Wenn eine Orga­ni­sa­tion Teile ihrer Doku­men­ten­in­fra­struk­tur in die Cloud aus­la­gert, geht dies nur zu Las­ten der Sicher­heit. So las­sen sich die Befürch­tun­gen von IT-Ver­ant­wort­li­chen in den Unter­neh­men zusam­men­fas­sen. Holly Mus­co­lino, Exper­tin beim Markt­for­schungs­un­ter­neh­men IDC, tritt dem ent­ge­gen und erklärt in Ihrem Gast­bei­trag, wel­che Vor­teile das Out­sour­cing des Doku­men­ten­ma­nage­ments bietet.

Seit rund zehn Jah­ren sind die Sen­kung von Kos­ten sowie die Stei­ge­rung der Effi­zi­enz und der Pro­duk­ti­vi­tät der Mit­ar­bei­ter fast über­all in der Wirt­schaft zen­trale The­men. Den­noch ver­pas­sen viele große wie kleine Unter­neh­men eine wesent­li­che Chance, diese Ziele zu errei­chen. Der Grund: Das Thema Doku­men­ten­ma­nage­ment spielt für die Unter­neh­mens-IT nur eine unter­ge­ord­nete Rolle. So fehlt oft der Über­blick über die Gesamt­kos­ten der Druck- und Doku­men­ten­pro­zesse. Richt­li­nien zum Druck- und Doku­men­ten­ma­nage­ment wer­den, wenn über­haupt, spon­tan und im Allein­gang, ohne Rück­spra­che mit ande­ren Berei­chen und Geschäfts­ein­hei­ten erstellt. Papier­ge­bun­dene und manu­elle Pro­zesse die­nen häu­fig als Brü­cke zwi­schen inkom­pa­ti­blen Bürosystemen.

42 Pro­zent der ver­wen­de­ten Doku­mente wer­den ausgedruckt

Unter­su­chun­gen von IDC haben gezeigt, dass die Arbeit mit Infor­ma­tio­nen natur­ge­mäß doku­men­ten­in­ten­siv ist und Wis­sens­ar­bei­ter einen gro­ßen Teil ihrer Arbeits­zeit mit der Ver­ar­bei­tung von Doku­men­ten ver­brin­gen. 42 Pro­zent der Doku­mente, die von einem durch­schnitt­li­chen Ange­stell­ten ver­wen­det wer­den, wer­den aus­ge­druckt, und 62 Pro­zent der Mit­ar­bei­ter sagen, dass der Umfang an Papier­do­ku­men­ten gleich geblie­ben ist oder sogar zuge­nom­men hat.

Gleich­zei­tig tra­gen neue Tech­no­lo­gien wie Cloud-Anwen­dun­gen, mobile Geräte und die zuneh­mende Durch­drin­gung von geschäft­li­chen Anwen­dun­gen durch Social Media zu dra­ma­ti­schen Ver­än­de­run­gen beim Bedarf an Bild­ver­ar­bei­tung und ‑aus­gabe bei. Das schafft einer­seits Chan­cen für neue Geschäfts­mo­delle, ande­rer­seits aber neue neur­al­gi­sche Punkte beim Doku­men­ten­ma­nage­ment. Orga­ni­sa­tio­nen haben durch die Tat­sa­che, dass Inhalte in die Cloud ver­la­gert wer­den und immer mobi­lere Arbeit­neh­mer Smart­pho­nes und Tablets gleich­zei­tig als Erstel­ler und Ver­brau­cher von Inhal­ten nut­zen, Schwie­rig­kei­ten, die Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit aufrechtzuerhalten.

Dabei gibt es durch­aus Mög­lich­kei­ten, diese Her­aus­for­de­run­gen zu meis­tern. Eine Mög­lich­keit ist die Ver­mitt­lung neuer Kennt­nisse in der Ver­ar­bei­tung gedruck­ter und elek­tro­ni­scher Doku­mente. Orga­ni­sa­tio­nen soll­ten zunächst den aktu­el­len Zustand ihrer Druck- und Doku­men­ten­ver­wal­tung im Gan­zen unter­su­chen und über­le­gen, wie sie neue Tech­no­lo­gien und Geschäfts­mo­delle im Ein­klang mit ihrer Stra­te­gie und Unter­neh­mens­kul­tur gezielt nut­zen kön­nen. Die Zusam­men­ar­beit mit einem Anbie­ter für Druck- und Doku­men­ten­ver­wal­tung ist die wirk­samste Art, wie Unter­neh­men ihre aktu­elle Druck- und Doku­men­ten­in­fra­struk­tur bzw. ihre Pro­zesse bewer­ten und völ­lig neue Effi­zi­en­zen errei­chen können.

Out­sour­cing Doku­men­ten­in­fra­struk­tur hat meh­rere Vorteile

Das Out­sour­cing bie­tet meh­rere Vor­teile: Neben dem Zugang zu moderns­ten Tech­no­lo­gien sowie dem Zugriff auf Fach­kennt­nisse im Bereich der Druck- und Doku­men­ten­ver­wal­tung, die in der Orga­ni­sa­tion so nicht vor­han­den sind, ist vor allem die Sen­kung der Ver­wal­tungs­kos­ten für das interne Manage­ment zu sehen. Auf diese Weise wer­den auch interne Res­sour­cen zuguns­ten des Kern­ge­schäfts frei.

Ser­vices für Druck- und Doku­men­ten­ver­wal­tung sind keine neue Erfin­dung. Seit den spä­ten 90er Jah­ren wen­den sich Orga­ni­sa­tio­nen an Anbie­ter von Ser­vices zur Druck- und Doku­men­ten­ver­wal­tung, um ihre Kos­ten zu sen­ken, die Pro­duk­ti­vi­tät ihrer Mit­ar­bei­ter zu erhö­hen und behörd­li­che Vor­ga­ben sowie Umwelt­schutz- und Nach­hal­tig­keits­ziele zu errei­chen. Doch die Bran­che hat sich weiterentwickelt.

Intel­li­gente“ Geräte und Ana­lyse- und Berichts­soft­ware machen noch grö­ßere Vor­teile mög­lich. Kom­bi­niert mit neuen Tech­no­lo­gien, Pro­zes­sen und Kennt­nis­sen wird eine neue Qua­li­tät von Ser­vices und Lösun­gen erreicht, die dem Nut­zer bei der Erneue­rung sei­ner Geschäfts­mo­delle und ‑pro­zesse und dem Errei­chen bes­se­rer Ergeb­nisse hilft.