Von der Entwicklung oder Vermarktung von neuen Produkten und Dienstleistungen über Einkauf und Logistik bis hin zu buchhalterischen Prozessen: Die Büro- und Wissensarbeit trägt in besonderem Maße zur Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei. Dabei verschiebt sich der Schwerpunkt dieser Tätigkeiten von standardisierten Routinetätigkeiten hin zu zunehmend komplexen und dynamischen Aufgaben. Unternehmen sollten daher ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, diese flexiblen Arbeitsweisen auch auszuführen. Dies gelingt am besten durch die Bereitstellung von modernen IT-Lösungen wie dem Dokumentenmanagement.
Mitarbeiter unzufrieden mit IT-Infrastruktur
Hier besteht bei vielen Unternehmen aber Handlungsbedarf: So hält fast die Hälfte (48 Prozent) der Young Professionals, also der Arbeitnehmer zwischen 16 und 23 Jahren, die in ihrem Unternehmen eingesetzten Clients, Anwendungen und Collaboration-Tools nicht mehr für zeitgemäß. In der Generation der 24- bis 38-Jährigen sind es immerhin noch 41 Prozent, die ihren Unternehmen einen Investitionsstau attestieren.
Warum scheint es aber vielen Unternehmen am Willen zu fehlen, in die Workplace-Modernisierung zu investieren? Für Carolin Desirée Töpfer liegt dies am vorherrschenden Mindset: „Viele Mittelständler sehen nicht die Notwendigkeit für Investitionen, da die Auftragsbücher derzeit gut gefüllt sind. Dies ist ein gefährlicher Irrglaube. Sobald die neue Generation, die Real-Time-Kommunikation gewohnt ist, in Entscheidungs- oder ausführenden Positionen ist, wird es schwierig, langfristige Kundenbeziehungen zu erzeugen oder zu halten.“
Eine weitere Hürde ist überdies das fehlende Know-how: So wird im Mittelstand Digitalisierung nur nebenher gemacht: Es gibt nur selten Mitarbeiter, die sich ausschließlich um die digitale Transformation kümmern oder das Wissen über Automatisierungsprozesse oder existierende Lösungen haben. Das Resultat: Das Thema Digitalisierung rückt schnell in den Hintergrund.
Digitale Geschäftsprozesse in drei Schritten
Anstatt die wirtschaftlich gute Situation zu nutzen, um Investitionen voranzutreiben, verschiebt der Mittelstand derartige Investitionen eher. Dies kann dann schnell dazu führen, dass Unternehmen später nur noch reagieren können und die Umsetzung von entsprechenden Projekten nur unter Druck erfolgt. Fehleranfälligkeit inbegriffen! Dies birgt wirtschaftliche Risiken, denn wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit – so formulierte es Schiller bereits vor gut 200 Jahren! Das gilt heute auch für Unternehmen.
Was also ist zu tun? Zunächst einmal sollten sich Unternehmens- und IT-Entscheider in den Unternehmen darüber bewusst werden, Investitionen in die IT-Infrastruktur nicht aufzuschieben. Nutzen Sie die wirtschaftlich gute Lage und vorhandene Budgets, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren und somit auch zu flexibilisieren. Drei Schritte können Ihnen helfen.
Schritt 1: Klare Ziele setzen
Der Begriff Digitalisierung beschreibt nichts anderes als einen Megatrend. Dieser manifestiert sich sowohl in unserem beruflichen als auch im privaten Alltag. Dementsprechend breitgefächert ist auch das damit verbundene Verständnis: Für den einen ist die digitale Transformation die Optimierung der Website, für den anderen die Automatisierung von Abläufen und für den Dritten der Einzug von künstlicher Intelligenz ins Büro. Aus diesem Grund ist es wichtig, zunächst einmal ein Verständnis im Unternehmen zu schaffen, welche Ziele man erreichen möchte, und diese klar zu kommunizieren. Hierzu gehört es natürlich auch, Verantwortlichkeiten sowie messbare Kriterien festzulegen. Nur so ist es möglich, später nachzuvollziehen, ob das Projekt ein Erfolg war.
Schritt 2: Einfaches zuerst
Viele Unternehmen planen häufig die Automatisierung ganzer Prozessketten. Dabei beachten sie nicht, dass es umso länger dauert, je komplexer die Systeme und Strukturen sind. Beginnen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse am besten mit einem Workflow, mit dem sich am schnellsten messbare Effekte erzielen lassen. Ein Beispiel ist hier etwa der Rechnungseingangs- bzw. ‑freigabeprozess. So sind hier nicht nur mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen involviert, sondern es besteht hier hohes Potenzial für Effizienzsteigerungen: Bearbeitungszeiten lassen sich deutlich reduzieren, der Bearbeitungsstatus lässt sich transparent einsehen sowie die Ablage und Suche nach alten Rechnungen deutlich einfacher realisieren.
Schritt 3: Die Anwender von Beginn an einbeziehen
Das größte Risiko für den Erfolg einer Software-Lösung ist, die mangelnde Akzeptanz des Anwenders. Doch auch aus einem anderen Grund lohnt es sich, die Mitarbeiter, die später mit einer Software arbeiten sollen, frühzeitig einzubinden: Diese liefern schließlich auch fachlichen Input, der von der Unternehmens-IT schnell übersehen werden kann. So lassen sich bereits am Anfang Sonderfälle mitdenken. Planen Sie deswegen auch unbedingt einen Testzeitraum bzw. eine Pilotierung ein und holen Sie sich Feedback aus den Fachabteilungen. So stellen Sie sicher, dass die finale Lösung den Anforderungen der Mitarbeiter genügt.
digiTALK: Was digitale Büros bieten müssen
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Fazit
Der beste Weg, den Investitionsstau zu vermeiden und digitale Geschäftsprozesse im Unternehmen voranzutreiben, ist es somit Transparenz zu schaffen. Transparenz in Bezug auf die Kosten und die Einsparpotenziale sowie bei der Auswahl einer bestimmten Softwarelösung. Weitere Informationen hierzu finden Sie auch in unserem „Leitfaden fürs Digital Office“. Darin verraten wir Ihnen, wie Sie mit der KYOCERA Workflow Optimierung genau diese Transparenz schaffen können.
