Ein­spar­po­ten­ziale in der IT durch Cloud und Remote Services

Auch wenn noch viele Vor­be­halte gegen­über Out­sour­cing und Cloud-Lösun­gen herr­schen: Sie bie­ten sich im Bereich Mana­ged-IT-Ser­vices sowie mit „Soft­ware as a Ser­vice“ (SaaS) bei kauf­män­ni­scher und Office-Soft­ware an. Laut einer IDC-Stu­die plant bereits über die Hälfte der IT-Ent­schei­der in den kom­men­den ein bis zwei Jah­ren den Auf­bau einer Cloud-Umge­bung. Rund 36 Pro­zent der CIOs befin­den sich mit ihrem Unter­neh­men bereits in der Pla­nungs­phase und wei­tere 45 Pro­zent haben Cloud Ser­vices schon imple­men­tiert. Diese Schritte müs­sen gegan­gen wer­den, denn IDC macht in den IT-Trends für 2015 die Nut­zung der ver­schie­de­nen Cloud-Ser­vices als ent­schei­den­den Erfolgs­fak­tor aus. Um sich die­ser Auf­gabe wid­men zu kön­nen, müs­sen die CIOs und ihre IT-Abtei­lun­gen aller­dings auch ent­spre­chen­den Frei­raum haben. Wel­che Mög­lich­kei­ten also gibt es, der IT hier den Rücken frei­zu­hal­ten und so Spiel­raum für Inno­va­tio­nen zu schaffen?

Remote- und Cloud-Ser­vices hal­ten der IT-Abtei­lung den Rücken frei

Ein rei­bungs­lo­ser Ser­ver­be­trieb und die War­tung von Sto­rage-Sys­te­men kön­nen je nach Unter­neh­mens­größe und Anzahl der Mit­ar­bei­ter viel Auf­wand für die IT-Abtei­lung bedeu­ten. Zu den klas­si­schen Auf­ga­ben der Sys­tem­ad­mi­nis­tra­to­ren kommt der Help-Desk-Sup­port der Mit­ar­bei­ter. Mitt­ler­weile haben sich externe IT-Dienst­leis­ter dar­auf spe­zia­li­siert, Teil­be­rei­che der IT kom­plett zu über­neh­men. So ent­las­tet ein aus­ge­la­ger­ter First Level Sup­port die inter­nen Mit­ar­bei­ter. Durch moderne Remote-Tech­ni­ken las­sen sich War­tungs- und Rou­ti­ne­ar­bei­ten an Ser­vern und Spei­cher­sys­te­men ohne Pro­bleme aus­la­gern. Von zen­tra­ler Bedeu­tung ist aller­dings, dass der Dienst­leis­ter vor Ort und jeder­zeit erreich­bar ist.

Als welt­wei­ter Anbie­ter von Druck­lö­sun­gen bie­tet Kyocera mit dem Print-Ser­ver-Ope­ra­tion-Ser­vice (PSO) den kom­plet­ten Ser­vice, Betrieb und War­tung von Druck­ser­vern rund um Office- und SAP-Druck. Die Mit­ar­bei­ter aus dem First Level Sup­port spü­ren als Erste die Ent­las­tung. Denn rund 20 Pro­zent aller Help-Desk-Anfra­gen bezie­hen sich auf den Druck, auf Druck­ser­ver, Dru­cker­trei­ber und Dru­cker­hard­ware. Per Remote schal­ten sich Kyocera-Exper­ten auf Ihre Druck­ser­ver, über­prü­fen und erneu­ern Kon­fi­gu­ra­tio­nen sowie Dru­cker­trei­ber und behe­ben sons­tige Stö­run­gen. Die freund­li­chen Sup­port-Mit­ar­bei­ter bei Kyocera sit­zen in Deutsch­land, beant­wor­ten gedul­dig alle Fra­gen und sor­gen zeit­nah für Lösun­gen. So ent­las­ten Sie sich und Ihre IT-Mit­ar­bei­ter mit PSO von der Pflege der Dru­cker­land­schaft, damit Sie sich um die wirk­lich span­nen­den The­men der IT-Abtei­lung küm­mern können.

Andere Unter­neh­men gehen noch einen Schritt wei­ter und auto­ma­ti­sie­ren mit ihrer Soft­ware den kom­plet­ten Ser­ver­be­trieb. Der arago Auto­Pi­lot ist eine Auto­ma­ti­sie­rungs­lö­sung für den intel­li­gen­ten IT-Betrieb, der weit­ge­hend auto­nom arbei­ten soll. Die Soft­ware greift auf das Wis­sen der Mit­ar­bei­ter aus dem IT-Betrieb zu, mit dem er anfangs stän­dig trai­niert wer­den muss. Das Sys­tem spei­chert diese soge­nann­ten Wis­sens­bau­steine modu­lar und wie­der­ver­wend­bar, um sie im Bedarfs­fall zu einer logi­schen Hand­lungs­kette bei der Pro­blem­be­he­bung zusam­men­zu­set­zen. Kann der Auto­Pi­lot einen Feh­ler selbst behe­ben, wird die­ser kate­go­ri­siert, doku­men­tiert und an einen Admi­nis­tra­tor zur Prü­fung über­mit­telt. So erzielt der Auto­Pi­lot angeb­lich bereits eine Erfolgs­quote von bis zu 80 Pro­zent bei Routinearbeiten.

SaaS för­dert moderne Arbeits­for­men und ent­las­tet IT-Abteilung

Viele Fach­ab­tei­lun­gen in Unter­neh­men orga­ni­sie­ren sich heute vir­tu­ell und mobil; die Mit­ar­bei­ter arbei­ten mal im Home-Office und mal direkt beim Kun­den. Die Nut­zer set­zen mobile End­ge­räte wie Handy oder Tablet ein oder sit­zen brav vor ihren PCs. Für die IT-Abtei­lung bedeu­tet das Mehr­ar­beit; gleich­wohl eröff­nen sich Ein­spar­po­ten­ziale von bis zu 50 Pro­zent, wenn sie neben der Soft­ware auch gleich den Betrieb der Ser­ver und Sto­rage-Kapa­zi­tä­ten an einen exter­nen Dienst­leis­ter out­sour­cen. Es han­delt sich dabei um „Soft­ware as a Ser­vice“ (SaaS), für deren siche­ren Betrieb nicht mehr die IT-Abtei­lung zustän­dig ist, son­dern der Anbie­ter den kom­plet­ten Sup­port über­nimmt. SAP bie­tet bei­spiels­weise Cloud-Lösun­gen für Per­so­nal- und Finanz­we­sen, Beschaf­fung ebenso wie für Mar­ke­ting und Ver­trieb an. Diese Cloud-Ver­sio­nen der bekann­ten betriebs­wirt­schaft­li­chen Soft­ware fügen sich in bestehende Inhouse-Lösun­gen ein und erspa­ren der IT-Abtei­lung die Admi­nis­tra­tion der Hard- und Soft­ware. Die Cloud-Lösung von Micro­soft heißt Office365 und ist eine attrak­tive Form des IT-Out­sour­cings. Der SaaS-Anbie­ter ver­ant­wor­tet die gesamte IT-Admi­nis­tra­tion. Das umfasst ebenso War­tungs­ar­bei­ten, Updates, Daten­si­cher­heit und Sto­rage-Kapa­zi­tä­ten. Eine eigene IT-Infra­struk­tur mit Ser­vern und admi­nis­tra­ti­ven Dau­er­tä­tig­kei­ten wird somit weit­ge­hend „out­ges­ourct“. Sie als Kunde kon­zen­trie­ren sich auf Ihre Arbeit und kön­nen durch zuge­si­cherte Ser­vice Level Agree­ments dar­auf ver­trauen, dass Sie eine 99,9‑prozentige Ver­füg­bar­keit Ihrer SaaS-Anwen­dun­gen und der darin gespei­cher­ten Daten haben. Die Vor­teile sind evident:

• • Betrieb und War­tung einer eige­nen IT-Infra­struk­tur las­sen sich auf ein Mini­mum reduzieren.
  • Ersatz­in­ves­ti­ti­ons­kos­ten für Ser­ver­hard­ware wer­den überflüssig.
  • Das Vor­hal­ten von Ser­vern und Sto­rage-Sys­te­men entfällt.
  • Kos­ten ent­ste­hen nur über die Anzahl der Nut­zer und ihren Speicherbedarf.
  • Pro­fes­sio­nel­les Manage­ment durch den Cloud- bezie­hungs­weise SaaS-Pro­vi­der bie­tet zusätz­li­che Sicherheit.
  • Auto­ma­ti­sche Sys­tem-Updates auf Basis der Ser­vice Level Agree­ments mit dem Anbie­ter garan­tie­ren stets ein Arbei­ten auf dem aktu­el­len Technikniveau.

Fazit

Moderne Soft­ware, Out­sour­cing und Cloud-Dienste mit SaaS bie­ten große Chan­cen, um Ein­spar­po­ten­ziale in der IT-Abtei­lung zu heben. Vor­teil ist, dass sich die inter­nen Mit­ar­bei­ter einer IT-Abtei­lung auf ihre Kern­kom­pe­ten­zen und die Opti­mie­rung der com­pu­ter­ba­sier­ten Geschäfts­pro­zesse kon­zen­trie­ren und Rou­ti­ne­ar­bei­ten aus­la­gern können.