Verschaffen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil, indem Sie Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren.
Unsere Arbeitsabläufe entwickeln sich kontinuierlich. Eine Möglichkeit, Ihren Wettbewerbsvorteil zu bewahren, ist die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.
Nach der COVID-19-Krise hat die digitale Transformation an Fahrt aufgenommen und Geschäfte jeglicher Art beeinflusst. In einem kürzlich von McKinsey veröffentlichen Artikel wird deutlich, dass in der Folge der Pandemie 85 % der Geschäfte die Implementierung digitaler Lösungen vorangetrieben haben. Forbes geht sogar einen Schritt weiter und erklärt, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen für Unternehmen, die Erfolg anstreben, keine Option mehr ist, sondern ein Muss.
Die Vorteile digitaler Geschäftsprozesse sind da – die Unternehmen müssen nur zugreifen. Digitale Lösungen steigern nicht nur die Produktivität am Arbeitsplatz und fördern die Dokumentensicherheit, sondern helfen auch, die Druckkosten zu senken, und erleichtern hybrides Arbeiten.
Für Führungskräfte, die Abläufe optimieren und sicherstellen möchten, dass ihr Unternehmen die Branche anführt, ist die Digitalisierung der richtige Weg.
Was ist Digitalisierung?
Zwar bleiben Papierdokumente eine wichtige Komponente in herkömmlichen Büroabläufen, aber digitale Lösungen gewinnen immer mehr an Bedeutung. Diese Lösungen integrieren Papierdokumente in der Regel in digitale Workflows oder schaffen die Möglichkeit, wichtige Aufgaben online anstatt mithilfe physischer Unterlagen abzuwickeln.
Ein Beispiel sind die elektronischen Signaturen bei einer Bank. Damit können Kunden einfache Transaktionen über ihren Desktop oder ihre mobile Banking-App erledigen und umgehen den mühsamen und zeitaufwändigen Besuch in der Bankfiliale.
Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ist, dass Sie physische Unterlagen scannen und an einem zentralen Ort speichern können. Damit können alle Aufgaben im Zusammenhang mit diesen Unterlagen online durchgeführt werden und die Unterlagen müssen nicht mehr von Kollege zu Kollege weitergegeben werden. So lassen sich mögliche Missverständnisse und fehlgeleitete Dokumente vermeiden.
So steigern Sie Ihre Produktivität mit der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse
Je höher die Produktivität am Arbeitsplatz, desto besser werden die Ergebnisse. Den perfekten Weg zur Produktivitätssteigerung zu finden, gleicht der Suche nach einer Stecknadel im Heuhaufen. Doch es gibt einfache Wege, mit denen Ihr Unternehmen dank digitalisierter Geschäftsprozesse produktiver wird.
Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Team von Kollegen, die an einem langen Vertrag zusammenarbeiten, um eine optimale Version zu erstellen. Dazu müssen viele Seiten Text hin- und her gesendet werden, denn die Mitarbeiter benötigen die physischen Unterlagen, um von überall aus daran zu arbeiten. Es müssen unzählige Kopien erstellt werden, wobei Inhalte verloren gehen können. Das Dokumentenchaos ist dann schnell perfekt. Sehr schnell weiß niemand mehr, welche Dokumentenversion aktuell ist, und möglicherweise geraten einzelne Paragrafen sogar an die falsche Stelle.
Wenn Sie das Papierdokument scannen und in einen gemeinsamen digitalen Workflow integrieren, wird die Zusammenarbeit zum Kinderspiel. Über die letzte Bearbeitung des Dokuments und den Bearbeiter kommen dann keine Zweifel auf – denn die Software übernimmt das für Sie. Auch ist es einfach, das Dokument zu finden, sodass nicht mehr herumgefragt werden muss, in wessen Schublade der Vertrag gerade liegt.
Durch die Digitalisierung wird somit nicht nur die Zusammenarbeit einfacher, sondern auch die Produktivität am Arbeitsplatz steigt, da wertvolle Zeit für wichtige Aufgaben übrigbleibt und nicht mit dem Suchen von Unterlagen verschwendet werden muss.
Bessere Dokumentensicherheit
Einer der wichtigsten Vorteile der Digitalisierung ist, dass Sie die Dokumentensicherheit in Ihrer Organisation verbessern und das Risiko von Datenschutzverletzungen reduzieren können. Eine Datenschutzverletzung kann zu verheerenden finanziellen Schäden führen und den Ruf schädigen. Doch mit der Digitalisierung Ihrer Prozesse steigern Sie die Sicherheit Ihrer Dokumente und minimieren solche Risiken.
Papierdokumente, die offen auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters liegen, sind eine perfekte Schwachstelle für vertrauliche Informationen. Wird eine physische Akte nicht in einem sicheren Schrank verschlossen, stellen alle darin enthaltenen personenbezogenen Daten potenzielle Sicherheitslücken dar.
Wenn Sie Ihre Unterlagen scannen und in einem sicheren Repository speichern, werden alle darin enthaltenen Informationen verschlüsselt. Darüber hinaus können Sie mithilfe einer Dokumentenmanagementsoftware wie dem Kyocera Smart Information Manager sogar verwalten, wer auf ein Dokument zugreifen und den Verlauf anzeigen darf.
Senken Sie Ihre Druckkosten mit Cloud-Software
Für Unternehmer, die ihre Druckkosten senken möchten, sind digitale Lösungen der beste Weg. Zwar bleibt der Ausdruck ein sehr wichtiges und vertrauenswürdiges Medium, doch mit der Digitalisierung Ihrer Prozesse – sofern möglich – können Sie auf einfache Weise Geld sparen.
Cloud-Software bietet einen neuen – und vor allem kostengünstigen – Weg in die Welt der Digitalisierung. Wenn die Papierdokumente in eine Cloud-Speicherplattform übertragen wurden, können Administratoren Kontingente und Gruppendruckrichtlinien erstellen, die unnötige Druckvorgänge vermeiden und die Druckkosten direkt an der Quelle reduzieren. Kyocera Cloud Print and Scan kombiniert z. B. die Vorteile der Digitalisierung Ihrer Prozesse mit zuverlässiger Qualitätskostenkontrolle.
Werkzeuge für hybrides Arbeiten
Hybrides Arbeiten wird immer beliebter – 59 % der Berufstätigen in Europa und Nordamerika arbeiten in hybriden Umgebungen. Doch wie können Führungskräfte sicherstellen, dass Remote-Arbeitskräfte die gleiche Produktivität aufweisen, wie die Kollegen im Büro?
Durch die Digitalisierung Ihrer Prozesse und die Nutzung von Cloud-Speicherplattformen stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter auf jedes Dokument zugreifen kann – von jedem Standort aus. Wenn Papierdokumente über die Cloud zugänglich sind, benötigen die Remote-Mitarbeiter lediglich eine Internetverbindung, um mit der Arbeit zu beginnen und mit den Kollegen zusammenzuarbeiten. Sie müssen nicht mehr warten, bis sie ins Büro kommen können, um mit einem Kollegen zusammenzuarbeiten oder ein Dokument auszudrucken, das sie überarbeiten müssen.
Dies ist einer der wichtigsten Vorteile der Digitalisierung – egal wo Ihre Kollegen arbeiten, können sie mit der gleichen Produktivität weiterarbeiten wie im Büro.
Warum ist Digitalisierung wichtig?
Die digitale Transformation ist in unserem Alltag angekommen und Unternehmen, die das Potenzial nicht erkennen, riskieren, dem Wettbewerb hinterherzuhinken. Glücklicherweise steht Führungskräften eine breite Palette an digitalen Lösungen zur Verfügung, die ihre Prozesse optimieren und unzählige Vorteile bieten. Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, erhalten Sie bei Kyocera weitere Informationen.
