Christian Pudzich
1. Juli 2015
Laut der Stu­die “Print und Docu­ment Manage­ment 2014” des Markt­for­schungs­in­sti­tuts IDC erwar­ten 47 Pro­zent der befrag­ten Fach­ab­tei­lun­gen von ihrer Unter­neh­mens-IT nicht nur ihren ori­gi­nä­ren Kern­auf­ga­ben nach­zu­kom­men, son­dern ins­be­son­dere die Sicher­heit von sen­si­blen Infor­ma­tio­nen zu gewähr­leis­ten. 45 Pro­zent der Unter­neh­mens­ent­schei­der erhofft sich fer­ner eine bes­sere Unter­stüt­zung bei der Orga­ni­sa­tion von Geschäfts­pro­zes­sen. Print bzw. Docu­ment Manage­ment kann hier ein wich­ti­ger Hebel sein, mit denen CIOs und ihre Teams diese Anfor­de­run­gen erfül­len und die Wahr­neh­mung der IT im Unter­neh­men stär­ken können.

Doku­mente, sei es in Papier- oder elek­tro­ni­scher Form, sind für die betrieb­li­chen Abläufe eines Unter­neh­mens essen­ti­ell. Sie müs­sen immer zum rich­ti­gen Zeit­punkt, an der rich­ti­gen Stelle und im rich­ti­gen For­mat zur Ver­fü­gung ste­hen. Aus die­sem Grund wird die Opti­mie­rung von doku­men­ten­ba­sier­ten Pro­zes­sen in den kom­men­den Jah­ren für Unter­neh­men wei­ter an Rele­vanz gewin­nen. Zu die­sem Schluss kommt die Stu­die „Print & Docu­ment Manage­ment 2014“, die das Markt­for­schungs­in­sti­tut IDC unter 220 IT- sowie Busi­ness­ent­schei­dern durch­ge­führt hat.

Dem­nach haben ins­be­son­dere die The­men Sicher­heit sowie die Opti­mie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen in den ver­gan­ge­nen Jah­ren deut­lich an Rele­vanz gewon­nen. Nicht zuletzt auf­grund der NSA-Affäre hat die Bedeu­tung der Daten­si­cher­heit stark zuge­legt: Wäh­rend 69 Pro­zent der befrag­ten IT-Ver­ant­wort­li­chen die­ses Thema prio­ri­sie­ren, erwar­ten vor allem die ande­ren Fach­ab­tei­lun­gen (47 Pro­zent), dass die IT die Sicher­heit der Unter­neh­mens­da­ten gewähr­leis­tet. Dabei gaben ledig­lich 19 Pro­zent der Befrag­ten an, dass die Ent­hül­lun­gen von Edward Snow­den und die dadurch resul­tie­rende öffent­li­che Dis­kus­sion ihr Sicher­heits­be­wusst­sein nicht beein­flusst haben. Rund ein Vier­tel (27 Pro­zent) der befrag­ten deut­schen Orga­ni­sa­tio­nen­gab habe auf­grund der Affäre bereits zusätz­li­che Maß­nah­men zur Doku­men­ten­si­cher­heit durch­ge­führt. Wei­tere 43 Pro­zent der Unter­neh­men prü­fen fer­ner, wie sicher ihre Doku­mente aktu­ell sind.

Opti­mie­rung von doku­men­ten­in­ten­si­ven Pro­zes­sen wird wichtiger

Neben den Sicher­heits­aspek­ten for­dern die Fach­be­rei­che von der IT-Abtei­lung vor allem die bes­sere Unter­stüt­zung der Geschäfts­pro­zesse. 45 Pro­zent stuf­ten die­sen Punkt als beson­ders wich­tig ein. 40 Pro­zent der Befrag­ten erwar­ten fer­ner eine schnel­lere Umset­zung neuer Anfor­de­run­gen. Hier sehen die Exper­ten von IDC große Poten­ziale für Docu­ment Solu­ti­ons, mit denen sich doku­men­ten­in­ten­sive Abläufe ver­bes­sern las­sen. Als Bei­spiele las­sen sich hier u.a. die Digi­ta­li­sie­rung und Wei­ter­lei­tung von Doku­men­ten sowie Lösun­gen zum siche­ren Dru­cken bzw. zur Bear­bei­tung von elek­tro­ni­schen For­mu­la­ren und die Archi­vie­rung nen­nen. Das Thema mobi­les Dru­cken steht vor die­sem Hin­ter­grund eben­falls wei­ter­hin hoch im Kurs. Lang­fris­ti­ges Ziel einer Opti­mie­rung der Doku­men­ten­pro­zesse ist es, einen mög­lichst hohen Auto­ma­ti­sie­rungs­grad zu errei­chen sowie Abläufe auf orga­ni­sa­to­ri­scher Ebene zu ver­bes­sern und Durch­lauf­zei­ten zu ver­kür­zen. Dabei gilt es, den gesamte Lebens­zy­klus eines Doku­ments im Auge zu beha­kl­ten: Von der Erstel­lung bzw. dem Doku­men­ten-Ein­gang über die Wei­ter­lei­tung bis hin zur Ver­ar­bei­tung und Archivierung.

Viel­fäl­tige Her­aus­for­de­run­gen überwinden

Bei der Pro­zess­op­ti­mie­rung gilt es laut IDC nicht nur, tech­ni­sche Hür­den wie die Ver­ar­bei­tung unter­schied­li­cher For­mate oder die Ver­knüp­fung ver­schie­de­ner Daten­quel­len zu über­win­den: Da Pro­zesse auf orga­ni­sa­to­ri­scher Ebene ange­fasst wer­den müs­sen, ist für den Erfolg eines Print-Manage­ment- oder Docu­ment-Manage­ment-Pro­jekts die Zusam­men­ar­beit der IT mit den ein­zel­nen Unter­neh­mens­be­rei­chen ent­schei­dend. Dies führt zu neuen Her­aus­for­de­run­gen, da die IT mit­un­ter die Anfor­de­run­gen der ein­zel­nen Abtei­lun­gen nur unge­nau kennt. Ebenso kann es zu Sprach- bzw. Men­ta­li­täts­un­ter­schie­den kommen.

Anbie­ter von Mana­ged Docu­ment Ser­vices (MDS) kön­nen hier als Media­tor fun­gie­ren. Kon­krete Busi­ness Cases sowie erfolg­reich umge­setzte Refe­renz­pro­jekte las­sen sich nut­zen, um die Vor­teile einer Opti­mie­rung bei den Pro­jekt-Ver­ant­wort­li­chen als auch bei den ein­zel­nen Fach­ab­tei­lun­gen zu ver­deut­li­chen. Zudem ist es wich­tig, den erziel­ten Nut­zen mone­tär zu bewer­ten und die ver­schie­de­nen Berei­che in direkte (Anschaf­fung der Hard­ware, Ver­brauchs­ma­te­rial, Ser­vice, etc.) sowie indi­rekte Betriebs­kos­ten (Pro­duk­ti­vi­tät, Auf­wen­dun­gen Admi­nis­tra­tion etc.) zu unter­tei­len. IDC rät daher dazu, dass der CIO sich die­sen Anfor­de­run­gen bewusst wird und MDS als Chance begreift, mit sich die Daseins­be­rech­ti­gung sei­ner Abtei­lung bzw. deren Stel­len­wert im Unter­neh­men stär­ken lässt. Die IT-Abtei­lung müsse sich daher als inter­ner Bera­ter der Geschäfts­be­rei­che sehen bzw. aufstellen.

MDS ver­bes­sert Kundenzufriedenheit

Ins­ge­samt zeigt die Stu­die, dass das Poten­zial für MDS sehr groß ist: Viele Unter­neh­men haben bereits begon­nen, ihre Pro­zesse mit­tels Docu­ment Manage­ment zu ver­bes­sern. Dabei ste­hen für die meis­ten Unter­neh­men Arbeits­schritte im Vor­der­grund, die mit der Abwick­lung eines Kun­den­auf­trags ver­bun­den sind. So setz­ten viele MDS-Kon­zepte in den Bereich Rech­nungs­stel­lung und For­de­rung (37 Pro­zent), Logis­tik und Lager (33 Pro­zent) sowie dem Auf­trags­ein­gang (30 Pro­zent) an. Die zuver­läs­sige, effi­zi­ente und sichere Gestal­tung die­ser Unter­neh­mens­pro­zes­sen wirkt sich somit nicht nur auf die Mit­ar­bei­ter­pro­duk­ti­vi­tät aus: Auch die Kun­den­zu­frie­den­heit kann durch MDS gestei­gert wer­den, was mit­tel­bar einen Ein­fluss auf den gesam­ten Unter­neh­mens­er­folg hat.

Fazit

So ver­wun­dert es nicht, dass in den kom­men­den ein bis zwei Jah­ren die meis­ten Unter­neh­men Inves­ti­tio­nen in die­sem Bereich pla­nen. Unter­neh­men schöp­fen das Poten­zial von ent­spre­chen­den Opti­mie­rungs­maß­nah­men auch in Zukunft wei­ter aus, um Geschäfts­pro­zesse schnel­ler, siche­rer und kos­ten­güns­ti­ger zu gestal­ten. An obers­ter Stelle steht die all­ge­meine Büro­kom­mu­ni­ka­tion (22 Pro­zent), gefolgt von der Logis­tik (21 Pro­zent) sowie der Rech­nungs­stel­lung (21 Pro­zent). Auch hier ist die Auto­ma­ti­sie­rung von Pro­zes­sen wich­tigs­ter Trei­ber. Print und Docu­ment Manage­ment wach­sen in die­sem Zusam­men­hang immer wei­ter zusam­men und kön­nen ein wich­ti­ger Hebel für die Unter­neh­mens-IT sein, die an sie gestell­ten Anfor­de­run­gen zu erfül­len. IDC emp­fiehlt IT-Lei­tern des­halb ihr Rol­len­ver­ständ­nis grund­le­gend zu über­den­ken. Zwar ist dies keine neue Erkennt­nis, aber die Ergeb­nisse zei­gen, dass Fach­ab­tei­lun­gen und Unter­neh­mens­lei­tung all­mäh­lich unge­dul­dig wer­den: Erzie­len die IT-Ver­ant­wort­li­chen daher in naher Zukunft keine sicht­ba­ren Fort­schritte, wer­den nach Erwar­tun­gen von IDC noch mehr Bud­gets an ihr vor­bei­wan­dern und der unter­neh­mens­in­terne Ein­fluss sin­ken. Die Opti­mie­rung von Doku­men­ten­pro­zes­sen bie­tet daher nicht nur MDS- und Lösungs­an­bie­tern große Chan­cen, son­dern vor allem auch den Anwendern.

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