Erfolgs­fak­tor Office-Umge­bung: Dar­auf müs­sen Sie bei der Gestal­tung von Büro­ar­beit achten

Durch die stär­kere Durch­drin­gung von digi­ta­len Tech­no­lo­gien hat sich die Büro­ar­beit in den ver­gan­ge­nen Jah­ren stark ver­än­dert: Geschäfts­pro­zesse kön­nen heute per Maus­klick erle­digt wer­den, Smart­phone, Tablet und Co. sind nicht mehr nur ein Incen­tive für die Manage­ment-Ebene und The­men wie künst­li­che Intel­li­genz wer­den nicht nur mit Sci­ence-Fic­tion-Fil­men, son­dern eher mit der Auto­ma­ti­sie­rung von Abläu­fen in Ver­bin­dung gebracht. Durch den Wan­del der Büro­ar­beit hat sich auch der Raum, in dem diese Arbeit ver­rich­tet wird, ver­än­dert: das Büro selbst. „Die Büro­ar­beit ist in den ver­gan­ge­nen Jah­ren fle­xi­bler, indi­vi­du­el­ler und mul­ti­lo­ka­ler gewor­den“, sagt Mitja Jure­cic, Lei­ter Team Workspace Inno­va­tion beim Fraun­ho­fer-Insti­tut für Arbeits­wirt­schaft und Orga­ni­sa­tion. „Diese Fak­to­ren las­sen sich auch am Büro­ar­beits­platz able­sen: Wir ver­rich­ten unsere Arbeit nicht mehr nur am Ein­zel­ar­beits­platz, son­dern auch im Mee­ting­raum, im Pro­jekt­raum, am Mee­ting-Point oder in der Cafe­te­ria. Hinzu kommt, dass wir Büro­ar­beit auch ver­stärkt außer­halb des Büro­ge­bäu­des erle­di­gen – sprich von zuhause aus, in der Bahn, am Flug­ha­fen oder im Café.“

Büro­ar­beit wird räum­lich und zeit­lich flexibler

Für die Arbeit­neh­mer sind dies natür­lich ver­lo­ckende Aus­sich­ten: Durch die wei­tere Fle­xi­bi­li­sie­rung und die zeit­li­che bzw. räum­li­che Auto­no­mie der Büro­ar­beit las­sen sich Pri­vat- und Berufs­le­ben deut­lich bes­ser mit­ein­an­der ver­ei­nen. Der Arbeit­ge­ber, der zunächst ein­mal auf die Kos­ten schaut (bzw. schauen muss), stellt sich indes eine andere Frage: Die Umset­zung von ent­spre­chen­den Moder­ni­sie­rungs­maß­nah­men inklu­sive der Bereit­stel­lung einer fle­xi­blen IT-Infra­struk­tur sowie die Anschaf­fung von pas­sen­dem, moder­nem Büro-Equip­ment kos­ten zunächst ein­mal Geld, Zeit und Mühe. Lohnt sich die­ses Invest­ment daher? „Ja“, lau­tet die ein­deu­tige Ant­wort von Mitja Jure­cic. „Im Rah­men unse­rer Stu­die Office Ana­ly­tics haben wir Erfolgs­fak­to­ren für die Pla­nung von moder­nen Arbeits­wel­ten unter­sucht. Die Ergeb­nisse zei­gen, dass Per­so­nen, die im Laufe ihres Arbeits­ta­ges unter­schied­li­che Arbeits­plätze nut­zen – also neben dem Schreib­tisch auch Loun­ges, Tee­kü­chen oder den Außen­be­reich –, deut­lich infor­mier­ter sind als Per­so­nen, die nicht den Arbeits­platz wech­seln. Zudem ent­wi­ckeln diese Per­so­nen deut­lich mehr Ideen und Lösun­gen. Als Arbeit­ge­ber sollte man daher unbe­dingt eine viel­fäl­tige Arbeits­platz­nut­zung ermög­li­chen“, so Jure­cic.

Inves­ti­tion in die Office-Umge­bung lohnt sich

Über 13.000 Per­so­nen haben an der Fraun­ho­fer-Stu­die Office Ana­ly­tics teil­ge­nom­men. Die Wis­sen­schaft­ler vom Fraun­ho­fer IAO konn­ten dabei einen kla­ren Zusam­men­hang zwi­schen Wohl­be­fin­den, Moti­va­tion, Com­mit­ment sowie Per­for­mance am Arbeits­platz fest­stel­len, wenn Per­so­nen mit ihrer Büro­um­ge­bung zufrie­den sind. Aber auch einen wei­te­ren Effekt konnte man fest­stel­len. Mitja Jure­cic: „Die Zufrie­den­heit mit der Büro­um­ge­bung stellt auch eine effek­tive Maß­nahme dar, um Mit­ar­bei­ter an das Unter­neh­men zu bin­den. Stu­di­en­teil­neh­mer, die zufrie­den mit ihrer Büro­um­ge­bung sind, füh­len sich mehr an das Unter­neh­men gebun­den.“ Gerade in Hin­blick auf die Stär­kung der Arbeit­ge­ber­at­trak­ti­vi­tät ist dies ein wich­ti­ger Fak­tor, warum sich eine Inves­ti­tion in die Fle­xi­bi­li­sie­rung der Büro­ar­beit lohnt. Und hier besteht laut Office-Ana­ly­tics-Stu­die noch Nach­hol­be­darf: So sind ledig­lich 54 Pro­zent der Befrag­ten mit ihrer Büro­um­ge­bung zufrie­den. Jeder Fünfte (18 Pro­zent) ist hin­ge­gen unzu­frie­den. Dies deckt sich mit Zah­len, die vom IDG-Ver­lag im Jahr 2017 erho­ben wur­den: 80 Pro­zent der von IDG befrag­ten Mit­ar­bei­ter gaben darin an, ihren Arbeits­platz für nur bedingt zukunfts­taug­lich zu hal­ten bzw. mit der tech­ni­schen Aus­stat­tung unzu­frie­den zu sein.

Sie­ben unter­schied­li­che Arbeitstypen

Was also kön­nen bzw. müs­sen Unter­neh­men tun, um die Büro­ar­beit attrak­ti­ver zu gestal­ten? Für Mitja Jure­cic ist die Ant­wort ein­fach: die Anfor­de­run­gen der Mit­ar­bei­ter in den Mit­tel­punkt stel­len. Dazu gilt es aber, auf die unter­schied­li­chen Auf­ga­ben, Tätig­kei­ten und Vor­lie­ben zu ach­ten: „Jeder Mit­ar­bei­ter ist ver­schie­den. Im Rah­men unse­rer Stu­die haben wir daher unter­schied­li­che Arbeits­ty­pen iden­ti­fi­ziert, deren Anfor­de­run­gen sich sogar wider­spre­chen kön­nen. Es ist daher wich­tig, bei der Pla­nung von Büros die Bedürf­nisse die­ser ver­schie­de­nen Arbeits­ty­pen zu berück­sich­ti­gen, sagt Jure­cic. Ins­ge­samt sie­ben Arbeits­ty­pen haben die Wis­sen­schaft­ler identifiziert: 

• Silent Worker: ver­bringt den Arbeits­all­tag fast aus­schließ­lich im Büro und kon­zen­triert am Arbeitsplatz
• Cal­ler: ver­bringt viel Zeit mit Tele­fon­ge­sprä­chen und mit Abstim­mun­gen am Arbeitsplatz
• Hands-on: nutzt viele Arbeits­orte und arbei­tet viel mit Mate­ria­lien und Mustern
• Com­mu­ni­ca­tor: ist hoch­kom­mu­ni­ka­tiv und ist viel im Büro unterwegs
• Thin­ker: ist häu­fig außer­halb des Unter­neh­mens tätig und beschäf­tigt sich mit der Lösung kom­ple­xer Aufgaben
• Hyper­cross: ist hoch­mo­bil, kom­mu­ni­ka­tiv und nutzt viele ver­schie­dene Arbeits­orte für Bespre­chun­gen und Kollaboration
• Tra­vel­ler: ist häu­fig auf Geschäfts­reise, nutzt das Büro zum Aus­tausch und hat häu­fig spon­tane Auf­ga­ben zu lösen

Arbeits­ty­pen bei der Gestal­tung von Büro­ar­beit berücksichtigen

Durch diese unter­schied­li­chen Typi­sie­run­gen und die damit ver­bun­de­nen Tätig­kei­ten wird Fol­gen­des deut­lich: Stan­dar­di­sierte Büro­ar­beits­plätze sind nicht das geeig­nete Mit­tel, um die Bedürf­nisse die­ser Arbeits­ty­pen zu befrie­di­gen. Unter­neh­men soll­ten daher eine Viel­falt an unter­schied­li­chen Räu­men und Arbeits­or­ten anbie­ten und deren Nut­zung för­dern. Mitja Jure­cic rät daher dazu, die Anfor­de­run­gen der Mit­ar­bei­ter bzw. die unter­schied­li­chen Arbeits­stile bei der Pla­nung und Gestal­tung von Büro­um­ge­bun­gen in den Mit­tel­punkt von Moder­ni­sie­rungs­maß­nah­men zu stel­len. Jure­cic: „Die eine per­fekte Arbeits­um­ge­bung gibt es nicht. Viel­mehr ist es rat­sam, die unter­schied­li­chen Arbeits­ty­pen in einem Unter­neh­men zu iden­ti­fi­zie­ren und auch die Häu­fig­keits­ver­tei­lung zu erken­nen. Dadurch erhal­ten Unter­neh­men ent­schei­dende Hin­weise für die Gestal­tung der Büro­ar­beit. Die Indi­vi­dua­li­tät der Men­schen for­dert diese Viel­fäl­tig­keit genauso wie die Indi­vi­dua­li­tät der Arbeits­an­for­de­run­gen.“ Die Stu­die „Office Ana­ly­tics“ kann über das Fraun­ho­fer IAO bezo­gen wer­den. Wei­tere Infor­ma­tio­nen, wie das elek­tro­ni­sche Doku­men­ten­ma­nage­ment Sie bei der Fle­xi­bi­li­sie­rung der Büro­ar­beit unter­stützt, fin­den Sie zudem in unse­rem kos­ten­freien E‑Book “Wege ins Büro der Zukunft – Wie Sie Ihr Office smar­ter machen“.