DMS und gut: So gelingt der Ein­stieg ins Dokumentenmanagement

Die Vor­stel­lung klingt ver­hei­ßungs­voll: Sämt­li­che Doku­mente im Unter­neh­men lie­gen digi­tal ab. Mit­ar­bei­ter kön­nen aus dem Home-Office oder vom Büro­ar­beits­platz aus glei­cher­ma­ßen schnell auf benö­tigte Infor­ma­tio­nen zugrei­fen und sie ent­we­der allein oder im Team mit ande­ren bear­bei­ten. Damit erhöht sich nicht nur die Geschwin­dig­keit, mit der Vor­gänge erle­digt wer­den, auch die Trans­pa­renz nimmt zu. Dies führt nicht nur dazu, dass den Mit­ar­bei­tern mehr Zeit für kon­zep­tio­nelle oder stra­te­gi­schere Auf­ga­ben bleibt, auch der Kunde pro­fi­tiert, indem er über sei­nen Pro­zess­sta­tus auto­ma­tisch Aus­kunft erhält oder mit dem Unter­neh­men in Dia­log tre­ten kann. Ein Unter­neh­men, in dem diese Zustände vor­herr­schen, hat einen wesent­li­chen Schritt in Rich­tung Digi­ta­li­sie­rung absolviert.

Mit­tel­stand hat Nach­hol­be­darf bei DMS und ECM

Die gute Nach­richt ist: Eine sol­che digi­tale Infra­struk­tur lässt sich bereits heute mit einem digi­ta­len Doku­men­ten­ma­nage­ment (DMS) rea­li­sie­ren. Die schlechte Nach­richt ist: Aktu­ell wer­den sol­che Lösun­gen vor­ran­gig von grö­ße­ren Unter­neh­men ein­ge­setzt. Der deut­sche Mit­tel­stand hängt hin­ter­her. Laut Bit­kom sind bis dato nur 11 Pro­zent des Mit­tel­stands soft­ware­sei­tig für eine umfas­sende Digi­ta­li­sie­rung der Büro­ar­beit auf­ge­stellt. Die Poten­ziale einer ein­heit­li­chen, unter­neh­mens­wei­ten Doku­men­ten­ver­wal­tung wer­den kaum aus­ge­schöpft. Und das, obwohl die Resul­tate für sich spre­chen: Laut Bit­kom beschei­ni­gen mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men, die Erfah­rung im Umgang mit DMS-Soft­ware haben, eine Stei­ge­rung der Effi­zi­enz in doku­men­ten­be­zo­ge­nen Pro­zes­sen (ca. 90 Pro­zent der Teil­neh­mer). 75 Pro­zent stel­len über­dies eine Ver­bes­se­rung der Daten- und Rechts­si­cher­heit im Umgang mit Doku­men­ten fest.

Woran liegt aber die­ser eher ver­hal­tene Ein­stieg ins Thema DMS? Wenn DMS-Lösun­gen der­ar­tige Vor­teile bie­ten, warum nut­zen erst so wenig Mit­tel­ständ­ler die Mög­lich­kei­ten, die DMS ihnen bie­tet? Die Stu­die zeigt, dass die Ant­wort auf diese Frage eng mit typi­schen Eigen­schaf­ten des Mit­tel­stands ver­knüpft sind: Boden­stän­dig­keit, Prag­ma­tis­mus und eine durch­aus kri­ti­sche Sicht auf die wirt­schaft­li­che Not­wen­dig­keit von IT-Inves­ti­tio­nen. In Sachen DMS und Enter­prise Con­tent Manage­ment (ECM) hat sich der Mit­tel­stand in der Ver­gan­gen­heit daher offen­bar viel­fach zurück­hal­tend gezeigt – die große Mehr­heit des Mit­tel­stands arbei­tet im Büro daher noch weit­ge­hend analog.

Geschäfts­füh­rer und Ent­schei­der gefordert

Dies muss sich ändern. Geschäfts­füh­rer und Ent­schei­der in KMU müs­sen sich dar­über bewusst wer­den, dass die Bereit­stel­lung einer digi­ta­len Doku­men­ten­ver­wal­tung mehr als nur ein Nice-to-have, son­dern betriebs­wirt­schaft­li­che Not­wen­dig­keit ist!

Um die Ein­füh­rung von DMS-Lösun­gen im Mit­tel­stand zu for­cie­ren, sind daher schnelle Erfolge wich­tig. Anstatt sämt­li­che Pro­zesse auf ein­mal zu digi­ta­li­sie­ren, soll­ten KMU sich zunächst auf einen Pro­zess kon­zen­trie­ren, von dem aber viel Strahl­kraft aus­geht: Für gewöhn­lich sind hier beson­ders papier­in­ten­sive Work­flows wie etwa der Rech­nungs­ein­gang geeig­net. Die­ser Pro­zess ist zum einen des­we­gen inter­es­sant, weil schon immer mehr Rech­nun­gen elek­tro­nisch ein­ge­hen, und zum ande­ren, weil der Rech­nungs­lauf bereits meh­rere Abtei­lun­gen einbezieht.

Eine Rech­nung wird zunächst mit einem Ein­gangs­stem­pel ver­se­hen und geht dann zum Bestel­ler zur Prü­fung auf sach­li­che Rich­tig­keit. Der zweite Bear­bei­tungs­schritt erfolgt dann in der Buch­hal­tung mit einer Prü­fung auf rech­ne­ri­sche bzw. for­male Rich­tig­keit. Im Con­trol­ling gibt es even­tu­ell noch einen Abgleich mit dem Ange­bot. Danach kommt die Rech­nung in den Rech­nungs­lauf, bevor sie letzt­end­lich archi­viert wird und dort auf den Wirt­schafts­prü­fer war­tet. Häu­fig neh­men also meh­rere Bear­bei­ter ein sol­ches Doku­ment in die Hand. Würde die Rech­nung bei ihrem Weg durchs Unter­neh­men Kilo­me­ter­geld erhal­ten: Sie wäre deut­lich höher.

DMS-Ein­stieg in meh­re­ren Schritten

Das Bei­spiel zeigt aber, wel­ches Poten­zial in digi­ta­len Work­flows steckt. Ist ein sol­cher Pro­zess ein­mal iden­ti­fi­ziert, stellt sich dann natür­lich die Frage: Wie lässt er sich schnell und ein­fach digi­ta­li­sie­ren, um die ange­spro­che­nen raschen Erfolge zu erzie­len? Hier kommt der Lösungs­aus­wahl eine Schlüs­sel­rolle zu: Die Imple­men­tie­rung von vie­len gän­gi­gen DMS-Lösun­gen benö­tigt Zeit und Geld. Dies liegt in der Regel daran, dass in der Soft­ware selbst noch Anpas­sun­gen vor­ge­nom­men wer­den, die einen hohen Bera­tungs­auf­wand nach sich zie­hen. Gerade in mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men ein K.-o.-Kriterium.

Hier bie­tet KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger eine Lösung: Der KYOCERA Work­flow Mana­ger ver­fügt über vor­kon­fi­gu­rierte Stan­dard­mo­dule, mit denen sich die gän­gigs­ten Pro­zesse – wie etwa der Rech­nungs­ein­gang – abbil­den las­sen. Die ein­zel­nen Module sind sowohl ein­zeln als auch kom­bi­niert ein­setz­bar. Die Soft­ware setzt dabei auf der Platt­form nscale der Ceyo­niq Group auf. Somit ist sie belie­big ska­lier­bar. Sprich auch spä­ter las­sen sich wei­tere Pro­zesse oder neue Anfor­de­run­gen an das DMS rea­li­sie­ren. Auf diese Weise las­sen sich nicht nur die ange­spro­che­nen schnel­len Erfolge erzie­len: Nach erfolg­rei­cher Umset­zung in einer Abtei­lung kann die Soft­ware schnell in andere Berei­che aus­ge­rollt wer­den. So gesche­hen beim Abfall­ent­sor­gungs­ver­band Schwarze Els­ter. Der Betrieb wollte zunächst seine Rech­nungs­pro­zesse und die Doku­men­ten­ver­wal­tung zwi­schen zwei Stand­or­ten opti­mie­ren. Nach der Digi­ta­li­sie­rung die­ses Pro­zes­ses nutzte man den KYOCERA Work­flow Mana­ger, um die Abläufe in der Per­so­nal­ver­wal­tung sowie dem Kun­den- und Ver­trags­ma­nage­ment zu automatisieren.

Mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger Doku­mente effi­zi­ent managen

Mit­ar­bei­ter bei DMS einbinden

Neben dem Fokus auf einen Pro­zess bzw. Bereich und eine ska­lier­bare Soft­ware, die auch spä­tere Anfor­de­run­gen abde­cken kann, zeigt das Bei­spiel AEV Schwarze Els­ter auch einen drit­ten Punkt, der ent­schei­dend ist, damit der DMS-Ein­stieg gelingt: die Ein­bin­dung der Mitarbeiter!

Eine neu ein­ge­führte Tech­no­lo­gie schei­tert oft an man­geln­der Akzep­tanz bei Mit­ar­bei­tern. Die Pro­jekt­lei­tung des AEV Schwarze Els­ter hat daher die Mit­ar­bei­ter, die letzt­end­lich mit der Soft­ware arbei­ten, früh­zei­tig invol­viert. So konn­ten diese ihre Ver­bes­se­rungs­vor­schläge aktiv ein­brin­gen, was zum Erfolg des Pro­jekts bei­trug. Natür­lich ent­schei­det auch die Usa­bi­lity über die Akzeptanz.

Aus die­sem Grund soll­ten KMU zunächst mit einer Test­pi­lo­tie­rung star­ten, um zu sehen, ob der Umgang mit einer Lösung nicht nur in der Theo­rie, son­dern auch im All­tag funk­tio­niert. Ist die Soft­ware imple­men­tiert und sind die Doku­men­ten­pro­zesse opti­miert, sollte man zudem nach einer gewis­sen Zeit die Ein­füh­rung und die bis­he­ri­gen Erfah­run­gen mit dem DMS bewerten.

Auch hier ist das Feed­back der Mit­ar­bei­ter hilf­reich. Gemein­sam las­sen sich so Ziele erar­bei­ten, um den Ein­satz von DMS und ECM aus­zu­bauen und andere Abtei­lun­gen von digi­ta­len Work­flows zu über­zeu­gen. Denn auch beim Thema DMS gilt: Still­stand ist der Tod.

Wei­tere Infor­ma­tio­nen dazu, wie der DMS-Ein­stieg gelingt, fin­den Sie auch in unse­rem kos­ten­freien E‑Book „Ade ana­log: Mit DMS und ECM zum Digi­tal Office“.