Fünf Tipps mit denen Sie Ihre Druck­kos­ten senken

Sen­ken Sie die Druck­kos­ten, die War­tungs­in­ter­valle, stei­gern Sie die Pro­duk­ti­vi­tät und Sicher­heit der Fach­ab­tei­lun­gen, mini­mie­ren Sie die Aus­fall­zei­ten der Dru­cker und ändern Sie Ihren Cor­po­rate Font. Wie das geht und warum?

1. Stan­dar­di­sie­ren Sie Ihre Dru­cker- und Scanner-Kombinationsgeräte

Dru­cker kom­men und gehen. Je nach Bedarf oder Not und aktu­ell ver­füg­ba­ren Model­len orga­ni­siert sich die Ersatz­be­schaf­fung in den Fach­ab­tei­lun­gen eher orga­nisch, oder wild­wüch­sig. Ent­spre­chend hete­ro­gen sieht ver­mut­lich im gan­zen Unter­neh­men die Dru­cker­in­fra­struk­tur aus, mit 20 Model­len von vier Her­stel­lern. Ver­mut­lich hat in Ihrem Unter­neh­men auch noch jeder kleine „Fürst“ sei­nen eige­nen Dru­cker, denn ver­trau­li­che Papiere sol­len sein Büro nicht ver­las­sen. Die IT-Abtei­lung hat hin­ter­her die Arbeit: Immer wie­der müs­sen Dru­cker­trei­ber instal­liert oder aktua­li­siert wer­den; oder es sind Pro­bleme durch den Sup­port zu lösen, die nur für ein ein­zi­ges Modell zu erar­bei­ten sind. Und dann ste­hen in man­chen Abtei­lun­gen even­tu­ell noch uralte Geräte, die alleine im Stand-by-Betrieb 20 oder mehr Watt Leis­tung Strom zie­hen? Dann wird es Zeit, über einen ein­heit­li­chen Dru­cker- und Scan­ner-Park nach­zu­den­ken. Häu­fig lohnt es sich, eine kom­plett neue Flotte anzu­schaf­fen. Je nach Bedarf in den Abtei­lun­gen haben Sie dann even­tu­ell nur noch fünf statt vor­her 20 Modelle, für die Sie Dru­cker­trei­ber, Toner-Kar­tu­schen und Sup­port vor­hal­ten müssen.

2. Toner bestel­len sich selber

Bei der Aus­wahl von Her­stel­ler und Modell müs­sen Sie die nächs­ten Ent­schei­dun­gen fäl­len, die sich spä­ter nach­hal­tig auf Druck­vo­lu­men und ‑kos­ten aus­wir­ken. Wie jeder gute Kauf­mann wis­sen Sie, dass der Gewinn im Ein­kauf liegt. Wenn Sie von einem Pro­dukt eine hohe Stück­zahl ordern, sinkt der Ein­zel­preis. Die­sen Ska­len­ef­fekt erzie­len Sie, wenn Sie sich für Dru­cker ent­schei­den, die die glei­chen Toner benö­ti­gen. Noch bes­ser sind Geräte, die auto­ma­tisch Toner bestel­len, wenn die­ser zur Neige geht. Damit stel­len Sie sicher, dass alle Geräte in den Abtei­lun­gen immer funk­tio­nie­ren und keine Pro­duk­ti­vi­täts­ver­luste durch feh­len­den Toner entstehen.

3. Print & Fol­low-Lösun­gen ver­mei­den Fehlausdrucke

Eine Ursa­che für Fehl­aus­dru­cke ent­steht vor allem in gro­ßen Teams, die sich einen Dru­cker tei­len oder auf meh­rere Geräte zugrei­fen kön­nen. Dann kommt es immer wie­der vor, dass meh­rere Nut­zer gleich­zei­tig Druck­auf­träge ertei­len, die aber nach­ein­an­der abge­ar­bei­tet wer­den. Die unge­dul­di­gen Kol­le­gen dru­cken dann über einen ande­ren Dru­cker erneut aus. Des­halb quel­len manch­mal im Kopier­raum abends auch die Abfall­ei­mer über, weil nicht benö­tigte Aus­dru­cke ein­fach ent­sorgt wer­den. Die Lösung heißt Print & Fol­low. Bei einer sol­chen Funk­tio­na­li­tät kann der Nut­zer zu jedem Dru­cker im Unter­neh­men gehen und erhält dort sei­nen Aus­druck. Mög­lich macht dies die Iden­ti­fi­ka­tion durch PIN oder andere Lösun­gen direkt am Drucker.

4. Sicher­heit durch Authentifizierung

Noch bes­ser ist es natür­lich, diese Dru­cker-Funk­tio­na­li­tät direkt in Ihre Sicher­heits­ar­chi­tek­tur ein­zu­bauen. Mit einer Authen­ti­fi­zie­rung durch Smart­Card, Trans­pon­der-Chip oder durch ein belie­bi­ges Ver­fah­ren wird heute schon in vie­len Unter­neh­men die Zugangs­kon­trolle gesteu­ert. In diese las­sen sich auch alle Dru­cker inte­grie­ren. Damit erschlie­ßen Sie völ­lig neue Nut­zungs­op­tio­nen. Da der Druck erst gestar­tet wird, wenn der Pro­zess-Owner neben dem Dru­cker steht, gera­ten ver­trau­li­che Doku­mente nicht mehr in die fal­schen Hände. Und: Der Außen­dienst kann mit sei­nen mobi­len End­ge­rä­ten auf jedem Dru­cker im Unter­neh­men aus­dru­cken. Ein wei­te­rer Vor­teil der Authen­ti­fi­zie­rung liegt darin, dass Sie die Kos­ten­er­fas­sung für die Abtei­lun­gen nach­voll­zieh­bar doku­men­tie­ren. Für Ihre interne Bud­ge­tie­rung, Leis­tungs­ver­rech­nung und Abrech­nung sind das unschlag­bare Vorteile.

5. Regel­werk: Druck-Knigge für Anfänger

Wie bei allen Effi­zi­enz­maß­nah­men im Unter­neh­men steckt immer auch viel Poten­zial für Ein­spa­run­gen im Ver­hal­ten der Mit­ar­bei­ter. Stel­len Sie daher ein klei­nes Regel­werk als „Druck-Knigge für Anfän­ger“ für Ihr Unter­neh­men auf. Mit einem Augen­zwin­kern kön­nen Sie ver­mit­teln, wie die Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen Papier spa­ren könn­ten. Bei­spiels­weise: Erst Lesen und ent­schei­den, ob eine E‑Mail wirk­lich wich­tig ist und aus­ge­druckt wer­den muss. Oder: Erst mit der Recht­schreib­kon­trolle von Word einen Brief kor­ri­gie­ren, als ihn jedes Mal zunächst noch mit Feh­lern aus­zu­dru­cken. Wich­tig ist auch, das Druck­ver­hal­ten bei Power­Point-Prä­sen­ta­tio­nen zu hin­ter­fra­gen. Hier ent­ste­hen oft sei­ten­weise Farb­aus­dru­cke, die nach einem Kor­rek­tur­lauf Maku­la­tur wer­den. Geben Sie den Kol­le­gen doch den Tipp, ihre Prä­sen­ta­tion zunächst mit gro­ßer Pro­jek­tion am Bea­mer zu üben, alle Feh­ler im Team zu kor­ri­gie­ren und erst dann final auszudrucken.

Fazit: Druck­kos­ten sen­ken geht ganz leicht

Ein ein­heit­li­cher Dru­cker­park mit moder­nen Funk­tio­nen senkt die Gesamt­kos­ten. Zudem sen­ken Sie die War­tungs­kos­ten, wenn der Dru­cker sei­nen Ori­gi­nal­to­ner auto­ma­tisch bestellt und Sie durch einen Rah­men­ver­trag mit dem Lie­fe­ran­ten Ska­len­ef­fekte im Ein­kauf erzie­len. Neh­men Sie die Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen in den Fach­ab­tei­lun­gen mit ins Boot und geben Sie ihnen prak­ti­sche Tipps, wie sie Aus­dru­cke ver­mei­den und dadurch Papier und Toner ratio­na­ler nut­zen können.