Seit rund zehn Jahren sind die Senkung von Kosten sowie die Steigerung der Effizienz und der Produktivität der Mitarbeiter fast überall in der Wirtschaft zentrale Themen. Dennoch verpassen viele große wie kleine Unternehmen eine wesentliche Chance, diese Ziele zu erreichen. Der Grund: Das Thema Dokumentenmanagement spielt für die Unternehmens-IT nur eine untergeordnete Rolle. So fehlt oft der Überblick über die Gesamtkosten der Druck- und Dokumentenprozesse. Richtlinien zum Druck- und Dokumentenmanagement werden, wenn überhaupt, spontan und im Alleingang, ohne Rücksprache mit anderen Bereichen und Geschäftseinheiten erstellt. Papiergebundene und manuelle Prozesse dienen häufig als Brücke zwischen inkompatiblen Bürosystemen.
42 Prozent der verwendeten Dokumente werden ausgedruckt
Untersuchungen von IDC haben gezeigt, dass die Arbeit mit Informationen naturgemäß dokumentenintensiv ist und Wissensarbeiter einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Verarbeitung von Dokumenten verbringen. 42 Prozent der Dokumente, die von einem durchschnittlichen Angestellten verwendet werden, werden ausgedruckt, und 62 Prozent der Mitarbeiter sagen, dass der Umfang an Papierdokumenten gleich geblieben ist oder sogar zugenommen hat.
Gleichzeitig tragen neue Technologien wie Cloud-Anwendungen, mobile Geräte und die zunehmende Durchdringung von geschäftlichen Anwendungen durch Social Media zu dramatischen Veränderungen beim Bedarf an Bildverarbeitung und ‑ausgabe bei. Das schafft einerseits Chancen für neue Geschäftsmodelle, andererseits aber neue neuralgische Punkte beim Dokumentenmanagement. Organisationen haben durch die Tatsache, dass Inhalte in die Cloud verlagert werden und immer mobilere Arbeitnehmer Smartphones und Tablets gleichzeitig als Ersteller und Verbraucher von Inhalten nutzen, Schwierigkeiten, die Informationssicherheit aufrechtzuerhalten.
Dabei gibt es durchaus Möglichkeiten, diese Herausforderungen zu meistern. Eine Möglichkeit ist die Vermittlung neuer Kenntnisse in der Verarbeitung gedruckter und elektronischer Dokumente. Organisationen sollten zunächst den aktuellen Zustand ihrer Druck- und Dokumentenverwaltung im Ganzen untersuchen und überlegen, wie sie neue Technologien und Geschäftsmodelle im Einklang mit ihrer Strategie und Unternehmenskultur gezielt nutzen können. Die Zusammenarbeit mit einem Anbieter für Druck- und Dokumentenverwaltung ist die wirksamste Art, wie Unternehmen ihre aktuelle Druck- und Dokumenteninfrastruktur bzw. ihre Prozesse bewerten und völlig neue Effizienzen erreichen können.
Outsourcing Dokumenteninfrastruktur hat mehrere Vorteile
Das Outsourcing bietet mehrere Vorteile: Neben dem Zugang zu modernsten Technologien sowie dem Zugriff auf Fachkenntnisse im Bereich der Druck- und Dokumentenverwaltung, die in der Organisation so nicht vorhanden sind, ist vor allem die Senkung der Verwaltungskosten für das interne Management zu sehen. Auf diese Weise werden auch interne Ressourcen zugunsten des Kerngeschäfts frei.
Services für Druck- und Dokumentenverwaltung sind keine neue Erfindung. Seit den späten 90er Jahren wenden sich Organisationen an Anbieter von Services zur Druck- und Dokumentenverwaltung, um ihre Kosten zu senken, die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu erhöhen und behördliche Vorgaben sowie Umweltschutz- und Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Doch die Branche hat sich weiterentwickelt.
„Intelligente“ Geräte und Analyse- und Berichtssoftware machen noch größere Vorteile möglich. Kombiniert mit neuen Technologien, Prozessen und Kenntnissen wird eine neue Qualität von Services und Lösungen erreicht, die dem Nutzer bei der Erneuerung seiner Geschäftsmodelle und ‑prozesse und dem Erreichen besserer Ergebnisse hilft.
