Her­aus­for­de­rung Home­of­fice: Wie Unter­neh­men Mobi­les Arbei­ten för­dern können

Kein Gedränge in der S‑Bahn, kein Stau auf der Straße, durch den es schon genervt ins Büro geht – statt­des­sen ein Kaf­fee aus der hei­mi­schen Maschine, dann den Lap­top auf­ge­klappt. Schon kann der Arbeits­tag ent­spannt und moti­viert begin­nen. Schöne neue Arbeitswelt?

Ganz so ein­fach ist es nicht. Schon vor den Corona-Schutz­maß­nah­men in Deutsch­land ant­wor­te­ten von 1.000 Beschäf­tig­ten nur 34,6 Pro­zent auf die Frage, ob sie in mög­li­chen gesund­heits­ge­fähr­den­den Situa­tio­nen wie etwa durch den Coro­na­vi­rus von zu Hause aus arbei­ten wür­den, mit „Ja, auf jeden Fall“. Gut ein Vier­tel zeigte sich in der Umfrage im Auf­trag des Bun­des­ver­bands Digi­tale Wirt­schaft (BVDW) dage­gen skep­tisch. Denn wer im Home­of­fice arbei­tet, ver­misst in vie­len Fäl­len den direk­ten Aus­tausch mit den Kollegen.

Home­of­fice hat nicht nur Vorteile

Manch ein Arbeit­neh­mer dürfte auch über­for­dert damit sein, wenn neben dem Küchen- oder Schreib­tisch die Kin­der spie­len oder diese Unter­stüt­zung bei den Haus­auf­ga­ben ein­for­dern. Zugleich ist es über die Ent­fer­nung nicht immer mög­lich, mit den Kol­le­gen in Kon­takt zu blei­ben und sich im Team aus­zu­tau­schen. Zwar kön­nen Video­kon­fe­ren­zen for­male Mee­tings auf­fan­gen, die inof­fi­zi­el­len Kaf­fee­run­den oder Gesprä­che in der Mit­tags­pause kom­pen­siert dies nicht.

Doch auch Chefs machen sich in der Corona-Krise Gedan­ken. Neben der Sorge um die Gesund­heit der Mit­ar­bei­ter sind dies vor allem orga­ni­sa­to­ri­sche Fra­gen: Wie kön­nen Mit­ar­bei­ter von zu Hause ebenso effi­zi­ent arbei­ten wie im Büro? Wie kann ich die Arbeit in Teams orga­ni­sie­ren und deren Leis­tun­gen kon­trol­lie­ren? Wie das Zusam­men­ge­hö­rig­keits­ge­fühl erhal­ten und stär­ken? Sind meine Pro­zesse so auf­ge­stellt, dass sie auch bei räum­li­cher Tren­nung rei­bungs­los funktionieren?

Orga­ni­sa­to­ri­sche und kul­tu­relle Herausforderungen

All­ge­mein­gül­tige Ant­wor­ten auf diese Fra­gen gibt es nicht. Aber Hin­weise: In einer Stu­die der Uni­ver­si­tät Kon­stanz gaben immer­hin 45 Pro­zent der befrag­ten Beschäf­tig­ten an, im Home­of­fice pro­duk­ti­ver zu sein. Und die Per­so­nal­füh­rung aus der Ferne kann gelin­gen, wenn Füh­rungs­kräfte offen und trans­pa­rent agie­ren sowie ihrem Team Ver­trauen ent­ge­gen­brin­gen. Regel­mä­ßige Online-Mee­tings tra­gen hierzu bei.

Neben den orga­ni­sa­to­ri­schen und kul­tu­rel­len Her­aus­for­de­run­gen bei der Umset­zung des Home­of­fice kom­men aber auch tech­no­lo­gi­sche hinzu. Ist die Aus­stat­tung vor­han­den, um mobi­les Arbei­ten und damit Home­of­fice über­haupt zu ermög­li­chen? Laut BVDM-Stu­die aus dem März 2020 sah nur knapp die Hälfte der darin befrag­ten Ange­stell­ten (54,3 Pro­zent) ihren Arbeit­ge­ber tech­nisch in der Lage, ein Home­of­fice bereit zu stellen.

Digi­ta­li­sie­rung des Office vorantreiben

Doch trotz aller Her­aus­for­de­run­gen: Letzt­end­lich dürfte kein Unter­neh­men darum her­um­kom­men, digi­ta­les Arbei­ten vor­an­zu­trei­ben. Die lang­fris­ti­gen Vor­teile des mobi­len Arbei­tens lie­gen auf der Hand. So kön­nen zum Bei­spiel Mit­ar­bei­ter Dienst­rei­sen effi­zi­en­ter nut­zen und schon im Zug arbei­ten. Ein wei­te­rer Punkt: Wer außer­halb des Betriebs arbei­tet, kann Berufs- und Fami­li­en­le­ben meis­tens bes­ser in Ein­klang brin­gen – ein oft unter­schätz­ter Vor­teil im Kampf um Nach­wuchs­kräfte und Talente.

Denn an die­ser wird über kurz oder lang auch in klei­ne­ren und mitt­le­ren Unter­neh­men kein Weg vor­bei­füh­ren: Zu schnell wan­deln sich der glo­bale Markt und die Ansprü­che der Kun­den. Dafür gewapp­net sind Unter­neh­men nur durch eine tief­grei­fende Digi­ta­li­sie­rung ihrer Work­flows. Wer auf die­sem Weg noch nicht weit genug vor­an­ge­kom­men ist, droht im schär­fer wer­den­den Wett­be­werb ins Hin­ter­tref­fen zu geraten.

Die Ein­füh­rung digi­ta­ler Pro­zesse geht immer mit einer Moder­ni­sie­rung der Fir­men­kul­tur ein­her, was eben­falls zum zukünf­ti­gen Bestand des Betriebs bei­tra­gen sollte. Diese Umstel­lung lässt sich gut ver­bin­den mit der Ein­füh­rung ganz neuer Arbeits­for­men, bei­spiels­weise eines Open-Space-Modells. Dabei ist der Mit­ar­bei­ter auch im Betrieb nicht mehr an sei­nen Schreib­tisch gebun­den. Er kann sich bei ent­spre­chen­der Aus­stat­tung Tag für Tag ent­schei­den, wo im Büro und mit wel­chen Kol­le­gen er zusam­men­ar­bei­ten möchte. Das för­dert den Aus­tausch in der Beleg­schaft und hilft, Know-how zu verbreiten.

KYOCERA Pod­cast Wel­che Trends prä­gen die Arbeits­welt in den kom­men­den Jahren?

“Home­of­fice oder das Arbei­ten von unter­wegs kann nur eine Ergän­zung sein”, sagt der Arbeits­wis­sen­schaft­ler Dr. Ste­fan Rief vom Fraun­ho­fer-Insti­tut für Arbeits­wirt­schaft und Organisation. 

Trend zu mobi­lem Arbei­ten auch im Mittelstand

Das Auf­bre­chen alter Struk­tu­ren und die Schaf­fung neuer, effi­zi­en­te­rer Pro­zesse ste­hen im Zen­trum der betrieb­li­chen Digi­ta­li­sie­rung. Für diese ist ein moder­nes und leis­tungs­fä­hi­ges digi­ta­les Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem (DMS) unerlässlich.

Denn egal ob Auf­träge oder Bestel­lun­gen, Ver­träge oder Rech­nun­gen, Per­so­nal­pla­nung oder Doku­men­ta­tio­nen: Sehr viele Work­flows sind doku­men­ten­ba­siert. Per DMS las­sen sich all diese Pro­zesse trans­pa­rent auf­set­zen. Zudem ist der Zugriff auf Kun­den­da­ten über­all und jeder­zeit ebenso mög­lich wie das gleich­zei­tige Bear­bei­ten von Doku­men­ten. Daten­schutz­kon­for­mi­tät und Sicher­heit sind gewährleistet.

Das Beste: DMS-Lösun­gen wie der KYOCERA Work­flow Mana­ger las­sen sich auch remote imple­men­tie­ren. Auch wenn Ihre Mit­ar­bei­ter bereits aus dem Home­of­fice arbei­ten, kann die KYOCERA DMS-Lösung ein­fach imple­men­tiert werden.

Jetzt ins Doku­men­ten­ma­nage­ment investieren

Exper­ten sind sich einig: Die Zukunft der Arbeit ist digi­tal – und damit mobil. Die­sen Trend haben auch Mit­tel­ständ­ler längst erkannt. So gaben in einer Stu­die des Bran­chen­ver­ban­des Bit­kom bereits 2019 nur 24 Pro­zent der befrag­ten Unter­neh­men mit bis zu 499 Beschäf­tig­ten an, dass der mobile Ein­satz bei ihrer DMS-Lösung nur wenig oder gar nicht rele­vant sei. Für diese könnte die Corona-Krise Impulse zu einem Umden­ken liefern.

Argu­mente dafür, Arbeits­plätze mobi­ler zu machen, und Tipps, wie die Umset­zung auch in Ihrem Unter­neh­men gelin­gen kann, fin­den Sie im E‑Book „More Mobi­lity: Wie man mit Doku­men­ten­ma­nage­ment mobile Arbeits­wei­sen schafft“, das hier zum Down­load zur Ver­fü­gung steht.