Die meisten Unternehmen verfolgen mit der Umsetzung eines Print- oder Dokumentenmanagement-Projekts vor allem eins: Kostensenkungen. Zugegeben, die Kosten sind sicherlich eine wichtige Komponente bei jeder Dienstleistungsvereinbarung. Aber: Kosten sind nur ein Faktor, den es zu beachten gilt. Um den Erfolg eines solchen Projekts zu bewerten, empfiehlt IDC daher bereits vor Projektbeginn gemeinsam mit Ihrem Anbieter Ziele festzulegen und Fortschritte während der Vertragslaufzeit kontinuierlich zu erfassen.
Am Projektbeginn sollte daher zunächst eine Analyse der Ist-Situation stehen, um einen Ausgangswert zu erhalten. Dabei gibt es gleich mehrere Parameter, die zur Erfolgsmessung genutzt werden können: Auf Kostenseite wären dies etwa Parameter wie die Kosten, die pro Seite oder pro Mitarbeiter entstehen – auch die Gesamtbetriebskosten der Printinfrastruktur gilt es in diesem Rahmen zu beachten. Hierzu bieten verschiedene Anbieter wie KYOCERA ein Dashboard, auf dem verschiedene Werte visualisiert werden können.
Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
Doch wie gesagt: Kostensenkung sollte nur ein Grund für die Optimierung Ihres Print- und Dokumentenmanagements sein. Ein weiterer ist sicherlich das Thema Effizienzsteigerung. So sollten Sie nicht einfach nur aus bloßem Aktionismus die Zahl der Geräte reduzieren wollen. Vielmehr sollte die Verbesserung der Druckerinfrastruktur einem konkreten Plan folgen, der auf einer Datenanalyse basiert. Hierzu gilt es, die tatsächlichen Workflows der Mitarbeiter in den jeweiligen Fachabteilungen zu berücksichtigen. So ist es höchst kontraproduktiv, Kosten zu senken, wenn das zulasten der Produktivität oder der Zufriedenheit der Mitarbeiter geht. Denn: eine geringere Mitarbeiterproduktivität schmälert die Gesamteinsparungen.
Was noch wichtiger ist: Weniger zufriedene Mitarbeiter verstoßen eher gegen die Printrichtlinien des Unternehmens. Das erhöht wiederum die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Druck- und Dokumenteninfrastruktur in ihren alten, „ungemanagten“ Ausgangszustand zurückfällt. Daher sollte jede Vereinbarung auch Parameter enthalten, die Rückschlüsse auf die Mitarbeiterzufriedenheit zulassen. Tatsächlich zeigen Zahlen von IDC, dass die Mehrheit der im Rahmen einer Studie befragten Unternehmen die Mitarbeiterzufriedenheit bereits als wesentliche Kennzahl in die Erfolgsmessung ihrer Maßnahmen im Bereich Managed Print und Document Services einfließen lassen. Wie auch die Gerätedaten sollten diese Werte fortlaufend erfasst und überprüft werden.
Umweltziele erreichen
Ein dritter Punkt, um den Erfolg von Print- und Dokumentenmanagement zu erfassen, ist das Thema Umwelt: So ist es empfehlenswert, in Ihren Zielsetzungen auch eine Verringerung des gesamten Printvolumens und/oder die Erreichung spezifischer Umwelt- bzw. Nachhaltigkeitsziele zu verankern. Hierzu können die Senkung des Papiervolumens sowie die Verringerung überflüssiger Ausdrucke, die Vermeidung von Abfällen in Verbindung mit Verbrauchsmaterialien sowie eine Verbesserung der Umweltbilanz der Geräte selbst beitragen.
