Im Rahmen ihrer Anstrengungen, im Unternehmen Druckabfälle zu reduzieren, machen diese Kyocera-Lösungen Informationen zu einem Wettbewerbsvorteil, der Effizienz, Sicherheit und Flexibilität einen Schub verleiht.
„Jedes Unternehmen muss sich ständig neu erfinden“, erklärt Oscar Sanchez, President und Chief Executive von Kyocera Document Solutions America. Immer mehr Unternehmen streben ein papierloses Arbeitsumfeld an; Kyocera reagiert darauf mit einer Verlagerung „vom gedruckten zum digitalen Dokument“.
Auch wenn wir uns unseren Namen durch Drucker und Multifunktionssysteme gemacht haben, treibt Kyocera jetzt die Weiterentwicklung des Informationsmanagements an und macht Dokumente nachhaltiger. Ganz wird sich das Drucken nicht vermeiden lassen, aber selbst Sanchez räumt ein, dass das nachhaltigste Dokument, das ist, das gar nicht erst gedruckt wird.
Er steht bei der Frage, wie Unternehmen Informationen künftig produzieren, teilen und nutzen, an vorderster Front, getreu dem Versprechen von Kyocera „Wissen effektiv einzusetzen“. Das zentrale Element dabei ist die Digitalisierung. Hier ermöglicht Kyocera nicht nur das Drucken, sondern auch das Scannen von Dokumenten mithilfe von Multifunktionssystemen. Unternehmen können diese Dokumente in den Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS) von Kyocera zusammenbringen und die enthaltenen Informationen sowie die Daten zu ihrer Verwendung analysieren, um anhand der gewonnenen Erkenntnisse bessere Entscheidungen zu treffen.
„Die Digitalisierung trägt dazu bei, dass Sie effizienter sind und schneller auf sich verändernde Marktentwicklungen reagieren können“, sagt Sanchez. Damit das gelingt, müssen die Informationen nicht nur direkt zugänglich, sondern auch strukturiert sein.
Nachhaltiges Informationsmanagement mittels Cloud-Druck
In Kombination mit seiner Cloud-Druck-Technologie unterstützen die Drucker und DMS-Lösungen von Kyocera Organisationen auch im Sinne einer besseren Unternehmensführung (Governance). Beim Thema Nachhaltigkeit nimmt Governance häufig den dritten Platz hinter Umwelt und Gesellschaft ein und der Cloud-Druck eröffnet Unternehmen eine gute Gelegenheit, das anzugehen. Die Lösungen bieten die Möglichkeit zu steuern, wer was druckt, Abfall zu minimieren, indem sie versehentliches Drucken verhindern, und Vertraulichkeit zu wahren, indem sie Druckaufträge erst freigeben, wenn die anfordernde Person den Druckvorgang am Drucker auslöst.
„Mit papiergebundenen Prozessen sind Informationen schwer zu steuern“, erläutert Sanchez. „Dabei hilft die Digitalisierung. Und gleichzeitig reduziert sie den Papier- und Energieverbrauch.“ Außerdem erhöhen Cloud-Druck und DMS die Dokumentensicherheit, auch wenn Unternehmen zunehmend auf Remote- und hybride Arbeitsmethoden setzen. „Physische Dokumente stellen immer ein Risiko dar, weil sie im Unternehmen umherwandern und gelegentlich auch mit nach Hause genommen werden. Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Nutzung und Zugriff gesteuert werden.“ Zusätzlich erhöht sich die Sicherheit dadurch, dass neu ins System eingespeiste Dokumente automatisch verschlüsselt werden.
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Aus Dokumentenmanagement wird eine Serviceplattform für Content
Sanchez verdichtet das Konzept von DMS auf die einfache Verwaltung des gesamten Dokumentenlebenszyklus: „Es wird erfasst, gespeichert, strukturiert und mit den Informationen können Workflows ausgeführt werden.“
Gedruckte Dokumente, die in ein digitales DMS gescannt werden, können mittels Texterkennungssoftware (OCR) durchsuchbar gemacht und so auf eine Datenanalyse im großen Stil vorbereitet werden. KI-gesteuerte Tools können das für handschriftliche Dokumente erledigen, während Spracherkennung Audiodateien in Text konvertieren kann.
Auch die Metadaten, also wer für Dokumente zuständig ist, auf sie zugreift, sie teilt und druckt, sind aufschlussreich und haben das Potenzial, das wertvollste Wissen einer Organisation sichtbar zu machen. Diese Einblicke können dazu beitragen, KPIs festzulegen, Ergebnisse zu messen und durch Daten untermauerte Entscheidungen zu treffen. „Wir vertreiben die Technologie, mit der Informationen in Wissen verwandelt werden, das dann als Wettbewerbsvorteil genutzt werden kann“, führt Sanchez weiter aus.
Serviceplattformen für Content (CSPs) sind die logische Weiterentwicklung von DMS-Lösungen. Unternehmen haben schon viele Informationsmanagementsysteme eingeführt, beispielsweise Tools für die Buchhaltung, Customer Relationship Management und Enterprise Resource Planing. Da kann eine CSP das Wissen konsolidieren, damit es noch einfacher effektiv eingesetzt werden kann.
Wissen in hocheffiziente Kommunikation verwandeln
Am Ende des Dokumentenlebenszyklus können Organisationen geistiges Eigentum aus DMS- und CSP-Systemen extrahieren, u. a. Produkt‑, Kunden- und Mitarbeitendendaten, um angepasste Dokumente, wie Direct-Mailing-Flyer, Rechnungen und Schulungsunterlagen zu erstellen.
Einige davon erfordern massive Druckvolumen von bis zu zwei Millionen Seiten pro Monat verteilt auf mehrere kleinere Druckauflagen. Kyocera hat diese Chance ergriffen, um zu demonstrieren, wie das Unternehmen Kosten senken und gleichzeitig die Umwelt schonen kann.
So wurde beispielsweise der TASKalfa Pro 15000c Inkjet-Produktionsdrucker entwickelt, um beim personalisierten Druck von großen Druckvolumen die tonerbasierten Laserdrucker zu ersetzen. Mit seiner Kyocera-eigenen Technologie und umweltfreundlicher, wasserbasierter Tinte hat er die Herausforderungen im Bereich Nachhaltigkeit gemeistert und sich eine Nische in einem neuen Marktsegment geschaffen.
In der Vergangenheit haben die Direct-Mailing-Kunden von Kyocera personalisierten schwarzen Text auf vorbedruckte Farbbögen mit Markenlogos oder Marketinggrafiken gedruckt. Endete eine Kampagne früher als erwartet, konnte das einen Ausschuss in der Größenordnung von mehreren Millionen Blatt Papier bedeuten. Mit dem System TASKalfa Pro 15000c können Benutzer Grafiken in Vollfarbe drucken – und das, durch den Einsatz von Automatisierung und generativer KI, individuell für jedes Dokument zusammen mit dem personalisierten Text. Das reduziert den Papierausschuss und ermöglicht eine schnelle und kreative Anpassung. Die Kosteneinsparungen können erstaunlich sein. Sanchez schätzt, dass durch den Umstieg auf die Inkjet-Alternative von Kyocera im Produktionsdrucksegment bis zu 70 Prozent an Druckkosten wegfallen können. Laut Sanchez ist „deshalb der Kundenansturm auf diese Lösung enorm“. „Laser-Druckqualität zu einem Bruchteil der Kosten“ ist das Verkaufsargument.
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Making Information faster. Informationsprozesse schneller, sicherer und nachhaltiger gestalten. Das ist das Ziel, dass die Kyocera-Gruppe verfolgt.
Automatisierung für die Zukunft des Informationsmanagements
Beim Gedanken daran, was die Zukunft für das Drucken und das Informationsmanagement bereithält, teilt Sanchez eine weitverbreitete Begeisterung für das Potenzial künstlicher Intelligenz, die Herangehensweise der Branche an viele Aufgaben komplett auf den Kopf zu stellen. Außerdem betont er, dass KI bereits für Dokumente genutzt wird, um die Qualität schlechter Scanergebnisse zu verbessern und die Erkennung von Handschriften zu ermöglichen.
In naher Zukunft könnte die Software mithilfe von Automatisierung und KI unter Verwendung der Informationen aus einem ECM- oder CSP-System Vertragsentwürfe erstellen. Dabei betont Sanchez, wie wichtig absolute Präzision ist: „Sie unterbreiten dieses Angebot hochsensiblen Branchen“, deshalb müssen übereilte Lösungen mit bekannten Problemen, wie „Halluzinationen“ bei generativer KI, unbedingt vermieden werden. Er merkt aber zugleich an, dass die Nichtberücksichtigung von KI bei der Produktentwicklung einer verpassten Chance gleichkäme.
Das erhöht den Druck auf alle, auch die Mitarbeitenden bei Kyocera, mit den Aufgaben, die nicht durch Computer ersetzt werden können, Mehrwert zu schaffen. Unter dem Unternehmensmotto „Respect the Divine and Love People“ (Die Natur respektieren und den Menschen lieben) wird Kyocera auch in einer durch Technologie beherrschten Zeit weiterhin für den Einsatz von Menschen stehen.
Dieser Artikel wurde von EI Studios in Zusammenarbeit mit Kyocera Document Solutions produziert und erschien im Original bei Economist Impact. Weitere Informationen.
