smart: Herr Kraus, was sind bei der Optimierung von Dokumentenmanagement Prozessen die größten Hürden?
Kraus: Technische Barrieren wie etwa die aufwendige Implementierung von Document Solutions Software oder die Integration dieser Tools mit Unternehmensapplikationen und Datenbanken im Rahmen der Prozessautomatisierung stellen nicht die einzigen Herausforderungen dar. Unternehmen sollten sich zusätzlich auf prozessbezogene Maßnahmen wie die fehlende Transparenz der Abläufe konzentrieren. Die Anpassung und Konsolidierung der eigentlichen Prozesse auf organisatorischer Ebene ist nach den Erfahrungen von IDC ebenfalls ein entscheidender Hebel, um das Optimierungspotenzial voll auszuschöpfen. Diese Aspekte werden allerdings oftmals von der IT unterschätzt. Um Geschäftsprozesse zu optimieren, ist eine enge Kooperation von IT- und Fachabteilungen unumgänglich. Doch genau diese Zusammenarbeit stellt die größte Barriere dar. Die Fachbereiche trauen der IT die Prozessoptimierung nicht immer zu. Umgekehrt monieren die IT-Entscheider die fehlende Unterstützung des Managements und tun sich mit der Vielzahl unterschiedlicher Ansprechpartner in den verschiedenen Unternehmensbereichen und der daraus resultierenden Komplexität schwer.
smart: Welche Vorgehensweise würden Sie denn IT-Entscheidern bei der Umsetzung entsprechender Projekte empfehlen?
Kraus: IT-Verantwortliche sollten, und daran hat sich nichts geändert, dokumentenbasierte Geschäftsprozesse schrittweise optimieren. Zunächst werden die direkten und indirekten Druckkosten mittels Print Management reduziert und damit nicht selten um bis zu 40 Prozent reduziert. Das ist offenbar verstanden und wird bereits in vielen Unternehmen erfolgreich umgesetzt. Im nächsten Schritt werden mit Hilfe von Document Solutions zunächst Teilbereiche von dokumentenbasierten Abläufen verbessert, bevor die Geschäftsprozesse auf der höchsten Stufe ganzheitlich optimiert und automatisiert werden. Und genau hier liegt ein immenses Potenzial brach, da ein Großteil der Geschäftsprozesse in Unternehmen, von Bestellungseingang über Rechnungsverarbeitung bis zu HP-Prosessen, dokumentenbasiert ist.
smart: Können Sie diese Schritte etwas genauer skizzieren?
Kraus: Die komplexen IT-Systeme und Abläufe sind zu Beginn professionell zu analysieren und transparent darzustellen, um die Auswirkungen auf den Geschäftserfolg bewerten zu können. Erst nach dieser Analyse kann die Auswahl der passenden Optimierungsmaßnahmen und –Tools auf einer fundierten Informationsbasis getroffen werden. Entscheidend ist außerdem, die unterschiedlichen Prozessaspekte, dies umfasst technische, prozess- und personenbezogene, ganzheitlich zu betrachten. Erst wenn alle Maßnahmen verzahnt ineinandergreifen, kann ein bestmögliches Ergebnis erzielt werden. Ziel ist es dabei, die Prozesse unter Berücksichtigung der jeweiligen Rahmenbedingungen auf organisatorischer Ebene zu optimieren, diese Abläufe – wenn erforderlich – mit Software-Tools wie ECM-Systemen abzubilden und einen möglichst hohen Automatisierungsgrad zu erreichen.
smart: Sie sprachen bereits davon, dass vor allem die Zusammenarbeit mit den anderen Fachhabteilungen für das gelingen von Optimierungsprozessen entscheidend für deren Gelingen ist. Wie kann die Kommunikation zwischen den verschiedenen Bereichen denn gelingen?
Kraus: Wir raten IT-Leitern, ihr Rollenverständnis gr
Matthias Kraus, IDC Central Europa GmbH, Frankfurt
© Uwe Nölke
undlegend zu überdenken. Um dokumentenintensive Prozesse zu optimieren, reicht es nicht mehr, sich allein hinter technischen Aspekten zu verstecken. Der IT-Leiter und sein Team müssen sich von einem Cost Center hin zu einem Partner und Berater der Fachbereiche entwickeln, der die geschäftliche Herausforderungen kennt und mit technische Lösungen unterstützt. Zwar ist dies keine neue, bahnbrechende Erkenntnis, aber die Ergebnisse aktueller IDC-Studien zeigen, dass Fachabteilungen und Unternehmensleitung allmählich die Geduld mit ihren IT-Kollegen verlieren. Erzielt die IT in naher Zukunft keine sichtbaren Fortschritte, werden nach Erwartungen von IDC ein immer größeres Budget an der IT vorbeiwandern und der unternehmensinterne Einfluss der IT sinken. Allerdings ist auch die Geschäftsleitung gefordert, zusätzliche IT-Budgets für innovative Projekte, die einen größeren Beitrag zum Geschäftserfolg versprechen, freizugeben. Nur so erhält die IT den erforderlichen Freiraum, um mit Print und Document Management die Fachbereiche endlich schneller zu unterstützen.
smart: Welche Rolle kann ein externes Beratungsunternehmen hierbei spielen?
Kraus: Um bei der Prozessoptimierung den entscheidenden Schritt vorwärts zu kommen, rät IDC, Unterstützung von externen Experten in Betracht zu ziehen. Ein hoher Beratungs- und Schulungsbedarf ist eindeutig festzustellen. Besonders nachgefragt werden hier branchenspezifisches Know-how und Komplett-Angebote aus einer Hand, um ein bestmögliches Optimierungsergebnis zu erzielen. Außerdem können externe Anbieter als Moderatoren zwischen IT und Fachbereichen vermitteln, um die Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse deutlich schneller voranzubringen. smart: Warum ist die Rolle als Vermittler in diesem Prozess so wichtig? Unterschiedliche Mentalität, Sprache oder Ziele verursachen große Probleme bei der Zusammenarbeit. Zur Überwindung dieser Hürden ist nach Überzeugung von IDC eine Schnittstelle zwischen IT- und Geschäftsbereichen demnach mehr als sinnvoll. Als neutrale Instanz sind externe Anbieter bestens aufgestellt, um zwischen Business und IT zu moderieren. Kritische Rückmeldungen und neue Optimierungsvorschläge von Beratern, die über Erfahrung, Prozess-Tools und entsprechende Methoden-Kompetenz verfügen, werden von IT und Fachabteilungen viel eher akzeptiert.
smart: Vielen Dank für das Gespräch!
