Christian Pudzich
29. August 2018
Digi­tale Geschäfts­pro­zesse sind der Schlüs­sel, um moderne Arbeits­wei­sen im Unter­neh­men zu eta­blie­ren. Dazu sind jedoch Inves­ti­tio­nen in die IT-Infra­struk­tur unum­gäng­lich. Laut IDC besteht hier in vie­len Unter­neh­men aber Hand­lungs­be­darf: Laut der Stu­die „Future of Work“ beschei­ni­gen 40 Pro­zent der IT- und Fach­be­reichs­ver­ant­wort­li­chen ihrem Arbeit­ge­ber bei der IT-Arbeits­platz-Moder­ni­sie­rung einen Investitionsstau.

Von der Ent­wick­lung oder Ver­mark­tung von neuen Pro­duk­ten und Dienst­leis­tun­gen über Ein­kauf und Logis­tik bis hin zu buch­hal­te­ri­schen Pro­zes­sen: Die Büro- und Wis­sens­ar­beit trägt in beson­de­rem Maße zur Wett­be­werbs­fä­hig­keit eines Unter­neh­mens bei. Dabei ver­schiebt sich der Schwer­punkt die­ser Tätig­kei­ten von stan­dar­di­sier­ten Rou­ti­ne­tä­tig­kei­ten hin zu zuneh­mend kom­ple­xen und dyna­mi­schen Auf­ga­ben. Unter­neh­men soll­ten daher ihre Mit­ar­bei­ter in die Lage ver­set­zen, diese fle­xi­blen Arbeits­wei­sen auch aus­zu­füh­ren. Dies gelingt am bes­ten durch die Bereit­stel­lung von moder­nen IT-Lösun­gen wie dem Dokumentenmanagement.

Mit­ar­bei­ter unzu­frie­den mit IT-Infrastruktur

Hier besteht bei vie­len Unter­neh­men aber Hand­lungs­be­darf: So hält fast die Hälfte (48 Pro­zent) der Young Pro­fes­sio­nals, also der Arbeit­neh­mer zwi­schen 16 und 23 Jah­ren, die in ihrem Unter­neh­men ein­ge­setz­ten Cli­ents, Anwen­dun­gen und Col­la­bo­ra­tion-Tools nicht mehr für zeit­ge­mäß. In der Gene­ra­tion der 24- bis 38-Jäh­ri­gen sind es immer­hin noch 41 Pro­zent, die ihren Unter­neh­men einen Inves­ti­ti­ons­stau attestieren.

Warum scheint es aber vie­len Unter­neh­men am Wil­len zu feh­len, in die Work­place-Moder­ni­sie­rung zu inves­tie­ren? Für Caro­lin Desi­rée Töp­fer liegt dies am vor­herr­schen­den Mind­set: „Viele Mit­tel­ständ­ler sehen nicht die Not­wen­dig­keit für Inves­ti­tio­nen, da die Auf­trags­bü­cher der­zeit gut gefüllt sind. Dies ist ein gefähr­li­cher Irr­glaube. Sobald die neue Gene­ra­tion, die Real-Time-Kom­mu­ni­ka­tion gewohnt ist, in Ent­schei­dungs- oder aus­füh­ren­den Posi­tio­nen ist, wird es schwie­rig, lang­fris­tige Kun­den­be­zie­hun­gen zu erzeu­gen oder zu halten.“

Eine wei­tere Hürde ist über­dies das feh­lende Know-how: So wird im Mit­tel­stand Digi­ta­li­sie­rung nur neben­her gemacht: Es gibt nur sel­ten Mit­ar­bei­ter, die sich aus­schließ­lich um die digi­tale Trans­for­ma­tion küm­mern oder das Wis­sen über Auto­ma­ti­sie­rungs­pro­zesse oder exis­tie­rende Lösun­gen haben. Das Resul­tat: Das Thema Digi­ta­li­sie­rung rückt schnell in den Hintergrund.

Digi­tale Geschäfts­pro­zesse in drei Schritten

Anstatt die wirt­schaft­lich gute Situa­tion zu nut­zen, um Inves­ti­tio­nen vor­an­zu­trei­ben, ver­schiebt der Mit­tel­stand der­ar­tige Inves­ti­tio­nen eher. Dies kann dann schnell dazu füh­ren, dass Unter­neh­men spä­ter nur noch reagie­ren kön­nen und die Umset­zung von ent­spre­chen­den Pro­jek­ten nur unter Druck erfolgt. Feh­ler­an­fäl­lig­keit inbe­grif­fen! Dies birgt wirt­schaft­li­che Risi­ken, denn wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit – so for­mu­lierte es Schil­ler bereits vor gut 200 Jah­ren! Das gilt heute auch für Unternehmen.

Was also ist zu tun? Zunächst ein­mal soll­ten sich Unter­neh­mens- und IT-Ent­schei­der in den Unter­neh­men dar­über bewusst wer­den, Inves­ti­tio­nen in die IT-Infra­struk­tur nicht auf­zu­schie­ben. Nut­zen Sie die wirt­schaft­lich gute Lage und vor­han­dene Bud­gets, um Geschäfts­pro­zesse zu digi­ta­li­sie­ren und somit auch zu fle­xi­bi­li­sie­ren. Drei Schritte kön­nen Ihnen helfen.

Schritt 1: Klare Ziele setzen

Der Begriff Digi­ta­li­sie­rung beschreibt nichts ande­res als einen Mega­trend. Die­ser mani­fes­tiert sich sowohl in unse­rem beruf­li­chen als auch im pri­va­ten All­tag. Dem­entspre­chend breit­ge­fä­chert ist auch das damit ver­bun­dene Ver­ständ­nis: Für den einen ist die digi­tale Trans­for­ma­tion die Opti­mie­rung der Web­site, für den ande­ren die Auto­ma­ti­sie­rung von Abläu­fen und für den Drit­ten der Ein­zug von künst­li­cher Intel­li­genz ins Büro. Aus die­sem Grund ist es wich­tig, zunächst ein­mal ein Ver­ständ­nis im Unter­neh­men zu schaf­fen, wel­che Ziele man errei­chen möchte, und diese klar zu kom­mu­ni­zie­ren. Hierzu gehört es natür­lich auch, Ver­ant­wort­lich­kei­ten sowie mess­bare Kri­te­rien fest­zu­le­gen. Nur so ist es mög­lich, spä­ter nach­zu­voll­zie­hen, ob das Pro­jekt ein Erfolg war.

Schritt 2: Ein­fa­ches zuerst

Viele Unter­neh­men pla­nen häu­fig die Auto­ma­ti­sie­rung gan­zer Pro­zess­ket­ten. Dabei beach­ten sie nicht, dass es umso län­ger dau­ert, je kom­ple­xer die Sys­teme und Struk­tu­ren sind. Begin­nen Sie bei der Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Geschäfts­pro­zesse am bes­ten mit einem Work­flow, mit dem sich am schnells­ten mess­bare Effekte erzie­len las­sen. Ein Bei­spiel ist hier etwa der Rech­nungs­ein­gangs- bzw. ‑frei­ga­be­pro­zess. So sind hier nicht nur meh­rere Mit­ar­bei­ter aus unter­schied­li­chen Abtei­lun­gen invol­viert, son­dern es besteht hier hohes Poten­zial für Effi­zi­enz­stei­ge­run­gen: Bear­bei­tungs­zei­ten las­sen sich deut­lich redu­zie­ren, der Bear­bei­tungs­sta­tus lässt sich trans­pa­rent ein­se­hen sowie die Ablage und Suche nach alten Rech­nun­gen deut­lich ein­fa­cher realisieren.

Schritt 3: Die Anwen­der von Beginn an einbeziehen

Das größte Risiko für den Erfolg einer Soft­ware-Lösung ist, die man­gelnde Akzep­tanz des Anwen­ders. Doch auch aus einem ande­ren Grund lohnt es sich, die Mit­ar­bei­ter, die spä­ter mit einer Soft­ware arbei­ten sol­len, früh­zei­tig ein­zu­bin­den: Diese lie­fern schließ­lich auch fach­li­chen Input, der von der Unter­neh­mens-IT schnell über­se­hen wer­den kann. So las­sen sich bereits am Anfang Son­der­fälle mit­den­ken. Pla­nen Sie des­we­gen auch unbe­dingt einen Test­zeit­raum bzw. eine Pilo­tie­rung ein und holen Sie sich Feed­back aus den Fach­ab­tei­lun­gen. So stel­len Sie sicher, dass die finale Lösung den Anfor­de­run­gen der Mit­ar­bei­ter genügt.

digi­TALK: Was digi­tale Büros bie­ten müssen

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Mehr Infor­ma­tio­nen

Fazit

Der beste Weg, den Inves­ti­ti­ons­stau zu ver­mei­den und digi­tale Geschäfts­pro­zesse im Unter­neh­men vor­an­zu­trei­ben, ist es somit Trans­pa­renz zu schaf­fen. Trans­pa­renz in Bezug auf die Kos­ten und die Ein­spar­po­ten­ziale sowie bei der Aus­wahl einer bestimm­ten Soft­ware­lö­sung. Wei­tere Infor­ma­tio­nen hierzu fin­den Sie auch in unse­rem „Leit­fa­den fürs Digi­tal Office“. Darin ver­ra­ten wir Ihnen, wie Sie mit der KYOCERA Work­flow Opti­mie­rung genau diese Trans­pa­renz schaf­fen können.

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