Eine der wichtigsten Phasen während der Durchführung von Services zur Druck- und Dokumentenverwaltung ist eine genaue und umfassende Bewertung der aktuellen Druck- und Dokumenteninfrastruktur bzw. Workflows. Die Bewertung bildet das Fundament, auf dem der beabsichtigte optimierte Zustand definiert wird.
Die Bewertung sollte Folgendes beinhalten:
- Ein detailliertes Bestandsverzeichnis der vorhandenen Geräte: Dieses sollte persönliche Desktop-Geräte sowie vernetzte Drucker und Multifunktionsgeräte auflisten. Die Daten werden in der Regel über einen bestimmten Zeitraum hinweg von einem automatisierten „Agenten“ sowie im Rahmen einer Ortsbesichtigung erfasst. Die Analyse sollte auf jeden Fall die Gesamtkosten für jedes Gerät beinhalten.
- Endbenutzeranforderungen: Hierunter fallen die Workflows der Endbenutzer, Anforderungen an die Ausgabe und Verfügbarkeit sowie besondere Anforderungen einzelner Abteilungen und Aufgabenbereiche. Diese Informationen werden über Gespräche und Umfragen unter Benutzern sowie Besuche vor Ort ermittelt.
Wir gehen davon aus, dass sich die Bewertungen in Zukunft auch auf dokumentenintensive Geschäftsprozesse erstrecken werden, insbesondere solche, die in hohem Maße manuell ablaufen und/oder von einer Neuorganisation profitieren könnten. Diese Informationen werden auch über Gespräche und Umfragen unter Benutzern und Besuche vor Ort ermittelt.
Lohnende Investition
Dabei ist zu beachten, dass eine umfassende Bewertung inklusive einer Befragung von Endbenutzern zeitaufwändig und ressourcenintensiv ist. Doch handelt es sich hierbei um eine lohnende Investition, denn Lösungen, die Geräte quasi unter Anwendung „roher Gewalt“ zusammenlegen, beeinträchtigen letztendlich die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Ist die Bewertung einmal abgeschlossen, muss der Anbieter mit der Definition der Zielsetzung beginnen. Dabei sind neben den Gesamtkosten aller Geräte die Anforderungen der Endbenutzer ebenso zu beachten wie geschäftliche Anforderungen, Organisationsziele und die allgemeine Unternehmenskultur. Das erfordert Beratungsleistungen seitens des Anbieters von Services zur Druck- und Dokumentenverwaltung, die in enger Zusammenarbeit mit der Organisation erbracht werden sollten.
Kontinuierliches Management
Beratung und Zusammenarbeit enden jedoch nicht mit der Einrichtung der neuen Infrastruktur. Der Anbieter von Services zur Druck- und Dokumentenverwaltung sollte laufend Zugang zu detaillierten Echtzeitinformationen wie Gerätedaten und Statistiken sowie Informationen zum Service, zur Sicherheit und zur Leistung, gemessen am vereinbarten Leistungsumfang (Service-Level-Vereinbarungen), ermöglichen. Ihr Anbieter sollte Sie nicht nur auf dem Laufenden halten, sondern diese Informationen auch verwenden, um nach Mustern und Tendenzen zu suchen, die zusätzliche Chancen für die Verbesserung Ihrer Druck- und Dokumenteninfrastruktur und Ihrer Workflows bieten.
Sie und Ihr Anbieter von Services zur Druck- und Dokumentenverwaltung sollten sich regelmäßig treffen, um alle Aspekte des Auftrags zu besprechen. Während diese Meetings auf betrieblicher Ebene häufiger stattfinden können, sollte die Geschäftsleitung in jedem Fall auf dem Laufenden gehalten werden. Denken Sie daran, dass regelmäßige Meetings über das Lieferantenmanagement hinausgehen.
Regelmäßige Kommunikation entscheidend
Jeder Auftrag über Services zur Druck- und Dokumentenverwaltung sollte laufende Verbesserungen zum Ziel haben, die durch eine enge Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Provider möglich gemacht werden. Darüber hinaus haben Sie bei diesen Treffen die Gelegenheit, sich über neue Produkte, Technologien und Services Ihres Anbieters zu informieren. Regelmäßige Kommunikation ist entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihrer Initiative zur Druck- und Dokumentenverwaltung.
