Frank Strot­mann: „DMS ist kein Selbst­zweck, son­dern betriebs­wirt­schaft­li­che Notwendigkeit“

smart: Herr Strot­mann, Sie sagen, wer sein Unter­neh­men fit für das digi­tale Zeit­al­ter machen möchte, kommt an dem Thema elek­tro­ni­sches Doku­men­ten­ma­nage­ment nicht vor­bei. Warum?

Frank Strot­mann: „Bei der Digi­ta­li­sie­rung geht es um die Anpas­sung tra­di­tio­nel­ler Geschäfts­pro­zesse an die geän­der­ten, digi­ta­len Anfor­de­run­gen des Markts. Damit dies aber über­haupt mög­lich ist, gilt es zunächst, ent­spre­chend agile Struk­tu­ren im Unter­neh­men zu eta­blie­ren. Mit der Ein­füh­rung einer Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösung schaffe ich als Unter­neh­men den Grund­stein für eine sol­che digi­tale Infra­struk­tur. Dies ist auch vor dem Hin­ter­grund rele­vant, dass in unse­rer digi­ta­len Welt immer mehr Infor­ma­tio­nen bzw. Doku­mente ent­ste­hen, geteilt und abge­legt wer­den. Die Ver­füg­bar­keit von Infor­ma­tio­nen ist somit eine wich­tige Res­source: DMS-Lösun­gen hel­fen, diese Res­source best­mög­lich zu nutzen.

smart: Gibt es Berei­che, in denen sich die Ein­füh­rung einer DMS-Lösung beson­ders lohnt bzw. in denen man star­ten sollte?

Strot­mann: Die größ­ten Effekte erzielt man dort, wo viele Papier­do­ku­mente im Ein­satz sind. Dies gilt etwa für klas­si­sche Back­of­fice-Pro­zesse wie Rech­nungs­ein­gang oder das Ver­trags- bzw. das Per­so­nal­ma­nage­ment. Hier lie­gen ins­be­son­dere bei klei­ne­ren und mitt­le­ren Unter­neh­men Infor­ma­tio­nen oft noch auf Papier oder in hybri­der Form – das bedeu­tet sowohl auf Papier als auch digi­tal – vor. Sol­che Struk­tu­ren erschwe­ren dann die Recher­che nach bestimm­ten Infor­ma­tio­nen, Vor­la­gen und Ver­sio­nie­run­gen. Dies ist inso­fern für Unter­neh­men ein Pro­blem, die auf einen schnel­len Infor­ma­ti­ons­aus­tausch ange­wie­sen sind.

smart: Das müs­sen Sie näher ausführen.

Strot­mann: Ein gutes Bei­spiel sind Unter­neh­men mit logis­ti­schen Pro­zes­sen. So geht es in der Logis­tik schon lange nicht mehr nur um den Fluss von Waren, son­dern auch um den Fluss von Infor­ma­tio­nen. Ver­sand­be­lege, Lie­fer­scheine, Bestell­for­mu­lare: Gleich meh­rere Doku­men­ten­ar­ten wer­den von meh­re­ren Akteu­ren erstellt, bear­bei­tet und abge­legt. Dem­entspre­chend kann ein elek­tro­ni­sches Doku­men­ten­ma­nage­ment hel­fen, diese Pro­zesse zu beschleu­ni­gen – Bestel­lun­gen, Lie­fe­run­gen oder auch Kom­mis­sio­nie­run­gen wer­den so für Mit­ar­bei­ter, Kun­den und Anbie­ter nach­voll­zieh­ba­rer gemacht. Dies ist nicht nur Selbst­zweck, son­dern betriebs­wirt­schaft­li­che Not­wen­dig­keit. Neben der ver­bes­ser­ten Ver­füg­bar­keit von Infor­ma­tio­nen spie­len natür­lich auch The­men wie Com­pli­ance oder Cor­po­rate Gover­nance eine Rolle: Ori­gi­näre elek­tro­ni­sche Doku­mente wie Rech­nun­gen die mit­tels E‑Mails emp­fan­gen wur­den, müs­sen aus steu­er­recht­li­chen Grün­den auch in digi­ta­ler Form abge­spei­chert wer­den. Hier eig­nen sich nun ein­mal digi­tale Archive am bes­ten, da diese Infor­ma­tio­nen vor­gangs­be­zo­gen verwalten.

smart: Kön­nen Sie ein Pra­xis­bei­spiel nen­nen, wie sich Logis­tik­pro­zesse mit­tels DMS ver­bes­sern lassen?

Strot­mann: Für einen süd­deut­schen Geträn­ke­groß­händ­ler haben wir ein Pro­jekt umge­setzt, in des­sen Rah­men wir die Erfas­sung von Leer­gut auto­ma­ti­siert haben: Rund 220 Fah­rer sind hier jeden Tag im Ein­satz, um sämt­li­che EDEKA-Märkte in der Region abzu­fah­ren und hier die zurück­ge­nom­me­nen Leer­gut­pa­let­ten bzw. Roll­con­tai­ner zu erfas­sen. Dazu muss­ten die Fah­rer ein vor­ge­druck­tes For­mu­lar aus­fül­len und die jewei­lige Anzahl zurück­ge­nom­me­ner Trans­port­ein­hei­ten erfas­sen. Der Beleg wurde dann vom Kun­den unter­schrie­ben und anschlie­ßend mit einem Bar­code ver­se­hen. Hatte der Fah­rer seine Tour been­det, musste er die Belege in der Zen­trale abge­ben, wo diese von den Mit­ar­bei­tern im Back­of­fice manu­ell ins Waren­wirt­schafts­sys­tem ein­ge­ar­bei­tet wur­den: Die auf den Bele­gen erfass­ten Daten wur­den dann mit dem tat­säch­lich abge­hol­ten Leer­gut abge­gli­chen, sodass dann der Abrech­nungs­pro­zess star­ten konnte. Im Schnitt gin­gen hier 560 Belege am Tag ein, was einen immensen Zeit- und Per­so­nal­auf­wand dar­stellte. Mit unse­rem DMS-Pla­ti­num-Part­ner jaka haben wir diese Beleg­erfas­sung deut­lich ver­ein­facht. Ein immenser Zeit- und somit auch Geld­ge­winn, da somit zugleich die Ver­wal­tungs­kos­ten gesenkt wer­den konnten.

smart: Was hält Unter­neh­men dann noch davon ab, eine durch­gän­gige Lösung für das Doku­men­ten­ma­nage­ment zu implementieren?

Strot­mann: DMS-Pro­jekte schei­tern häu­fig an einer unzu­rei­chen­den Pla­nung. So soll­ten für die Ent­schei­dung über die Ein­füh­rung einer DMS-Lösung auch die Nut­zer der Soft­ware, sprich die Ver­tre­ter aus den Fach­ab­tei­lun­gen, mit ins Boot geholt wer­den. Über­dies sollte auf Abtei­lungs- oder Geschäfts­füh­rungs­ebene der Nut­zen einer sol­chen Lösung auf­ge­schlüs­selt wer­den: Dies kön­nen z. B. nicht nur geld­li­che Vor­teile, son­dern auch Fak­to­ren wie Zeit­er­spar­nis, weni­ger Feh­ler­an­fäl­lig­keit oder bes­sere Zusam­men­ar­beit sein: Wich­tig ist daher, dass in den Unter­neh­men ein Bewusst­sein ent­steht, wie DMS ihr Geschäfts­mo­dell unter­stüt­zen kann: Dies gilt dann nicht nur für Logis­tik­un­ter­neh­men, son­dern für alle Unternehmen!

smart: Was ist aus Ihrer Sicht der beste Weg, DMS ein­zu­füh­ren: Alles auf ein­mal oder doch eher scheibchenweise?

Strot­mann: In der Pra­xis machen wir oft die Erfah­rung, dass es ziel­füh­ren­der sein kann, im Klei­nen zu star­ten – sprich: mit einem Geschäfts­pro­zess zu begin­nen und von hier aus suk­zes­sive eine DMS-Lösung aus­zu­bauen. Dazu ist es jedoch wich­tig, dass die ein­ge­setz­ten Lösun­gen auch zusam­men­ge­führt wer­den kön­nen und man keine Inseln erschafft. Wir bie­ten hierzu den KYOCERA Work­flow Mana­ger an. Mit die­sem las­sen sich Doku­mente nicht nur ein­fach und rechts­si­cher archi­vie­ren und somit schnell wie­der­fin­den: auch die Kol­la­bo­ra­tion ein­zel­ner Mit­ar­bei­ter ist mög­lich. Dank der Ska­lier­bar­keit und einer ein­fa­chen Nut­zer­füh­rung las­sen sich mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger nach und nach wei­tere Pro­zesse digi­ta­li­sie­ren und schnell Erfolge erzielen.

smart: Vie­len Dank für das Gespräch!