Grün gewinnt – Die Maschi­nen­fa­brik Rein­hau­sen setzt auf nach­hal­tige Dokumentenprozesse

Die Maschi­nen­fa­brik Rein­hau­sen (MR) ist mit 30 Toch­ter­ge­sell­schaf­ten erfolg­reich in glo­ba­len Nischen der elek­tri­schen Ener­gie­tech­nik tätig. Im Geschäfts­jahr 2014 erwirt­schaf­te­ten 2.900 Mit­ar­bei­ter einen Umsatz von 650 Mil­lio­nen Euro. 50 Pro­zent des welt­weit erzeug­ten Stroms wer­den mit MR-Pro­duk­ten gere­gelt. Um die hohen Stan­dards in die­sem Bereich zu gewähr­leis­ten, bedarf es einer sehr guten inter­nen Orga­ni­sa­tion. Hierzu gehö­ren nicht zuletzt auch die Dokumentenprozesse.

MR setzt dazu bereits seit eini­gen Jah­ren unter ande­rem auf Pro­dukte und Lösun­gen von Kyocera Docu­ment Solu­ti­ons sowie Ser­vices des Kyocera-Fach­han­dels­part­ners Papier LIEBL. Um die Pro­zesse wei­ter zu ver­bes­sern und Kos­ten für das Dru­cken und Kopie­ren zu sen­ken, ent­schloss sich MR, die Dru­cker­flotte zu moder­ni­sie­ren. In die­sem Rah­men soll­ten viele der bis­lang ein­ge­setz­ten Ein­zel­platz­dru­cker sowie Flach­bett­scan­ner aus­ge­mus­tert und die Admi­nis­tra­tion der Flotte ver­ein­facht werden.

Da die Geschäfts­füh­rung sowie die Mit­ar­bei­ter gro­ßen Wert auf den Umwelt­schutz und umwelt­be­wuss­tes Han­deln legen, spiel­ten diese Punkte bei der Aus­wahl der neuen Sys­teme eine zen­trale Rolle. So war es das Ziel des Pro­jekt­ver­ant­wort­li­chen Tho­mas Rudrof, im Zuge des Moder­ni­sie­rungs­pro­jekts zugleich die Kli­ma­bi­lanz des Unter­neh­mens zu ver­bes­sern: „Wir ver­su­chen bereits in vie­len Teil­be­rei­chen, durch öko­lo­gisch ori­en­tierte Maß­nah­men unsere eigene Öko­bi­lanz zu ver­bes­sern und so einen Bei­trag für den Umwelt­schutz zu leis­ten. Dies ist auch der Grund für die Ent­schei­dung, Pro­dukte und Lösun­gen von KYOCERA einzusetzen.”

MR kom­pen­siert durch kli­ma­neu­tra­len Toner 23,9 Ton­nen CO₂

Auch der kli­ma­neu­trale Kyocera-Toner trug hierzu bei: Die­sen bie­tet der japa­ni­sche Doku­men­ten­ma­nage­ment-Experte seit 2013 kli­ma­neu­tral an. So ent­steht pro gedruck­ter DIN-A4-Seite etwa 1 Gramm CO₂. Diese Menge gleicht Kyocera durch eine Inves­ti­tion in ein Kli­ma­schutz­pro­jekt in Kenia aus. Da MR aus­schließ­lich Kyocera-Toner ver­wen­det, kom­pen­siert das Unter­neh­men rund 23,9 Ton­nen CO₂ im Jahr und trägt zugleich zum Erfolg des Pro­jekts in Afrika bei. Dar­über hin­aus sind alle Druck- und Mul­ti­funk­ti­ons­sys­teme mit Duplex­ein­hei­ten bestückt. Auf diese Weise wird Papier auto­ma­tisch von bei­den Sei­ten bedruckt, was durch die Papier­ein­spa­rung eben­falls die Umwelt entlastet.

Ganz­heit­li­ches Optimierungskonzept

Die Opti­mie­rung der Dru­cker­flotte machte sich aber nicht nur aus Umwelt­grün­den bezahlt: Um die Druck‑, Scan- und Kopier-Work­flows zu opti­mie­ren, wandte sich Tho­mas Rudrof an den Kyocera-Part­ner Papier LIEBL, mit dem man bereits seit mehr als 15 Jah­ren zusam­men­ar­bei­tet. Papier LIEBL führte dazu eine umfas­sende Ana­lyse der exis­tie­ren­den Doku­men­ten­pro­zesse durch. Dabei wur­den nicht nur die anfal­len­den Out­put­kos­ten in den ein­zel­nen Unter­neh­mens­be­rei­chen erfasst, son­dern auch die Anfor­de­run­gen der Abtei­lun­gen ans Scan­nen, Dru­cken und Kopie­ren ana­ly­siert. Auf Basis die­ser Ergeb­nisse wur­den dann ein Moder­ni­sie­rungs­vor­schlag sowie ein Roll-out-Plan erarbeitet.

Ins­ge­samt 550 res­sour­cen­scho­nende Dru­cker und Mul­ti­funk­ti­ons­sys­teme wur­den ohne Aus­wir­kun­gen auf den täg­li­chen Druck­be­trieb bei MR instal­liert. Eine Beson­der­heit bei der Instal­la­tion war die gleich­zei­tige Umstel­lung der Betriebs­sys­teme von Win­dows XP auf Win­dows 7. Alle neuen Sys­teme muss­ten kurz­zei­tig über die jewei­li­gen Trei­ber bei­der Betriebs­sys­teme ansprech­bar sein.

Haus­in­ter­ner War­tungs­auf­wand gesunken

Um die Admi­nis­tra­tion zu erleich­tern, wurde fer­ner ein Flot­ten­ma­nage­ment instal­liert: Auf diese Weise wird nicht nur eine zeit­nahe Lie­fe­rung von Ersatz­to­ner durch Papier LIEBL gewähr­leis­tet, son­dern es wer­den auch exakt die auf die zustän­di­gen Kos­ten­stel­len anfal­len­den Kos­ten ermit­telt. Aus­fälle auf­grund von lee­ren Toner­kas­set­ten sind so gut wie aus­ge­schlos­sen und auch War­tungs­ar­bei­ten wer­den vom Kyocera-Ver­trags­part­ner Papier LIEBL wei­test­ge­hend in Eigen­re­gie koor­di­niert. „Seit der Instal­la­tion unse­rer neuen Kyocera-MFP ist der haus­in­terne Auf­wand deut­lich weni­ger gewor­den. Die Betreu­ung durch unse­ren Part­ner Papier LIEBL ist sowohl unter dem Gesichts­punkt der Kom­pe­tenz als auch der Zuver­läs­sig­keit und Reak­ti­ons­schnel­lig­keit als posi­tiv zu bewer­ten. Im Hin­blick auf Pla­nung, Durch­füh­rung sowie das End­ergeb­nis sind wir abso­lut zufrie­den”, fasst Tho­mas Rudrof zusammen.