Für die Tonne: Diese Doku­mente kön­nen Sie 2017 entsorgen!

Wie lange Unter­la­gen auf­be­wahrt wer­den müs­sen, regeln das Han­dels­ge­setz­buch (HGB) sowie die Abga­ben­ord­nung (AO). Das Finanz­amt schreibt vor, dass steu­er­re­le­vante Geschäfts­un­ter­la­gen sechs bis zehn Jahre lang auf­be­wahrt wer­den. Wer sich nicht daran hält und die Unter­la­gen ein­fach frü­her ver­nich­tet, dem dro­hen bei einer Betriebs­prü­fung böse Über­ra­schun­gen. Im schlimms­ten Fall unter­stellt der Fis­kus sogar Vor­be­rei­tung zur Steuerhinterziehung.

Wer das ver­mei­den will, hält sich am bes­ten peni­bel an die vor­ge­schrie­be­nen Fris­ten. Wich­tig ist dabei zu wis­sen, wann die jewei­lige Auf­be­wah­rungs­frist über­haupt beginnt. Sie star­tet erst nach dem Ende des Kalen­der­jah­res, in dem das Doku­ment zum letz­ten Mal bear­bei­tet wurde. Die Erstel­lung des Doku­ments ist also nicht ent­schei­dend. So darf zum Bei­spiel ein Jah­res­ab­schluss aus dem Jahr 2005 nur dann 2017 ent­sorgt wer­den, wenn der Abschluss im Jahr 2006 gemacht wor­den ist. Hat sich der Abschluss um ein Jahr ver­zö­gert und wurde er erst 2007 fer­tig­ge­stellt, dann muss der 2005er-Abschluss noch ein Jahr län­ger auf­be­wahrt werden.

Kann das weg?

In den Papier­ver­nich­ter wan­dern dür­fen hin­ge­gen zum Bei­spiel 2006 erstellte Kon­to­aus­züge, Rech­nun­gen, Gut­schrif­ten und Jour­nale. Auch Fahr­ten­bü­cher, Rei­se­kos­ten­ab­rech­nun­gen und Tele­fon­rech­nun­gen aus dem Jahr 2006 sind Anfang 2017 reif für die Tonne. Eben­falls Maku­la­tur sind 2017 Bewir­tungs­un­ter­la­gen und Ein­zah­lungs­be­lege aus dem Jahr 2006.

Bei eini­gen Unter­la­gen reicht es aus, wenn sie sechs Jahre lang auf­be­wahrt wer­den. Dazu gehö­ren bei­spiels­weise emp­fan­gene Geschäfts­briefe. Des­halb kön­nen sie ent­sorgt wer­den, sofern sie aus dem Jahr 2010 stam­men. Glei­ches gilt zum Bei­spiel auch für Lohn­be­lege, Mah­nun­gen und Pacht­un­ter­la­gen. Die IHK Frankfurt/Main stellt online eine Liste mit den wich­tigs­ten Fris­ten zur Verfügung.

Vor­sicht ist übri­gens gebo­ten, wenn gerade eine Betriebs­prü­fung oder andere Steu­er­prü­fung läuft, in denen die Unter­la­gen eine Rolle spie­len. Tipp: In die­sem Fall die steu­er­re­le­van­ten Unter­la­gen auch dann erst mal nicht ent­sor­gen, wenn die Frist eigent­lich schon abge­lau­fen ist. Wer sicher­ge­hen will, fragt in einem sol­chen Fall am bes­ten bei sei­nem Prü­fer nach.

Bestimmte Unter­la­gen soll­ten im eige­nen Inter­esse rund 30 Jahre lang auf­be­wahrt wer­den. Dazu zäh­len neben Mahn­be­schei­den auch Pro­zess­ak­ten und Urteile. Bei sol­chen Unter­la­gen ist es nicht unge­wöhn­lich, wenn sie auch nach Jahr­zehn­ten noch­mals benö­tigt wer­den. Wer sie vor­le­gen kann, ist klar im Vorteil.

Lebens­lange Begleiter

Sie wol­len Ihre Abschluss­zeug­nisse und Hei­rats­ur­kun­den ver­nich­ten? Tun Sie es bes­ser nicht! Einige Unter­la­gen soll­ten ein Leben lang auf­be­wahrt wer­den und über­haupt nicht auf den Müll wan­dern. Neben Geburts­ur­kun­den, Tauf­schei­nen und Hei­rats­ur­kun­den gehö­ren dazu Ster­be­ur­kun­den von Fami­li­en­an­ge­hö­ri­gen. Auch das Auf­be­wah­ren ärzt­li­cher Gut­ach­ten ist sinn­voll. Ebenso soll­ten Aus­bil­dungs­ur­kun­den und Abschluss­zeug­nisse nicht in den Schred­der wan­dern. Bares Geld wert sind Unter­la­gen, aus denen die Rente berech­net wird. Dazu zäh­len bei­spiels­weise Arbeits­ver­träge, Gehalts­ab­rech­nun­gen und Sozialversicherungsunterlagen.