Eine der wich­tigs­ten Pha­sen wäh­rend der Durch­füh­rung von Ser­vices zur Druck- und Doku­men­ten­ver­wal­tung ist eine genaue und umfas­sende Bewer­tung der aktu­el­len Druck- und Doku­men­ten­in­fra­struk­tur bzw. Work­flows. Die Bewer­tung bil­det das Fun­da­ment, auf dem der beab­sich­tigte opti­mierte Zustand defi­niert wird.

Die Bewer­tung sollte Fol­gen­des beinhalten:

  • Ein detail­lier­tes Bestands­ver­zeich­nis der vor­han­de­nen Geräte: Die­ses sollte per­sön­li­che Desk­top-Geräte sowie ver­netzte Dru­cker und Mul­ti­funk­ti­ons­ge­räte auf­lis­ten. Die Daten wer­den in der Regel über einen bestimm­ten Zeit­raum hin­weg von einem auto­ma­ti­sier­ten „Agen­ten“ sowie im Rah­men einer Orts­be­sich­ti­gung erfasst. Die Ana­lyse sollte auf jeden Fall die Gesamt­kos­ten für jedes Gerät beinhalten.
  • End­be­nut­zer­an­for­de­run­gen: Hier­un­ter fal­len die Work­flows der End­be­nut­zer, Anfor­de­run­gen an die Aus­gabe und Ver­füg­bar­keit sowie beson­dere Anfor­de­run­gen ein­zel­ner Abtei­lun­gen und Auf­ga­ben­be­rei­che. Diese Infor­ma­tio­nen wer­den über Gesprä­che und Umfra­gen unter Benut­zern sowie Besu­che vor Ort ermittelt.

Wir gehen davon aus, dass sich die Bewer­tun­gen in Zukunft auch auf doku­men­ten­in­ten­sive Geschäfts­pro­zesse erstre­cken wer­den, ins­be­son­dere sol­che, die in hohem Maße manu­ell ablau­fen und/oder von einer Neu­or­ga­ni­sa­tion pro­fi­tie­ren könn­ten. Diese Infor­ma­tio­nen wer­den auch über Gesprä­che und Umfra­gen unter Benut­zern und Besu­che vor Ort ermittelt.

Loh­nende Investition

Dabei ist zu beach­ten, dass eine umfas­sende Bewer­tung inklu­sive einer Befra­gung von End­be­nut­zern zeit­auf­wän­dig und res­sour­cen­in­ten­siv ist. Doch han­delt es sich hier­bei um eine loh­nende Inves­ti­tion, denn Lösun­gen, die Geräte quasi unter Anwen­dung „roher Gewalt“ zusam­men­le­gen, beein­träch­ti­gen letzt­end­lich die Pro­duk­ti­vi­tät und Zufrie­den­heit der Mitarbeiter.

Ist die Bewer­tung ein­mal abge­schlos­sen, muss der Anbie­ter mit der Defi­ni­tion der Ziel­set­zung begin­nen. Dabei sind neben den Gesamt­kos­ten aller Geräte die Anfor­de­run­gen der End­be­nut­zer ebenso zu beach­ten wie geschäft­li­che Anfor­de­run­gen, Orga­ni­sa­ti­ons­ziele und die all­ge­meine Unter­neh­mens­kul­tur. Das erfor­dert Bera­tungs­leis­tun­gen sei­tens des Anbie­ters von Ser­vices zur Druck- und Doku­men­ten­ver­wal­tung, die in enger Zusam­men­ar­beit mit der Orga­ni­sa­tion erbracht wer­den sollten.

Kon­ti­nu­ier­li­ches Management

Bera­tung und Zusam­men­ar­beit enden jedoch nicht mit der Ein­rich­tung der neuen Infra­struk­tur. Der Anbie­ter von Ser­vices zur Druck- und Doku­men­ten­ver­wal­tung sollte lau­fend Zugang zu detail­lier­ten Echt­zeit­in­for­ma­tio­nen wie Gerä­te­da­ten und Sta­tis­ti­ken sowie Infor­ma­tio­nen zum Ser­vice, zur Sicher­heit und zur Leis­tung, gemes­sen am ver­ein­bar­ten Leis­tungs­um­fang (Ser­vice-Level-Ver­ein­ba­run­gen), ermög­li­chen. Ihr Anbie­ter sollte Sie nicht nur auf dem Lau­fen­den hal­ten, son­dern diese Infor­ma­tio­nen auch ver­wen­den, um nach Mus­tern und Ten­den­zen zu suchen, die zusätz­li­che Chan­cen für die Ver­bes­se­rung Ihrer Druck- und Doku­men­ten­in­fra­struk­tur und Ihrer Work­flows bieten.

Sie und Ihr Anbie­ter von Ser­vices zur Druck- und Doku­men­ten­ver­wal­tung soll­ten sich regel­mä­ßig tref­fen, um alle Aspekte des Auf­trags zu bespre­chen. Wäh­rend diese Mee­tings auf betrieb­li­cher Ebene häu­fi­ger statt­fin­den kön­nen, sollte die Geschäfts­lei­tung in jedem Fall auf dem Lau­fen­den gehal­ten wer­den. Den­ken Sie daran, dass regel­mä­ßige Mee­tings über das Lie­fe­ran­ten­ma­nage­ment hinausgehen.

Regel­mä­ßige Kom­mu­ni­ka­tion entscheidend

Jeder Auf­trag über Ser­vices zur Druck- und Doku­men­ten­ver­wal­tung sollte lau­fende Ver­bes­se­run­gen zum Ziel haben, die durch eine enge Zusam­men­ar­beit zwi­schen Ihnen und Ihrem Pro­vi­der mög­lich gemacht wer­den. Dar­über hin­aus haben Sie bei die­sen Tref­fen die Gele­gen­heit, sich über neue Pro­dukte, Tech­no­lo­gien und Ser­vices Ihres Anbie­ters zu infor­mie­ren. Regel­mä­ßige Kom­mu­ni­ka­tion ist ent­schei­dend für den lang­fris­ti­gen Erfolg Ihrer Initia­tive zur Druck- und Dokumentenverwaltung.