Pro­jekt­re­por­tage: Doku­mente “Just in Time” dank KYOCERA Worf­klow Optimierung

1. Juli 2015

Die Kreis­ver­wal­tung des Rhein-Krei­ses Neuss beschrei­tet mit der Unter­stüt­zung von KYOCERA und dem Mön­chen­glad­ba­cher Sys­tem­haus ITZ neue Wege im Doku­men­ten­ma­nage­ment: Anstelle einer blo­ßen Dru­cker­ver­wal­tung wurde hier ein stand­ort­über­grei­fen­des Out­put- und Pro­zess­ma­nage­ment­kon­zept umge­setzt. Die Ver­bes­se­rungs­po­ten­ziale wur­den dazu im Vor­feld mit der KYOCERA Work­flow Opti­mie­rung von KYOCERA ermit­telt. Wie die IT-Ver­ant­wort­li­chen des Rhein-Krei­ses dabei genau vor­ge­gan­gen sind, zeigt unsere Videoreportage.

Unter­neh­men pro­du­zie­ren unauf­hör­lich Doku­mente unter­schied­lichs­ter Art, die für ihre Geschäfts­tä­tig­keit rele­vant sind. So erfolgt allein die Kom­mu­ni­ka­tion mit dem Kun­den zu 90 Pro­zent durch Doku­mente. Effi­zi­ente Doku­men­ten­pro­zesse sind daher für die Wirt­schaft­lich­keit eines Unter­neh­mens essen­ti­ell. Jedoch man­gelt es häu­fig an einer ganz­heit­li­chen Betrach­tung und Auto­ma­ti­sie­rung die­ser doku­men­ten­ba­sier­ten Abläufe. Laut der IDC-Stu­die „Print- und Doku­men­ten­ma­nage­ment in Deutsch­land 2014“ wer­den diese Pro­zesse oft­mals nur auf Abtei­lungs­ebene ana­ly­siert und opti­miert. Ein hohes Ein­spar­po­ten­zial liegt aber in ihrer gesamt­heit­li­chen Betrach­tung und Optimierung.

Bei KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons hat man die­sen Bedarf erkannt und bie­tet Unter­neh­men und Orga­ni­sa­tio­nen mit der KYOCERA Work­flow Opti­mie­rung einen umfas­sen­den, aus vier Pha­sen bestehen­den Ansatz, um Poten­ziale in die­sem Bereich auf­zu­zei­gen. Das Ergeb­nis der Aus­wer­tung ist ein detail­lier­tes Repor­ting, das kon­krete Ver­bes­se­rungs­mög­lich­kei­ten und Effi­zi­enz­ge­winne aus­weist. In die­sem Zusam­men­hang wird auch auf­ge­zeigt, wie sich bestehende Pro­zesse auto­ma­ti­sie­ren las­sen bzw. wel­che Hard- und Soft­ware­lö­sun­gen im jewei­li­gen IT-Umfeld am geeig­nets­ten sind. So sieht der Kunde auf einen Blick die Mit­ar­bei­ter­res­sour­cen und direk­ten Kos­ten, die wäh­rend eines Pro­zes­ses ein­ge­spart wer­den können.

Gesucht: Pas­sen­des Hard­ware- und Softwarekonzept

Auch der Rhein-Kreis Neuss pro­fi­tierte bereits von der KYOCERA Work­flow Opti­mie­rung. Mit sei­nen acht Städ­ten und Gemein­den muss die Kreis­ver­wal­tung sehr effi­zi­ent und dienst­leis­tungs­ori­en­tiert arbei­ten. Doku­mente „Just in Time“ sowie die elek­tro­ni­sche Wei­ter­ver­ar­bei­tung die­ser Doku­mente sind dabei ein wesent­li­cher Bestand­teil, um pro­fes­sio­nel­len Kun­den­ser­vice zu bieten.

Die IT-Abtei­lung sieht es daher als ihre Kern­auf­gabe, durch moderne Soft- und Hard­ware die Pro­zesse so zu gestal­ten, dass die ein­zel­nen Fach­ab­tei­lun­gen schnell und effi­zi­ent arbei­ten kön­nen. Daher suchte man im Rah­men einer euro­pa­wei­ten Aus­schrei­bung nach einer Lösung, um das Doku­men­ten­ma­nage­ment neu zu orga­ni­sie­ren und die Fach­ab­tei­lun­gen auf diese Weise noch effi­zi­en­ter zu machen. „Wir woll­ten die alten Pro­dukte gegen neue, leis­tungs­fä­hige Sys­teme aus­tau­schen, um eine Kon­so­li­die­rung der Out­put­struk­tu­ren zu gewähr­leis­ten. Die Pro­zesse soll­ten grund­sätz­lich ver­bes­sert wer­den, sodass alle rele­van­ten Doku­mente digi­tal erfasst und wei­ter­ver­ar­bei­tet wer­den kön­nen“, erklärt Horst Wei­ner, IT-Lei­ter beim Rhein-Kreis Neuss, und ergänzt, dass ein wesent­li­cher Bestand­teil der Aus­schrei­bung die Kom­bi­na­tion der erfor­der­li­chen Soft­ware­mo­dule mit der pas­sen­den Hard­ware gewe­sen sei.

Im Rah­men der öffent­li­chen Aus­schrei­bung haben KYOCERA und der betreu­ende Fach­händ­ler des Rhein-Krei­ses Neuss, das Mön­chen­glad­ba­cher Sys­tem­haus ITZ , den Zuschlag erhal­ten. Wich­tig war in die­sem Zusam­men­hang, dass KYOCERA und ITZ dem Kun­den emp­foh­len haben, eine detail­lierte Ana­lyse und Bestands­auf­nahme der Ist-Situa­tion durch­zu­füh­ren. Für den Rhein-Kreis Neuss wurde daher ein stan­dar­di­sier­ter Fra­ge­bo­gen für alle Abtei­lun­gen und Mit­ar­bei­ter ent­wi­ckelt sowie aus­ge­wer­tet. Das auf den Ergeb­nis­sen die­ser Befra­gung basie­rende Kon­zept sah nun ins­ge­samt sechs leis­tungs­fä­hige Gerä­te­klas­sen für die neue Dru­cker- bzw. Kopie­r­er­flotte vor und eine deut­li­che Redu­zie­rung der Arbeits­platz­dru­cker. Diese wur­den an allen wich­ti­gen Stand­or­ten als Pool­ge­räte auf­ge­stellt. Die digi­tale Ablage mit­tels Scan­ner sowie die Mög­lich­keit des Mehr­fach­zu­griffs auf ein gespei­cher­tes Doku­ment haben den Bedarf an Dru­cken und Kopien deut­lich redu­ziert und dar­über hin­aus den CO 2 ‑Aus­stoß gesenkt. Das Auf­fin­den von Doku­men­ten wurde auf diese Weise erheb­lich erleich­tert. Die Mit­ar­bei­ter kön­nen nun an den neuen Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­men Unter­la­gen scan­nen, sodass sie jeder­zeit in das vor­han­dene DMS-Sys­tem über­nom­men und wei­ter­ver­bei­tet wer­den kön­nen. Doku­mente wer­den in Zukunft „Just in Time“ auf den Bild­schirm geholt und nicht mehr wie zuvor aus einer her­kömm­li­chen Akte.

Gefun­den: Kos­ten­sen­kung von jähr­lich 70.000 Euro

Dar­über hin­aus wurde die Print-&-Follow-Lösung KYO­con­trol instal­liert, mit der nun Druck­auf­träge dem Anwen­der zuge­ord­net wer­den kön­nen und somit vor unbe­fug­ten Zugrif­fen geschützt sind. Auch die Kos­ten las­sen sich mit der Soft­ware­lö­sung den Fach­ab­tei­lun­gen zuord­nen und kon­trol­lie­ren. Mit­hilfe des KYO­fleet­ma­na­gers wer­den die Sys­teme fer­ner zen­tral ver­wal­tet. Soft­ware-Updates, War­tun­gen sowie Ton­er­be­schaf­fung und ‑manage­ment kön­nen ein­fach und pro­blem­los durch­ge­führt wer­den. IT-Lei­ter Horst Wei­ner und Pro­jekt­ko­or­di­na­tor Frank Meger vom Rhein-Kreis Neuss äußern sich posi­tiv über das Pro­jekt­er­geb­nis: „Wir konn­ten die Gerä­te­dichte und Lager­flä­che redu­zie­ren und auch unse­ren Papier­ver­brauch, den Ener­gie­ver­brauch sowie den CO 2 ‑Aus­stoß sen­ken. Dies wirkt sich natür­lich posi­tiv auf die Gesamt­kos­ten aus“, so Wei­ner. Diese konn­ten durch das neue Out­put­kon­zept um 25 Pro­zent gesenkt wer­den, was einer jähr­li­chen Erspar­nis von 70.000 Euro entspricht.

Ent­spre­chend zufrie­den zeigt sich Horst Wei­ner mit dem gesam­ten Pro­jekt­ver­lauf: „Für uns war es zunächst wich­tig, unter Ein­bin­dung der Mit­ar­bei­ter eine unab­hän­gige Pro­zess­ana­lyse mit KYOCERA und dem betreu­en­den Fach­händ­ler ITZ durch­zu­füh­ren. Auch wenn wir bereits ein gro­bes Out­put­kon­zept erar­bei­tet hat­ten, wurde erst nach der genauen Ana­lyse deut­lich, wie die Opti­mie­rung genau aus­zu­se­hen hatte und mit wel­chen Lösun­gen wir unsere Pro­zesse auto­ma­ti­sie­ren kön­nen. Nun sieht man unsere Abtei­lung beim Rhein-Kreis Neuss als eine Art Best Prac­tice tech­ni­scher Inno­va­tio­nen“, so Weiner.

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