Unternehmen produzieren unaufhörlich Dokumente unterschiedlichster Art, die für ihre Geschäftstätigkeit relevant sind. So erfolgt allein die Kommunikation mit dem Kunden zu 90 Prozent durch Dokumente. Effiziente Dokumentenprozesse sind daher für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens essentiell. Jedoch mangelt es häufig an einer ganzheitlichen Betrachtung und Automatisierung dieser dokumentenbasierten Abläufe. Laut der IDC-Studie „Print- und Dokumentenmanagement in Deutschland 2014“ werden diese Prozesse oftmals nur auf Abteilungsebene analysiert und optimiert. Ein hohes Einsparpotenzial liegt aber in ihrer gesamtheitlichen Betrachtung und Optimierung.
Bei KYOCERA Document Solutions hat man diesen Bedarf erkannt und bietet Unternehmen und Organisationen mit der KYOCERA Workflow Optimierung einen umfassenden, aus vier Phasen bestehenden Ansatz, um Potenziale in diesem Bereich aufzuzeigen. Das Ergebnis der Auswertung ist ein detailliertes Reporting, das konkrete Verbesserungsmöglichkeiten und Effizienzgewinne ausweist. In diesem Zusammenhang wird auch aufgezeigt, wie sich bestehende Prozesse automatisieren lassen bzw. welche Hard- und Softwarelösungen im jeweiligen IT-Umfeld am geeignetsten sind. So sieht der Kunde auf einen Blick die Mitarbeiterressourcen und direkten Kosten, die während eines Prozesses eingespart werden können.
Gesucht: Passendes Hardware- und Softwarekonzept
Auch der Rhein-Kreis Neuss profitierte bereits von der KYOCERA Workflow Optimierung. Mit seinen acht Städten und Gemeinden muss die Kreisverwaltung sehr effizient und dienstleistungsorientiert arbeiten. Dokumente „Just in Time“ sowie die elektronische Weiterverarbeitung dieser Dokumente sind dabei ein wesentlicher Bestandteil, um professionellen Kundenservice zu bieten.
Die IT-Abteilung sieht es daher als ihre Kernaufgabe, durch moderne Soft- und Hardware die Prozesse so zu gestalten, dass die einzelnen Fachabteilungen schnell und effizient arbeiten können. Daher suchte man im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung nach einer Lösung, um das Dokumentenmanagement neu zu organisieren und die Fachabteilungen auf diese Weise noch effizienter zu machen. „Wir wollten die alten Produkte gegen neue, leistungsfähige Systeme austauschen, um eine Konsolidierung der Outputstrukturen zu gewährleisten. Die Prozesse sollten grundsätzlich verbessert werden, sodass alle relevanten Dokumente digital erfasst und weiterverarbeitet werden können“, erklärt Horst Weiner, IT-Leiter beim Rhein-Kreis Neuss, und ergänzt, dass ein wesentlicher Bestandteil der Ausschreibung die Kombination der erforderlichen Softwaremodule mit der passenden Hardware gewesen sei.
Im Rahmen der öffentlichen Ausschreibung haben KYOCERA und der betreuende Fachhändler des Rhein-Kreises Neuss, das Mönchengladbacher Systemhaus ITZ , den Zuschlag erhalten. Wichtig war in diesem Zusammenhang, dass KYOCERA und ITZ dem Kunden empfohlen haben, eine detaillierte Analyse und Bestandsaufnahme der Ist-Situation durchzuführen. Für den Rhein-Kreis Neuss wurde daher ein standardisierter Fragebogen für alle Abteilungen und Mitarbeiter entwickelt sowie ausgewertet. Das auf den Ergebnissen dieser Befragung basierende Konzept sah nun insgesamt sechs leistungsfähige Geräteklassen für die neue Drucker- bzw. Kopiererflotte vor und eine deutliche Reduzierung der Arbeitsplatzdrucker. Diese wurden an allen wichtigen Standorten als Poolgeräte aufgestellt. Die digitale Ablage mittels Scanner sowie die Möglichkeit des Mehrfachzugriffs auf ein gespeichertes Dokument haben den Bedarf an Drucken und Kopien deutlich reduziert und darüber hinaus den CO 2 ‑Ausstoß gesenkt. Das Auffinden von Dokumenten wurde auf diese Weise erheblich erleichtert. Die Mitarbeiter können nun an den neuen Multifunktionssystemen Unterlagen scannen, sodass sie jederzeit in das vorhandene DMS-System übernommen und weiterverbeitet werden können. Dokumente werden in Zukunft „Just in Time“ auf den Bildschirm geholt und nicht mehr wie zuvor aus einer herkömmlichen Akte.
Gefunden: Kostensenkung von jährlich 70.000 Euro
Darüber hinaus wurde die Print-&-Follow-Lösung KYOcontrol installiert, mit der nun Druckaufträge dem Anwender zugeordnet werden können und somit vor unbefugten Zugriffen geschützt sind. Auch die Kosten lassen sich mit der Softwarelösung den Fachabteilungen zuordnen und kontrollieren. Mithilfe des KYOfleetmanagers werden die Systeme ferner zentral verwaltet. Software-Updates, Wartungen sowie Tonerbeschaffung und ‑management können einfach und problemlos durchgeführt werden. IT-Leiter Horst Weiner und Projektkoordinator Frank Meger vom Rhein-Kreis Neuss äußern sich positiv über das Projektergebnis: „Wir konnten die Gerätedichte und Lagerfläche reduzieren und auch unseren Papierverbrauch, den Energieverbrauch sowie den CO 2 ‑Ausstoß senken. Dies wirkt sich natürlich positiv auf die Gesamtkosten aus“, so Weiner. Diese konnten durch das neue Outputkonzept um 25 Prozent gesenkt werden, was einer jährlichen Ersparnis von 70.000 Euro entspricht.
Entsprechend zufrieden zeigt sich Horst Weiner mit dem gesamten Projektverlauf: „Für uns war es zunächst wichtig, unter Einbindung der Mitarbeiter eine unabhängige Prozessanalyse mit KYOCERA und dem betreuenden Fachhändler ITZ durchzuführen. Auch wenn wir bereits ein grobes Outputkonzept erarbeitet hatten, wurde erst nach der genauen Analyse deutlich, wie die Optimierung genau auszusehen hatte und mit welchen Lösungen wir unsere Prozesse automatisieren können. Nun sieht man unsere Abteilung beim Rhein-Kreis Neuss als eine Art Best Practice technischer Innovationen“, so Weiner.
Video-Reportage vom Projekt
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