst frei­ge­ben, wenn die anfor­dernde Per­son den Druck­vor­gang am Dru­cker auslöst.

„Mit papier­ge­bun­de­nen Pro­zes­sen sind Infor­ma­tio­nen schwer zu steu­ern“, erläu­tert San­chez. „Dabei hilft die Digi­ta­li­sie­rung. Und gleich­zei­tig redu­ziert sie den Papier- und Ener­gie­ver­brauch.“ Außer­dem erhö­hen Cloud-Druck und DMS die Doku­men­ten­si­cher­heit, auch wenn Unter­neh­men zuneh­mend auf Remote- und hybride Arbeits­me­tho­den set­zen. „Phy­si­sche Doku­mente stel­len immer ein Risiko dar, weil sie im Unter­neh­men umher­wan­dern und gele­gent­lich auch mit nach Hause genom­men wer­den. Durch die Digi­ta­li­sie­rung von Doku­men­ten kön­nen Nut­zung und Zugriff gesteu­ert wer­den.“ Zusätz­lich erhöht sich die Sicher­heit dadurch, dass neu ins Sys­tem ein­ge­speiste Doku­mente auto­ma­tisch ver­schlüs­selt werden.

Aus Doku­men­ten­ma­nage­ment wird eine Ser­vice­platt­form für Content

San­chez ver­dich­tet das Kon­zept von DMS auf die ein­fa­che Ver­wal­tung des gesam­ten Doku­men­ten­le­bens­zy­klus: „Es wird erfasst, gespei­chert, struk­tu­riert und mit den Infor­ma­tio­nen kön­nen Work­flows aus­ge­führt werden.“

Gedruckte Doku­mente, die in ein digi­ta­les DMS gescannt wer­den, kön­nen mit­tels Tex­terken­nungs­soft­ware (OCR) durch­such­bar gemacht und so auf eine Daten­ana­lyse im gro­ßen Stil vor­be­rei­tet wer­den. KI-gesteu­erte Tools kön­nen das für hand­schrift­li­che Doku­mente erle­di­gen, wäh­rend Sprach­er­ken­nung Audio­da­teien in Text kon­ver­tie­ren kann.

Auch die Meta­da­ten, also wer für Doku­mente zustän­dig ist, auf sie zugreift, sie teilt und druckt, sind auf­schluss­reich und haben das Poten­zial, das wert­vollste Wis­sen einer Orga­ni­sa­tion sicht­bar zu machen. Diese Ein­bli­cke kön­nen dazu bei­tra­gen, KPIs fest­zu­le­gen, Ergeb­nisse zu mes­sen und durch Daten unter­mau­erte Ent­schei­dun­gen zu tref­fen. „Wir ver­trei­ben die Tech­no­lo­gie, mit der Infor­ma­tio­nen in Wis­sen ver­wan­delt wer­den, das dann als Wett­be­werbs­vor­teil genutzt wer­den kann“, führt San­chez wei­ter aus.

Ser­vice­platt­for­men für Con­tent (CSPs) sind die logi­sche Wei­ter­ent­wick­lung von DMS-Lösun­gen. Unter­neh­men haben schon viele Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment­sys­teme ein­ge­führt, bei­spiels­weise Tools für die Buch­hal­tung, Cus­to­mer Rela­ti­onship Manage­ment und Enter­prise Resource Pla­ning. Da kann eine CSP das Wis­sen kon­so­li­die­ren, damit es noch ein­fa­cher effek­tiv ein­ge­setzt wer­den kann.

Wis­sen in hoch­ef­fi­zi­ente Kom­mu­ni­ka­tion verwandeln

Am Ende des Doku­men­ten­le­bens­zy­klus kön­nen Orga­ni­sa­tio­nen geis­ti­ges Eigen­tum aus DMS- und CSP-Sys­te­men extra­hie­ren, u. a. Produkt‑, Kun­den- und Mit­ar­bei­ten­den­da­ten, um ange­passte Doku­mente, wie Direct-Mai­ling-Flyer, Rech­nun­gen und Schu­lungs­un­ter­la­gen zu erstellen.

Einige davon erfor­dern mas­sive Druck­vo­lu­men von bis zu zwei Mil­lio­nen Sei­ten pro Monat ver­teilt auf meh­rere klei­nere Druck­auf­la­gen. Kyocera hat diese Chance ergrif­fen, um zu demons­trie­ren, wie das Unter­neh­men Kos­ten sen­ken und gleich­zei­tig die Umwelt scho­nen kann.

So wurde bei­spiels­weise der TAS­Kalfa Pro 15000c Inkjet-Pro­duk­ti­ons­dru­cker ent­wi­ckelt, um beim per­so­na­li­sier­ten Druck von gro­ßen Druck­vo­lu­men die toner­ba­sier­ten Laser­dru­cker zu erset­zen. Mit sei­ner Kyocera-eige­nen Tech­no­lo­gie und umwelt­freund­li­cher, was­ser­ba­sier­ter Tinte hat er die Her­aus­for­de­run­gen im Bereich Nach­hal­tig­keit gemeis­tert und sich eine Nische in einem neuen Markt­seg­ment geschaffen.

In der Ver­gan­gen­heit haben die Direct-Mai­ling-Kun­den von Kyocera per­so­na­li­sier­ten schwar­zen Text auf vor­be­druckte Farb­bö­gen mit Mar­ken­lo­gos oder Mar­ke­ting­gra­fi­ken gedruckt. Endete eine Kam­pa­gne frü­her als erwar­tet, konnte das einen Aus­schuss in der Grö­ßen­ord­nung von meh­re­ren Mil­lio­nen Blatt Papier bedeu­ten. Mit dem Sys­tem TAS­Kalfa Pro 15000c kön­nen Benut­zer Gra­fi­ken in Voll­farbe dru­cken – und das, durch den Ein­satz von Auto­ma­ti­sie­rung und gene­ra­ti­ver KI, indi­vi­du­ell für jedes Doku­ment zusam­men mit dem per­so­na­li­sier­ten Text. Das redu­ziert den Papier­aus­schuss und ermög­licht eine schnelle und krea­tive Anpas­sung. Die Kos­ten­ein­spa­run­gen kön­nen erstaun­lich sein. San­chez schätzt, dass durch den Umstieg auf die Inkjet-Alter­na­tive von Kyocera im Pro­duk­ti­ons­druck­seg­ment bis zu 70 Pro­zent an Druck­kos­ten weg­fal­len kön­nen. Laut San­chez ist „des­halb der Kun­den­an­sturm auf diese Lösung enorm“. „Laser-Druck­qua­li­tät zu einem Bruch­teil der Kos­ten“ ist das Verkaufsargument.

Auto­ma­ti­sie­rung für die Zukunft des Informationsmanagements

Beim Gedan­ken daran, was die Zukunft für das Dru­cken und das Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment bereit­hält, teilt San­chez eine weit­ver­brei­tete Begeis­te­rung für das Poten­zial künst­li­cher Intel­li­genz, die Her­an­ge­hens­weise der Bran­che an viele Auf­ga­ben kom­plett auf den Kopf zu stel­len. Außer­dem betont er, dass KI bereits für Doku­mente genutzt wird, um die Qua­li­tät schlech­ter Sca­n­er­geb­nisse zu ver­bes­sern und die Erken­nung von Hand­schrif­ten zu ermöglichen.

In naher Zukunft könnte die Soft­ware mit­hilfe von Auto­ma­ti­sie­rung und KI unter Ver­wen­dung der Infor­ma­tio­nen aus einem ECM- oder CSP-Sys­tem Ver­trags­ent­würfe erstel­len. Dabei betont San­chez, wie wich­tig abso­lute Prä­zi­sion ist: „Sie unter­brei­ten die­ses Ange­bot hoch­sen­si­blen Bran­chen“, des­halb müs­sen über­eilte Lösun­gen mit bekann­ten Pro­ble­men, wie „Hal­lu­zi­na­tio­nen“ bei gene­ra­ti­ver KI, unbe­dingt ver­mie­den wer­den. Er merkt aber zugleich an, dass die Nicht­be­rück­sich­ti­gung von KI bei der Pro­dukt­ent­wick­lung einer ver­pass­ten Chance gleichkäme.

Das erhöht den Druck auf alle, auch die Mit­ar­bei­ten­den bei Kyocera, mit den Auf­ga­ben, die nicht durch Com­pu­ter ersetzt wer­den kön­nen, Mehr­wert zu schaf­fen. Unter dem Unter­neh­mens­motto „Respect the Divine and Love Peo­ple“ (Die Natur respek­tie­ren und den Men­schen lie­ben) wird Kyocera auch in einer durch Tech­no­lo­gie beherrsch­ten Zeit wei­ter­hin für den Ein­satz von Men­schen stehen.

Die­ser Arti­kel wurde von EI Stu­dios in Zusam­men­ar­beit mit Kyocera Docu­ment Solu­ti­ons pro­du­ziert und erschien im Ori­gi­nal bei Eco­no­mist Impact. Wei­tere Infor­ma­tio­nen.