Die Vor­teile der Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Geschäftsprozesse

Ver­schaf­fen Sie sich einen Wett­be­werbs­vor­teil, indem Sie Ihre Geschäfts­pro­zesse digitalisieren.

Unsere Arbeits­ab­läufe ent­wi­ckeln sich kon­ti­nu­ier­lich. Eine Mög­lich­keit, Ihren Wett­be­werbs­vor­teil zu bewah­ren, ist die Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Geschäfts­pro­zesse.

Nach der COVID-19-Krise hat die digi­tale Trans­for­ma­tion an Fahrt auf­ge­nom­men und Geschäfte jeg­li­cher Art beein­flusst. In einem kürz­lich von McK­in­sey ver­öf­fent­li­chen Arti­kel wird deut­lich, dass in der Folge der Pan­de­mie 85 % der Geschäfte die Imple­men­tie­rung digi­ta­ler Lösun­gen vor­an­ge­trie­ben haben. For­bes geht sogar einen Schritt wei­ter und erklärt, dass die Digi­ta­li­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen für Unter­neh­men, die Erfolg anstre­ben, keine Option mehr ist, son­dern ein Muss.

Die Vor­teile digi­ta­ler Geschäfts­pro­zesse sind da – die Unter­neh­men müs­sen nur zugrei­fen. Digi­tale Lösun­gen stei­gern nicht nur die Pro­duk­ti­vi­tät am Arbeits­platz und för­dern die Doku­men­ten­si­cher­heit, son­dern hel­fen auch, die Druck­kos­ten zu sen­ken, und erleich­tern hybri­des Arbeiten.

Für Füh­rungs­kräfte, die Abläufe opti­mie­ren und sicher­stel­len möch­ten, dass ihr Unter­neh­men die Bran­che anführt, ist die Digi­ta­li­sie­rung der rich­tige Weg.

Was ist Digitalisierung?

Zwar blei­ben Papier­do­ku­mente eine wich­tige Kom­po­nente in her­kömm­li­chen Büro­ab­läu­fen, aber digi­tale Lösun­gen gewin­nen immer mehr an Bedeu­tung. Diese Lösun­gen inte­grie­ren Papier­do­ku­mente in der Regel in digi­tale Work­flows  oder schaf­fen die Mög­lich­keit, wich­tige Auf­ga­ben online anstatt mit­hilfe phy­si­scher Unter­la­gen abzuwickeln.

Ein Bei­spiel sind die elek­tro­ni­schen Signa­tu­ren bei einer Bank. Damit kön­nen Kun­den ein­fa­che Trans­ak­tio­nen über ihren Desk­top oder ihre mobile Ban­king-App erle­di­gen und umge­hen den müh­sa­men und zeit­auf­wän­di­gen Besuch in der Bankfiliale.

Ein wei­te­rer Vor­teil der Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Geschäfts­pro­zesse ist, dass Sie phy­si­sche Unter­la­gen scan­nen und an einem zen­tra­len Ort spei­chern kön­nen. Damit kön­nen alle Auf­ga­ben im Zusam­men­hang mit die­sen Unter­la­gen online durch­ge­führt wer­den und die Unter­la­gen müs­sen nicht mehr von Kol­lege zu Kol­lege wei­ter­ge­ge­ben wer­den. So las­sen sich mög­li­che Miss­ver­ständ­nisse und fehl­ge­lei­tete Doku­mente vermeiden.

So stei­gern Sie Ihre Pro­duk­ti­vi­tät mit der Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Geschäftsprozesse

Je höher die Pro­duk­ti­vi­tät am Arbeits­platz, desto bes­ser wer­den die Ergeb­nisse. Den per­fek­ten Weg zur Pro­duk­ti­vi­täts­stei­ge­rung zu fin­den, gleicht der Suche nach einer Steck­na­del im Heu­hau­fen. Doch es gibt ein­fa­che Wege, mit denen Ihr Unter­neh­men dank digi­ta­li­sier­ter Geschäfts­pro­zesse pro­duk­ti­ver wird.

Stel­len Sie sich vor, Sie haben ein Team von Kol­le­gen, die an einem lan­gen Ver­trag zusam­men­ar­bei­ten, um eine opti­male Ver­sion zu erstel­len. Dazu müs­sen viele Sei­ten Text hin- und her gesen­det wer­den, denn die Mit­ar­bei­ter benö­ti­gen die phy­si­schen Unter­la­gen, um von über­all aus daran zu arbei­ten. Es müs­sen unzäh­lige Kopien erstellt wer­den, wobei Inhalte ver­lo­ren gehen kön­nen. Das Doku­men­ten­chaos ist dann schnell per­fekt. Sehr schnell weiß nie­mand mehr, wel­che Doku­men­ten­ver­sion aktu­ell ist, und mög­li­cher­weise gera­ten ein­zelne Para­gra­fen sogar an die fal­sche Stelle.

Wenn Sie das Papier­do­ku­ment scan­nen und in einen gemein­sa­men digi­ta­len Work­flow inte­grie­ren, wird die Zusam­men­ar­beit zum Kin­der­spiel. Über die letzte Bear­bei­tung des Doku­ments und den Bear­bei­ter kom­men dann keine Zwei­fel auf – denn die Soft­ware über­nimmt das für Sie. Auch ist es ein­fach, das Doku­ment zu fin­den, sodass nicht mehr her­um­ge­fragt wer­den muss, in wes­sen Schub­lade der Ver­trag gerade liegt.

Durch die Digi­ta­li­sie­rung wird somit nicht nur die Zusam­men­ar­beit ein­fa­cher, son­dern auch die Pro­duk­ti­vi­tät am Arbeits­platz steigt, da wert­volle Zeit für wich­tige Auf­ga­ben übrig­bleibt und nicht mit dem Suchen von Unter­la­gen ver­schwen­det wer­den muss.

Bes­sere Dokumentensicherheit

Einer der wich­tigs­ten Vor­teile der Digi­ta­li­sie­rung ist, dass Sie die Doku­men­ten­si­cher­heit in Ihrer Orga­ni­sa­tion ver­bes­sern und das Risiko von Daten­schutz­ver­let­zun­gen redu­zie­ren kön­nen. Eine Daten­schutz­ver­let­zung kann zu ver­hee­ren­den finan­zi­el­len Schä­den füh­ren und den Ruf schä­di­gen. Doch mit der Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Pro­zesse stei­gern Sie die Sicher­heit Ihrer Doku­mente  und mini­mie­ren sol­che Risiken.

Papier­do­ku­mente, die offen auf dem Schreib­tisch eines Mit­ar­bei­ters lie­gen, sind eine per­fekte Schwach­stelle für ver­trau­li­che Infor­ma­tio­nen. Wird eine phy­si­sche Akte nicht in einem siche­ren Schrank ver­schlos­sen, stel­len alle darin ent­hal­te­nen per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten poten­zi­elle Sicher­heits­lü­cken dar.

Wenn Sie Ihre Unter­la­gen scan­nen und in einem siche­ren Repo­si­tory spei­chern, wer­den alle darin ent­hal­te­nen Infor­ma­tio­nen ver­schlüs­selt. Dar­über hin­aus kön­nen Sie mit­hilfe einer Doku­men­ten­ma­nage­m­ent­soft­ware  wie dem Kyocera Smart Infor­ma­tion Mana­ger sogar ver­wal­ten, wer auf ein Doku­ment zugrei­fen und den Ver­lauf anzei­gen darf.

Sen­ken Sie Ihre Druck­kos­ten mit Cloud-Software

Für Unter­neh­mer, die ihre Druck­kos­ten sen­ken möch­ten, sind digi­tale Lösun­gen der beste Weg. Zwar bleibt der Aus­druck ein sehr wich­ti­ges und ver­trau­ens­wür­di­ges Medium, doch mit der Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Pro­zesse – sofern mög­lich – kön­nen Sie auf ein­fa­che Weise Geld sparen.

Cloud-Soft­ware bie­tet einen neuen – und vor allem kos­ten­güns­ti­gen – Weg in die Welt der Digi­ta­li­sie­rung. Wenn die Papier­do­ku­mente in eine Cloud-Spei­cher­platt­form über­tra­gen wur­den, kön­nen Admi­nis­tra­to­ren Kon­tin­gente und Grup­pen­druck­richt­li­nien erstel­len, die unnö­tige Druck­vor­gänge ver­mei­den und die Druck­kos­ten direkt an der Quelle redu­zie­ren. Kyocera Cloud Print and Scan kom­bi­niert z. B. die Vor­teile der Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Pro­zesse mit zuver­läs­si­ger Qua­li­täts­kos­ten­kon­trolle.

Werk­zeuge für hybri­des Arbeiten

Hybri­des Arbei­ten wird immer belieb­ter – 59 % der Berufs­tä­ti­gen in Europa und Nord­ame­rika arbei­ten in hybri­den Umge­bun­gen. Doch wie kön­nen Füh­rungs­kräfte sicher­stel­len, dass Remote-Arbeits­kräfte die glei­che Pro­duk­ti­vi­tät auf­wei­sen, wie die Kol­le­gen im Büro?

Durch die Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Pro­zesse und die Nut­zung von Cloud-Spei­cher­platt­for­men stel­len Sie sicher, dass jeder Mit­ar­bei­ter auf jedes Doku­ment zugrei­fen kann – von jedem Stand­ort aus. Wenn Papier­do­ku­mente über die Cloud zugäng­lich sind, benö­ti­gen die Remote-Mit­ar­bei­ter ledig­lich eine Inter­net­ver­bin­dung, um mit der Arbeit zu begin­nen und mit den Kol­le­gen zusam­men­zu­ar­bei­ten. Sie müs­sen nicht mehr war­ten, bis sie ins Büro kom­men kön­nen, um mit einem Kol­le­gen zusam­men­zu­ar­bei­ten oder ein Doku­ment aus­zu­dru­cken, das sie über­ar­bei­ten müssen.

Dies ist einer der wich­tigs­ten Vor­teile der Digi­ta­li­sie­rung – egal wo Ihre Kol­le­gen arbei­ten, kön­nen sie mit der glei­chen Pro­duk­ti­vi­tät wei­ter­ar­bei­ten wie im Büro.

Warum ist Digi­ta­li­sie­rung wichtig?

Die digi­tale Trans­for­ma­tion ist in unse­rem All­tag ange­kom­men und Unter­neh­men, die das Poten­zial nicht erken­nen, ris­kie­ren, dem Wett­be­werb hin­ter­her­zu­hin­ken. Glück­li­cher­weise steht Füh­rungs­kräf­ten eine breite Palette an digi­ta­len Lösun­gen zur Ver­fü­gung, die ihre Pro­zesse opti­mie­ren und unzäh­lige Vor­teile bie­ten. Wenn Sie mehr dazu erfah­ren möch­ten, erhal­ten Sie bei Kyocera wei­tere Informationen.