Guter Vor­satz: In einem Jahr digital

4. Januar 2018
Auch im neuen Jahr treibt eine Frage viele Mit­tel­ständ­ler um: Wie bekomme ich mein Unter­neh­men fit für die Digi­ta­li­sie­rung? Anders als Groß­un­ter­neh­men hän­gen kleine und mitt­lere Unter­neh­men (KMU) beim digi­ta­len Wan­del hin­ter­her: Nur elf Pro­zent aller KMU haben bis­her eine unter­neh­mens­weit aus­ge­rollte digi­tale Doku­men­ten­ver­wal­tung. Dabei ist ein  Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem (DMS) oder das Enter­prise Con­tent Manage­ment (ECM) ein wich­ti­ger Bau­stein, um Geschäfts­pro­zesse zu digitalisieren. 

Ein Hin­de­rungs­grund für die Ein­füh­rung eines unter­neh­mens­weit aus­ge­roll­ten DMS oder ECM sind die vie­len Insel­lö­sun­gen. Wäh­rend die Buch­hal­ter oft die ers­ten waren, die mit einer Soft­ware anfin­gen und heute bereit in einer Cloud arbei­ten, hin­gen andere Abtei­lun­gen lange hin­ter­her. Irgend­wann hatte der Ver­trieb ein CRM, die Per­so­na­ler eine HR-Lösung und auch das Mar­ke­ting kann seine Online-Maß­nah­men ohne ein Mar­ke­ting-Auto­ma­tion-Tool kaum mehr organisieren.

In der Bit­kom-Stu­die kam aber her­aus, dass 49 Pro­zent der teil­neh­men­den Unter­neh­men eine digi­tale Doku­men­ten­ver­wal­tung in der Buch­hal­tung ein­set­zen, 44 Pro­zent im Ver­trieb und 38 Pro­zent im Ein­kauf. In der Per­so­nal­ab­tei­lung nut­zen jedoch nur 27 Pro­zent eine sol­che Soft­ware, in der Logis­tik ledig­lich 17 Pro­zent und in der Pro­duk­tion nur 15 Prozent.

Bei die­sen Wer­ten sollte sich kei­ner davon abhal­ten las­sen, eine ein­heit­li­che Lösung abtei­lungs­über­grei­fend zu eta­blie­ren. Manch­mal ist ein Ende mit Schre­cken bes­ser als ein Schre­cken ohne Ende, den viele Mit­tel­ständ­ler mit ihren Insel­lö­sun­gen frü­her oder spä­ter erle­ben. Zumal auch die Mit­ar­bei­ter immer anspruchs­vol­ler werden.

Wis­sens­ar­bei­ter wün­schen sich moderne Arbeitsplätze

Vor allem wenn Ihr Unter­neh­men auf junge Arbeits­kräfte ange­wie­sen ist, soll­ten Sie die Ergeb­nisse der Stu­die „Arbeits­platz der Zukunft“ auf­we­cken. Diese wurde 2017 von einer Gruppe inno­va­ti­ons­freu­di­ger Unter­neh­men wie auch KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons bei der sip­gate GmbH gemein­sam beauf­tragt. Nur 13 Pro­zent der befrag­ten Ange­stell­ten und Füh­rungs­kräfte waren mit der tech­ni­schen Aus­stat­tung ihrer Arbeits­plätze zufrie­den. 60 Pro­zent for­dern einen kul­tu­rel­len Wandel.

Die Mehr­heit for­dert fle­xi­ble Arbeits­zeit­mo­delle und die Mög­lich­keit, zumin­dest gele­gent­lich im Home Office zu arbei­ten. In der Summe wird deut­lich, dass die jun­gen Gene­ra­tio­nen viel digi­ta­li­sier­ter arbei­ten wol­len, als dies Unter­neh­men heute anbie­ten kön­nen. Dabei sind es gerade junge Absol­ven­ten heute gewohnt, in digi­ta­len und dezen­tra­len Teams agil zu arbei­ten. Dafür brau­chen sie digi­tale Daten­struk­tu­ren und Anwen­dun­gen und vor allem eine Daten­hal­tung in der Cloud für ihre kol­la­bo­ra­ti­ven Arbeitsprozesse.

Mit ande­ren Wor­ten: Es ist keine Frage, ob Sie Ihrem Unter­neh­men digi­tale Geschäfts­pro­zesse geben soll­ten. Die Her­aus­for­de­rung liegt alleine darin, ob Sie es schnell genug und gut genug umset­zen kön­nen. Denn der Wett­be­werb zwi­schen Mit­tel­stand und Kon­zer­nen um die bes­ten Köpfe läuft längst. Aber im Gegen­satz zum Mit­tel­stand haben bereits 81 Pro­zent der Groß­un­ter­neh­men digi­tale Geschäftsprozesse.

Plan­voll digital

Damit die digi­tale Trans­for­ma­tion in Ihrem Unter­neh­men 2018 ein Erfolg wird, soll­ten Sie aber zunächst alle Abtei­lun­gen ins Boot holen. Erar­bei­ten Sie eine gemein­sam getra­gene Kon­zep­tion. Erhe­ben Sie zunächst den Sta­tus Quo und dann eine Ide­al­vor­stel­lung, wie Ihre Geschäfts­pro­zesse künf­tig digi­tal bes­ser ablau­fen könn­ten. Schon hier wer­den Sie häu­fig hören, dass Ihre Mit­ar­bei­ter Zugang zu bis­her ver­schlos­se­nen Daten­si­los wün­schen; dass sie abtei­lungs­über­grei­fend zusam­men­ar­bei­ten wol­len und dass bei­spiels­weise die Buch­hal­tung und der Ver­trieb auf eine gemein­same Daten­bank zugrei­fen müssen.

Vor allem hören Sie, dass Ihre Mit­ar­bei­ter agi­ler in Pro­jekt­teams arbei­ten wol­len. Und das alles soll das neue DMS oder ECM unter­stüt­zen. Sam­meln Sie die Wün­sche und Anfor­de­run­gen, sys­te­ma­ti­sie­ren und prio­ri­sie­ren Sie diese. Lei­ten Sie dar­aus die Anfor­de­run­gen an das neue DMS bezie­hungs­weise ECM ab. Even­tu­ell soll­ten Sie auch einen Zeit- und Ablauf­plan erstel­len, wann sie das neue Sys­tem in wel­cher Abtei­lung aus­rol­len wol­len. Erstel­len Sie dar­aus ein Pflich­ten­heft und star­ten Sie eine Aus­schrei­bung für eine Software.

Die Lösung muss zu Ihrem Unter­neh­men passen

Ach­ten Sie bei der Anbie­ter­aus­wahl, dass die Lösun­gen auch zu Ihrem Unter­neh­men pas­sen. Sehr häu­fig sind DMS und ECM-Soft­ware für Kon­zerne gemacht, die für ein KMU völ­lig über­di­men­sio­niert sind. Eine Anwen­dung, die spe­zi­ell für die Bedürf­nisse des Mit­tel­stan­des ent­wi­ckelt wurde, lässt sich auch schnel­ler ein­füh­ren. Lösun­gen wie der KYOCERA Work­flow Mana­ger bie­ten bei­spiels­weise eine Stan­dar­di­sie­rung, und sind gleich­zei­tig fle­xi­bel ska­lier­bar. Der Work­flow Mana­ger fügt sich in die bestehende IT-Land­schaft ein und lässt sich gleich­zei­tig schnell an Ihre kon­kre­ten Pro­zesse und Anfor­de­run­gen anpassen.

Und so kön­nen Sie bis Ende 2018 ihren guten Vor­satz umset­zen und machen Ihr Unter­neh­men fit für die digi­tale Zukunft.

Lesen Sie zu die­sem Thema als Ver­tie­fung auch unser E‑Book „Ade ana­log: Mit DMS und ECM zum Digi­tal Office.