Laut einer aktu­el­len Befra­gung der Bera­tungs­firma Cap­ge­mini müs­sen sich CIOs auf die Wirt­schaft­lich­keit der IT kon­zen­trie­ren und in ers­ter Linie die Effi­zi­enz stei­gern, Kos­ten sen­ken und sta­bil lau­fende Ser­vices bereit­stel­len. Ein effi­zi­en­tes Doku­men­ten­ma­nage­ment kann dabei ein wirk­sa­mer Hebel sein, um die IT-Bud­gets zu ent­las­ten. Kos­ten­sen­kun­gen von bis zu 70 Pro­zent sind laut Exper­ten sogar möglich.

Häu­fi­gere Updates, der Ein­satz von agi­len Metho­den, der wenig stra­te­gi­sche Umgang mit der Eigen­leis­tungs­tiefe und die Arbeit mit mehr Free­lan­cern sind Anzei­chen dafür, dass die Zei­ten der lang­jäh­ri­gen Pla­nung in vie­len Berei­chen vor­bei sind. Die IT muss schnell reagie­ren und tut das auch, sei es auf wirt­schaft­li­che Bedin­gun­gen oder auf neue Anfor­de­run­gen des Mark­tes. Sie wird hier getrie­ben durch Trends wie Social Media, Big Data, Cloud Com­pu­ting etc.

Ent­ge­gen der eige­nen Pro­gno­sen vom Vor­jahr haben viele IT-Ver­ant­wort­li­che die Eigen­leis­tung der IT-Abtei­lung erneut leicht erhöht. Dar­über hin­aus steu­ern jetzt weni­ger CIOs den Leis­tungs­bei­trag der eige­nen Abtei­lung stra­te­gisch und ent­schei­den situa­ti­ons­ab­hän­gig, ob sie Pro­jekte inhouse erle­di­gen oder aus­la­gern. Auf diese Weise kön­nen sie fle­xi­bler auf neue Anfor­de­run­gen reagie­ren und kom­men den Fach­ab­tei­lun­gen entgegen.

Fünf Pha­sen für mehr Wirtschaftlichkeit

Auch das Thema Doku­men­ten­ma­nage­ment und Print­ma­nage­ment rückt auf­grund der der­zei­ti­gen Ent­wick­lung immer stär­ker in den Fokus, denn die ver­steck­ten Kos­ten sind enorm und stra­pa­zie­ren auch das Unter­neh­mens­er­geb­nis. Laut der aktu­el­len euro­päi­schen Stu­die zu Doku­men­ten- und Print­ma­nage­ment von Kyocera aus 2012 ent­schei­det sogar jeder fünfte CEO dar­über. Was vor eini­gen Jah­ren noch von unter­schied­li­chen IT-Mit­ar­bei­tern betreut wurde, steht nun auf der stra­te­gi­schen Agenda.

Ein kom­plet­tes 5‑Pha­sen-Pro­gramm für die Restruk­tu­rie­rung des Doku­men­ten­ma­nage­ments bie­tet Kyocera unter dem Namen Mana­ged Docu­ment Ser­vices an. Von der Ana­lyse, der Opti­mie­rung sowie dem Design bis hin zum Manage­ment und zur Imple­men­tie­rung der Sys­teme wer­den die kom­plette Dru­cker- und Kopie­r­er­land­schaft sowie die Pro­zess­lö­sun­gen genau auf den Prüf­stein gestellt. Das Ergeb­nis ist dann ein opti­mier­tes Dokumentenmanagement-Konzept.

Hohes Ein­spar­po­ten­zial mit Docu­ment Solutions

Ein hohes Poten­tial zur Opti­mie­rung liegt dabei in der Imple­men­tie­rung von Docu­ment Solu­ti­ons. Beson­de­res Augen­merk soll­ten die Unter­neh­men auf die Pro­zesse Rech­nungs­stel­lung (36 %), Lager/Logistik/Versand (34 %) und Auf­trags­ein­gang (33 %) legen. Diese Abläufe las­sen sich zusam­men­fas­sen und fin­den rund um die Abwick­lung von Kun­den­auf­trä­gen statt. Die zuver­läs­sige, effi­zi­ente und sichere Gestal­tung die­ser Pro­zesse mit Hilfe von Docu­ment Solu­ti­ons wirkt sich unmit­tel­bar posi­tiv auf die Kun­den­zu­frie­den­heit aus und trägt damit indi­rekt zur Stei­ge­rung des Unter­neh­mens­er­fol­ges bei.

Von der Rech­nungs­stel­lung bis zur Auf­trags­ab­wick­lung sind die meis­ten Geschäfts­pro­zesse doku­men­ten­ba­siert. Diese Abläufe las­sen sich daher mit Lösun­gen in Ver­bin­dung mit moder­ner Hard­ware oft­mals schnel­ler und kos­ten­güns­ti­ger gestal­ten. Damit schaf­fen sie die opti­ma­len Vor­aus­set­zun­gen, um im nächs­ten Schritt mit Hilfe von Docu­ment Solu­ti­ons das Druck­vo­lu­men deut­lich zu redu­zie­ren und doku­men­ten­in­ten­sive Geschäfts­pro­zesse zu straffen.

Oft­mals wird die IT als rei­ner Zulie­fe­rer oder als Kos­ten­stelle von Sei­ten des Busi­ness betrach­tet. Durch die Ein­füh­rung von Print Manage­ment und Docu­ment Solu­ti­ons kön­nen mit Hilfe der IT sowohl die IT-Kos­ten gesenkt und die Ver­füg­bar­keit erhöht als auch effi­zi­en­tere Doku­men­ten­pro­zesse und somit Pro­duk­ti­vi­täts­stei­ge­run­gen auf Sei­ten der Fach­ab­tei­lun­gen rea­li­siert wer­den. Die IT kann sich dadurch Schritt für Schritt vom rei­nen Zulie­fe­rer, der kaum Mehr­wert für das Unter­neh­men bie­tet, hin zum stra­te­gi­schen Part­ner des Busi­ness entwickeln.

Ana­lyse schafft Kostentransparenz

Der zen­trale Bau­stein im MDS-Pro­zess ist die Ana­lyse der Ist-Kos­ten. Sie stellt das uner­läss­li­che Fun­da­ment für Print Manage­ment und Docu­ment Solu­ti­ons dar. Dabei besteht eine große Her­aus­for­de­rung darin, die Gesamt­kos­ten für Druck- und Doku­men­ten­ver­ar­bei­tung trans­pa­rent dar­zu­stel­len. Es geht nicht nur um die direk­ten Kos­ten (Beschaf­fung von Hard­ware, Ver­brauchs­ma­te­rial), son­dern um indi­rekte und ver­steckte Kos­ten für den fort­lau­fen­den Betrieb und um die Pro­duk­ti­vi­tät der Mit­ar­bei­ter (IT, Ein­kauf, Anwender).

Diese indi­rek­ten und ver­steck­ten Kos­ten sind viel­fach höher als die direk­ten, denn die Aus­wir­kun­gen auf die Effi­zi­enz der Anwen­der und die Geschäfts­pro­zesse sind letzt­lich ent­schei­dend für den Unter­neh­mens­er­folg. Die Pro­ble­ma­tik liegt hier­bei in der mone­tä­ren Erfas­sung der Aus­wir­kun­gen. Die Mes­sung der Durch­lauf­zei­ten von Pro­zes­sen in Ver­bin­dung mit der Arbeits­zeit und den Kos­ten der Mit­ar­bei­ter hat sich hier­bei eta­bliert. Las­sen Sie sich des­halb von den Anbie­tern im Rah­men eines Busi­ness Case die Kos­ten trans­pa­rent und auf­ge­schlüs­selt dar­le­gen. Nur so kön­nen Sie unter­schied­li­che Ange­bote tat­säch­lich ver­glei­chen und spä­ter Ein­spa­run­gen und posi­tive Effekte aufweisen.